Hồ sơ thiết kế nội thất văn phòng công ty gồm những gì?

Hồ sơ thiết kế nội thất văn phòng giúp doanh nghiệp thống nhất phương án không gian văn phòng, xác định phạm vi bàn giao và kiểm soát thông tin trước khi thi công. Tùy hợp đồng và yêu cầu dự án, bộ hồ sơ có thể gồm bản vẽ hiện trạng, bố trí mặt bằng, phối cảnh, bản vẽ kỹ thuật, vật liệu và các tài liệu liên quan.

1. Hồ sơ thiết kế nội thất văn phòng là gì?

Hồ sơ thiết kế nội thất văn phòng là tập hợp bản vẽ, thuyết minh và tài liệu kỹ thuật thể hiện phương án bố trí không gian, nội thất, vật liệu và các hệ thống liên quan. Hồ sơ giúp chủ đầu tư, đơn vị thiết kế và nhà thầu thống nhất phạm vi triển khai. Thành phần bàn giao phụ thuộc hợp đồng, hiện trạng mặt bằng và yêu cầu kỹ thuật của từng dự án.

2. Vì sao doanh nghiệp cần hồ sơ thiết kế nội thất trước khi thi công?

Hồ sơ thiết kế xác định phương án đã được thống nhất và phạm vi cần triển khai trước khi thi công. Bản vẽ, chỉ định vật liệu và tài liệu kỹ thuật cũng tạo cơ sở để doanh nghiệp kiểm tra khối lượng, báo giá và phần việc thực tế trong các giai đoạn tiếp theo.

2.1. Thống nhất phương án bố trí và nhu cầu sử dụng

Bố trí mặt bằng cần phản ánh quy mô nhân sự, cơ cấu phòng ban, nhu cầu họp, lưu trữ, tiếp khách và các khu vực hỗ trợ. Doanh nghiệp có thể kiểm tra các yêu cầu sử dụng trên mặt bằng trước khi phát triển bản vẽ kỹ thuật.

Mặt bằng đã duyệt là dữ liệu đầu vào cho phối cảnh 3D, bố trí nội thất và phối hợp hệ thống kỹ thuật. Nếu số chỗ ngồi hoặc phân khu thay đổi sau khi duyệt mặt bằng, các tài liệu liên quan cũng cần được rà soát và cập nhật.

2.2. Làm căn cứ xác định phạm vi, khối lượng và ngân sách

Bản vẽ và chỉ định vật liệu xác định hạng mục thực hiện, vị trí, cấu tạo và yêu cầu hoàn thiện. Các thông tin này là đầu vào để bóc tách khối lượng và lập dự toán khi công việc thuộc phạm vi hợp đồng.

Hồ sơ thể hiện rõ cấu tạo, vật liệu và vị trí cần phối hợp sẽ thuận lợi hơn khi đối chiếu báo giá. Doanh nghiệp cũng có thể nhận diện hạng mục chưa được xác định hoặc nằm ngoài phạm vi của từng bên.

>> Xem thêm: Cách tối ưu ngân sách thiết kế văn phòng hiệu quả

2.3. Hạn chế sai lệch giữa thiết kế và thi công

Bản vẽ kỹ thuật chuyển phương án đã duyệt thành kích thước, cao độ, cấu tạo và yêu cầu vật liệu cụ thể. Nhà thầu dựa vào bộ thông tin này để triển khai và làm rõ các điểm còn thiếu trước khi thi công.

Quản lý phiên bản hồ sơ cũng giúp các đội thi công sử dụng cùng một bản phát hành. Khi thiết kế thay đổi, phiên bản mới cần ghi rõ nội dung điều chỉnh và tài liệu được thay thế để hạn chế sử dụng nhầm bản vẽ cũ.

2.4. Hỗ trợ nghiệm thu, bàn giao và vận hành

Khi nghiệm thu, doanh nghiệp có thể đối chiếu hạng mục đã thi công với phạm vi thiết kế được phê duyệt, gồm vật liệu, vị trí thiết bị và cấu tạo nội thất liên quan.

Hồ sơ thiết kế còn hỗ trợ tra cứu phương án và thông tin kỹ thuật đã được phê duyệt sau khi bàn giao. Trường hợp thi công có điều chỉnh, bản vẽ hoàn công và hồ sơ nghiệm thu cần phản ánh trạng thái thực tế để phục vụ quản lý và vận hành.

3. Hồ sơ thiết kế nội thất văn phòng hoàn chỉnh bao gồm những gì?

Thành phần hồ sơ phụ thuộc phạm vi thiết kế, hiện trạng mặt bằng và nội dung bàn giao đã thống nhất. Với dự án văn phòng, hồ sơ thường được tổ chức theo các nhóm từ khảo sát hiện trạng, bố trí mặt bằng, phối cảnh đến bản vẽ kỹ thuật, MEP, vật liệu và BOQ khi thuộc phạm vi hợp đồng.

3.1. Bản vẽ khảo sát hiện trạng mặt bằng

Bản vẽ hiện trạng ghi nhận kích thước mặt bằng, cao độ, cột, dầm, cửa, hộp kỹ thuật và các yếu tố có ảnh hưởng đến thiết kế. Dữ liệu khảo sát là thông tin đầu vào để phát triển phương án trên điều kiện thực tế của mặt bằng.

Với các hệ thống kỹ thuật hiện hữu, hồ sơ khảo sát cần ghi nhận những vị trí và điểm đấu nối có liên quan đến phạm vi cải tạo. Các thông tin chưa xác định cần được kiểm tra trước khi phát triển phần thiết kế phụ thuộc vào dữ liệu đó.

>> Xem thêm: Checklist khảo sát hiện trạng văn phòng trước khi cải tạo

3.2. Bản vẽ thiết kế ý tưởng và phối cảnh 3D trực quan

Định hướng thiết kế xác định cách sử dụng màu sắc, vật liệu, hình thức nội thất và ngôn ngữ hình ảnh của không gian. Tài liệu có thể gồm bảng định hướng hình ảnh, vật liệu hoặc phác thảo để chủ đầu tư thống nhất hướng phát triển và phong cách thiết kế.

Phối cảnh 3D thể hiện hình ảnh dự kiến tại các khu vực chính như sảnh, khu làm việc, phòng họp hoặc pantry. Doanh nghiệp dựa vào phối cảnh để duyệt hình thức không gian, màu sắc và cách kết hợp vật liệu trước khi triển khai bản vẽ kỹ thuật.

3.3. Bản vẽ layout công năng và phân khu phòng ban

Bản vẽ, sơ đồ bố trí mặt bằng thể hiện vị trí các khu chức năng, bàn làm việc, phòng họp, phòng quản lý, pantry, kho và không gian hỗ trợ theo nhu cầu sử dụng.

Phương án cũng thể hiện luồng di chuyển, cửa ra vào và quan hệ giữa các khu vực. Những yếu tố liên quan đến lối đi, thoát nạn hoặc yêu cầu kỹ thuật sẽ được kiểm tra theo điều kiện áp dụng của từng dự án ở bước triển khai chi tiết.

>> Xem thêm: Zoning trong thiết kế văn phòng: Cách phân khu hiệu quả

3.4. Bản vẽ triển khai kỹ thuật thi công 2D chi tiết

Bản vẽ kỹ thuật chuyển phương án đã duyệt thành thông tin về kích thước, cao độ, cấu tạo và vật liệu để phục vụ triển khai. Tùy phạm vi, bộ bản vẽ có thể gồm:

• Mặt bằng bố trí và định vị nội thất.
• Mặt bằng hoàn thiện sàn.
• Mặt bằng và chi tiết trần.
• Mặt đứng tại các khu vực cần triển khai.
• Mặt cắt tại vị trí cần làm rõ cấu tạo.
• Chi tiết vách, cửa, kính và vị trí tiếp giáp vật liệu.
• Chi tiết quầy, tủ và nội thất cố định sản xuất riêng.

Các hạng mục sản xuất theo thiết kế cần thể hiện đủ kích thước, vật liệu, cấu tạo và phụ kiện thuộc phạm vi bàn giao.

3.5. Bản vẽ hệ thống cơ điện MEP và mạng lưới vận hành

MEP là nhóm hệ thống cơ khí, điện và cấp thoát nước có liên quan đến hoạt động của văn phòng. Phạm vi hồ sơ phụ thuộc hạ tầng hiện hữu và phần cải tạo của từng dự án.

Các nhóm bản vẽ có thể gồm:

• Điện và chiếu sáng: vị trí thiết bị, ổ cắm, công tắc và các điểm đấu nối liên quan.
• Điều hòa và thông gió: vị trí thiết bị, miệng gió và đường ống trong phạm vi cải tạo.
• Cấp thoát nước: các điểm cấp, thoát và đấu nối cho khu vực có sử dụng nước.
• Mạng và điện nhẹ: vị trí điểm mạng hoặc thiết bị khi thuộc phạm vi thiết kế.

Thông tin MEP cần được phối hợp với mặt bằng, trần và nội thất để nhận diện các vị trí xung đột. Phòng cháy chữa cháy (PCCC) được kiểm tra theo yêu cầu riêng về an toàn cháy và phạm vi áp dụng của dự án.

3.6. Hồ sơ vật liệu, màu sắc và tiêu chuẩn hoàn thiện

Hồ sơ vật liệu ghi nhận loại vật liệu, mã sản phẩm, màu sắc, bề mặt, quy cách và vị trí sử dụng. Thông tin cần đủ rõ để các bên nhận diện cùng một loại vật liệu khi báo giá, đặt hàng và thi công.

Khi dự án có yêu cầu duyệt mẫu, hồ sơ cần thể hiện trạng thái của mẫu vật liệu trước khi đặt hàng hoặc sản xuất. Các yêu cầu kỹ thuật hoặc chứng nhận liên quan được ghi theo loại vật liệu và phạm vi áp dụng của dự án.

3.7. Bảng dự toán bóc tách khối lượng vật liệu

BOQ là bảng bóc tách khối lượng được lập khi hạng mục dự toán thuộc phạm vi bàn giao. BOQ thường thể hiện tên hạng mục, đơn vị tính và khối lượng dự kiến. Đơn giá, nhân công và các nhóm chi phí được bổ sung theo phạm vi hợp đồng và mục đích lập dự toán.

BOQ cần được đối chiếu với bản vẽ và chỉ định vật liệu cùng phiên bản. Khi thiết kế thay đổi, khối lượng liên quan cần được cập nhật trước khi sử dụng BOQ để lập báo giá hoặc kiểm soát ngân sách.

4. Quy trình lập hồ sơ thiết kế nội thất văn phòng

Quy trình lập hồ sơ thiết kế nội thất văn phòng bắt đầu từ khảo sát hiện trạng và xác định yêu cầu sử dụng, sau đó phát triển phương án, bản vẽ kỹ thuật và tài liệu bàn giao. Trình tự thực hiện có thể điều chỉnh theo phạm vi hợp đồng và đặc điểm dự án, nhưng các nội dung chính cần được xác nhận trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

4.1. Bước 1: Tiếp nhận thông tin & khảo sát hiện trạng

Đơn vị thiết kế thu thập bản yêu cầu thiết kế, quy mô nhân sự, cơ cấu phòng ban, nhu cầu sử dụng, ngân sách dự kiến và yêu cầu nhận diện thương hiệu. Với văn phòng nằm trong tòa nhà có quy định thi công riêng, Hướng dẫn thi công của tòa nhà cũng cần được rà soát từ đầu.

Khảo sát mặt bằng ghi nhận kích thước, cao độ và các yếu tố hiện trạng ảnh hưởng đến phương án. Kết quả khảo sát được thể hiện qua bản vẽ hiện trạng, hình ảnh và các ghi chú kỹ thuật cần thiết cho bước thiết kế tiếp theo.

4.2. Bước 2: Lập phương án thiết kế và concept sơ bộ

Từ yêu cầu sử dụng và dữ liệu hiện trạng, đơn vị thiết kế xây dựng định hướng về công năng, hình ảnh, màu sắc và vật liệu. Định hướng thiết kế tạo cơ sở để chủ đầu tư thống nhất cách phát triển không gian trước khi triển khai mặt bằng và phối cảnh chi tiết.

Số lượng phương án và vòng điều chỉnh phụ thuộc phạm vi đã thỏa thuận. Các quyết định ảnh hưởng đến bố trí hoặc vật liệu chính cần được ghi nhận trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

4.3. Bước 3: Thiết kế mặt bằng công năng (layout 2D)

Bố trí mặt bằng xác định vị trí khu làm việc, phòng họp, phòng quản lý, pantry, kho và các không gian hỗ trợ theo quy mô nhân sự và nhu cầu sử dụng. Phương án cũng cần xét luồng di chuyển và mối quan hệ giữa các khu chức năng.

Chủ đầu tư duyệt phương án bố trí trước khi phát triển phối cảnh và hồ sơ kỹ thuật. Nếu số chỗ ngồi hoặc phân khu thay đổi sau khi mặt bằng đã được duyệt, phối cảnh, bản vẽ kỹ thuật và các bộ môn liên quan cần được rà soát lại.

4.4. Bước 4: Thiết kế phối cảnh 3D

Phối cảnh 3D thể hiện hình ảnh dự kiến của không gian dựa trên mặt bằng đã thống nhất. Màu sắc, vật liệu, hình thức nội thất và ánh sáng được thể hiện để chủ đầu tư xem xét trước khi triển khai kỹ thuật.

Sau khi phương án hình ảnh được duyệt, các lựa chọn có ảnh hưởng đến thi công cần được chuyển thành thông tin cụ thể trong bản vẽ và hồ sơ vật liệu. Bản vẽ kỹ thuật là tài liệu thể hiện cấu tạo, kích thước và yêu cầu triển khai tương ứng.

4.5. Bước 5: Triển khai hồ sơ kỹ thuật thi công

Đơn vị thiết kế phát triển phương án đã duyệt thành bản vẽ có kích thước, cao độ, cấu tạo và chỉ định vật liệu. Mức độ chi tiết phụ thuộc hạng mục thi công và phạm vi bàn giao đã thống nhất.

Khi dự án có thiết kế MEP, bản vẽ kiến trúc và nội thất cần được phối hợp với điện, chiếu sáng, HVAC, cấp thoát nước và các hệ thống liên quan. Những thay đổi có ảnh hưởng đến PCCC cần được rà soát theo yêu cầu áp dụng cho dự án.

4.6. Bước 6: Lập dự toán BOQ và tiến độ thi công

BOQ được lập khi bảng khối lượng hoặc dự toán thuộc phạm vi bàn giao. Khối lượng cần được bóc tách từ bản vẽ và chỉ định vật liệu của phiên bản dùng để lập dự toán.

Tiến độ thi công cũng được lập khi thuộc phạm vi dịch vụ. Kế hoạch cần thể hiện trình tự các hạng mục, những mốc cần phê duyệt hoặc bàn giao và các điều kiện có ảnh hưởng trực tiếp đến thời điểm triển khai.

4.7. Bước 7: Bàn giao hồ sơ và phê duyệt trước thi công

Trước khi phát hành, đơn vị thiết kế rà soát danh mục tài liệu, phiên bản và sự thống nhất giữa bản vẽ, vật liệu, MEP và BOQ khi có. Chủ đầu tư xác nhận các nội dung thuộc phạm vi phê duyệt theo thỏa thuận của dự án.

Với văn phòng phải trình hồ sơ cho ban quản lý tòa nhà, bộ tài liệu được hoàn thiện theo yêu cầu áp dụng tại tòa nhà. Các nội dung thuộc thủ tục PCCC hoặc thủ tục chuyên ngành được xử lý theo quy định tương ứng trước khi triển khai phần công việc có liên quan.

5. Tiêu chuẩn hồ sơ thiết kế nội thất văn phòng cần đáp ứng trước khi thi công

Hồ sơ trước khi thi công cần được kiểm tra về căn cứ pháp lý, yêu cầu kỹ thuật và điều kiện áp dụng tại tòa nhà. Mỗi nhóm yêu cầu có phạm vi khác nhau, phụ thuộc nội dung cải tạo, hệ thống bị tác động và đặc điểm của công trình.

5.1. Tiêu chuẩn pháp lý & quy cách hồ sơ

Điều 8 Thông tư 03/2020/TT-BXD quy định việc lập hồ sơ thiết kế nội thất trong trường hợp hồ sơ không thuộc thành phần thiết kế kiến trúc bản vẽ thi công. Nội dung hồ sơ được xác định theo yêu cầu giữa chủ đầu tư và nhà thầu thiết kế, đồng thời cần phù hợp với phạm vi công việc đã thống nhất.

Thông tư 03/2020/TT-BXD dẫn TCVN 5671:2012 về quy cách và tỷ lệ bản vẽ kiến trúc, còn khung tên được dẫn chiếu theo TCVN 5571:2012. Khi phát hành, bản vẽ cần có số hiệu, phiên bản và ngày phát hành rõ ràng để các bên xác định đúng tài liệu đang sử dụng.

5.2. Tiêu chuẩn kỹ thuật MEP

Hồ sơ MEP cần bám phạm vi cải tạo và hạ tầng hiện hữu của mặt bằng. Việc phối hợp kỹ thuật thường tập trung vào điện, điều hòa thông gió, cấp thoát nước và các hệ thống mạng hoặc điện nhẹ thuộc phạm vi thiết kế.

• Điện: phụ tải, tủ điện, ổ cắm và điểm đấu nối với hệ thống hiện hữu.
• HVAC: vị trí thiết bị, miệng gió và đường ống phối hợp với trần, vách, nội thất.
• Cấp thoát nước: điểm cấp, thoát và đấu nối tại pantry hoặc khu vực có sử dụng nước.
• Mạng và điện nhẹ: điểm kết nối và thiết bị khi thuộc phạm vi thiết kế.

Các thông số về tải điện, chiếu sáng hoặc thông gió được xác định theo tiêu chuẩn áp dụng và điều kiện thực tế của công trình. Hồ sơ cần thể hiện đủ thông tin để các bộ môn phối hợp với kiến trúc và nội thất trước khi thi công.

5.3. Tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy

Thiết kế nội thất cần được phối hợp với giải pháp an toàn cháy của công trình. Vách ngăn, trần, đường thoát nạn, vị trí thiết bị và vật liệu hoàn thiện có thể làm thay đổi yêu cầu PCCC. QCVN 06:2022/BXD và Sửa đổi 1:2023 được áp dụng theo công năng, đặc điểm công trình và phạm vi cải tạo cụ thể.

Từ ngày 15/09/2026, Nghị định 347/2026/NĐ-CP đã sửa đổi một số quy định về thẩm định thiết kế và nghiệm thu PCCC. Doanh nghiệp cần xác định dự án có thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục PCCC hay không dựa trên đối tượng công trình và nội dung cải tạo thực tế.

>> Xem thêm: Tổng hợp tiêu chuẩn PCCC tại Việt Nam: Danh mục & Quy định

5.4. Yêu cầu nội quy tòa nhà và biện pháp thi công

Văn phòng trong tòa nhà có thể phải đáp ứng Hướng dẫn thi công riêng trước khi triển khai. Yêu cầu của ban quản lý thường liên quan đến hồ sơ trình duyệt, thời gian thi công, vận chuyển vật tư, bảo vệ khu vực chung, xử lý chất thải và phương án an toàn.

• Thành phần tài liệu cần trình trước khi thi công.
• Bộ phận tiếp nhận và quy trình phê duyệt hồ sơ.
• Thời gian và khu vực được phép thi công.
• Quy trình vận chuyển vật tư và bảo vệ khu vực chung.
• Phương án thu gom, vận chuyển chất thải.
• Biện pháp thi công và yêu cầu an toàn theo từng nhóm công việc.
• Điều kiện đấu nối điện, HVAC và các hệ thống kỹ thuật liên quan.

Các yêu cầu trên được xác định theo từng tòa nhà và cần tách biệt với quy định pháp luật chung. Từ ngày 01/07/2026, pháp luật xây dựng đã chuyển sang cơ chế tổ chức tham gia hoạt động xây dựng tự công khai thông tin năng lực. Vì vậy, chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng của tổ chức theo cơ chế cũ không còn là yêu cầu pháp lý chung cho mọi trường hợp.

6. Rủi ro khi lập hồ sơ thiết kế nội thất văn phòng sai hoặc thiếu

Hồ sơ thiếu thông tin hoặc không thống nhất có thể ảnh hưởng đến quá trình phê duyệt, thi công, nghiệm thu và vận hành. Hệ quả cụ thể phụ thuộc nội dung sai lệch, phạm vi cải tạo và yêu cầu áp dụng cho từng dự án.

6.1. Rủi ro pháp lý & PCCC

Bố trí nội thất, vách, trần hoặc các hạng mục cải tạo có thể làm thay đổi điều kiện an toàn cháy của công trình. Nếu hồ sơ chưa phản ánh đúng các thay đổi thuộc phạm vi PCCC, dự án có thể phải điều chỉnh tài liệu hoặc thực hiện thêm thủ tục theo trường hợp áp dụng.

Sai lệch liên quan đến đường thoát nạn hoặc hệ thống PCCC hiện hữu cũng có thể ảnh hưởng đến quá trình thẩm định và triển khai. Phạm vi xử lý được xác định theo đặc điểm công trình, nội dung cải tạo và quy định PCCC hiện hành.

6.2. Ban quản lý tòa nhà từ chối hoặc dừng thi công

Ban quản lý có thể yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ khi tài liệu chưa đáp ứng Hướng dẫn thi công của tòa nhà. Các vấn đề thường liên quan đến phạm vi cải tạo, MEP, PCCC, phụ tải điện, biện pháp thi công hoặc điều kiện sử dụng khu vực chung.

Khi hạng mục công việc thực tế khác hồ sơ đã được chấp thuận, ban quản lý có thể yêu cầu điều chỉnh hoặc tạm dừng phần công việc liên quan theo nội quy áp dụng. Cách xử lý phụ thuộc quy định của từng tòa nhà và thỏa thuận của dự án.

6.3. Phát sinh chi phí & chậm tiến độ

BOQ không thống nhất với bản vẽ có thể làm sai lệch khối lượng dùng để báo giá và triển khai. Khi cấu tạo hoặc khối lượng được làm rõ muộn, doanh nghiệp có thể phải cập nhật báo giá, điều chỉnh đặt hàng hoặc thay đổi kế hoạch thi công.

Chỉ định vật liệu và chi tiết sản xuất thiếu thông tin cũng có thể dẫn đến đặt sai vật liệu hoặc sản xuất sai kích thước, cấu tạo. Việc sửa bản vẽ, đặt lại vật liệu hoặc sản xuất lại sẽ ảnh hưởng đến chi phí và thời điểm bàn giao.

6.4. Vận hành không an toàn

Sai lệch trong thiết kế điện, điều hòa thông gió hoặc cấp thoát nước có thể phát sinh thành sự cố sau bàn giao. Phụ tải điện chưa được kiểm tra có thể ảnh hưởng đến hệ thống điện, còn điểm cấp thoát nước hoặc thiết bị HVAC bố trí thiếu phối hợp có thể gây rò rỉ, khó bảo trì hoặc làm giảm hiệu quả vận hành.

Hồ sơ kỹ thuật cần phản ánh đúng điều kiện sử dụng và hạ tầng hiện hữu để các hệ thống được phối hợp trước khi thi công. Mức độ an toàn vận hành cần được đánh giá trên toàn bộ các bộ môn có liên quan, không dựa riêng vào bản vẽ nội thất.

6.5. Tranh chấp hợp đồng với nhà thầu

Bản vẽ, chỉ định vật liệu, BOQ và hợp đồng cần thống nhất về hạng mục, vật liệu và phạm vi trách nhiệm. Khi các tài liệu mô tả khác nhau, doanh nghiệp và nhà thầu có thể phát sinh bất đồng về khối lượng, chất lượng hoặc điều kiện nghiệm thu.

Thiết kế thay đổi trong quá trình triển khai cũng cần được kiểm soát theo phiên bản. Bản vẽ được phê duyệt và các thay đổi đã được xác nhận là căn cứ quan trọng khi đối chiếu phần việc thực tế và trách nhiệm của các bên.

6.6. Giảm hiệu suất và trải nghiệm nhân viên

Bố trí mặt bằng chưa bám nhu cầu sử dụng có thể làm lối di chuyển bất tiện, thiếu phòng họp, thiếu khu lưu trữ hoặc đặt các khu có mức độ hoạt động khác nhau quá gần nhau. Những bất cập này ảnh hưởng trực tiếp đến cách nhân viên sử dụng không gian trong ngày làm việc.

Ánh sáng, âm học, nhiệt độ và vị trí thiết bị cũng cần được xử lý từ giai đoạn thiết kế. Nếu các yếu tố này thiếu phối hợp, văn phòng có thể phát sinh khu vực khó tập trung, khó sử dụng hoặc không đáp ứng tốt nhu cầu vận hành thực tế.

>> Xem thêm: Rủi ro thi công văn phòng và cách kiểm soát hiệu quả

7. Lưu ý quan trọng khi lập hồ sơ thiết kế nội thất văn phòng

Trước khi phát hành hồ sơ thiết kế nội thất văn phòng, doanh nghiệp cần rà soát phạm vi bàn giao, dữ liệu hiện trạng, nội dung phê duyệt và sự thống nhất giữa các tài liệu. Một số điểm cần kiểm tra gồm:

• Xác định phạm vi bàn giao: làm rõ bản vẽ, MEP, BOQ, vật liệu và tiến độ thuộc trách nhiệm của bên nào.
• Đối chiếu hiện trạng mặt bằng: kiểm tra kích thước, cao độ và hạ tầng có ảnh hưởng đến phương án.
• Phê duyệt bố trí mặt bằng trước: hoàn tất phương án công năng trước khi phát triển phối cảnh và hồ sơ kỹ thuật.
• Kiểm soát phiên bản bản vẽ: ghi rõ số hiệu, phiên bản, ngày phát hành và tài liệu được thay thế.
• Đối chiếu giữa các bộ môn: kiểm tra kiến trúc, MEP, vật liệu và BOQ tại các vị trí cần phối hợp.
• Rà soát yêu cầu PCCC: xác định ảnh hưởng của phạm vi cải tạo đến điều kiện an toàn cháy của công trình.
• Thu thập Hướng dẫn thi công của tòa nhà: kiểm tra yêu cầu trình duyệt, đấu nối và điều kiện thi công ngay từ giai đoạn thiết kế.
• Làm rõ nội dung chưa được xác nhận: tách rõ giả định, nội dung đang chờ duyệt và phương án đã phê duyệt.
• Cập nhật thay đổi đồng bộ: điều chỉnh bản vẽ, vật liệu, BOQ và các tài liệu liên quan theo cùng phiên bản.

8. Checklist kiểm tra hồ sơ thiết kế nội thất văn phòng

Trước khi phát hành hồ sơ, doanh nghiệp cần rà soát từ dữ liệu đầu vào, phương án mặt bằng đến bản vẽ kỹ thuật, hệ thống MEP, vật liệu và trạng thái phê duyệt. Bảng kiểm tra giúp ghi nhận từng hạng mục theo Đạt / Chưa đạt / Không áp dụng (N/A), đồng thời lưu số bản vẽ, phiên bản hoặc nội dung cần điều chỉnh.

8.1. Dữ liệu đầu vào và bản yêu cầu thiết kế

Hạng mục kiểm tra	Kết quả	Ghi chú
Bản vẽ hiện trạng khớp với số liệu khảo sát thực tế	☐
Trần, cột, dầm, hộp kỹ thuật, cửa và các yếu tố hiện trạng đã được ghi nhận	☐
Bản yêu cầu thiết kế đã được chủ đầu tư xác nhận	☐
Quy mô nhân sự hiện tại và kế hoạch thay đổi đã được ghi nhận	☐
Ngân sách và các mốc tiến độ đã được xác nhận khi thuộc phạm vi dự án	☐
Hướng dẫn thi công của tòa nhà đã được thu thập khi áp dụng	☐

8.2. Công năng và mặt bằng

Hạng mục kiểm tra	Kết quả	Ghi chú
Các khu chức năng đáp ứng nhu cầu sử dụng đã xác nhận	☐
Luồng di chuyển và vị trí cửa phù hợp với phương án bố trí	☐
Số chỗ làm việc phù hợp với quy mô nhân sự đã xác nhận	☐
Khoảng cách bàn, lối đi và cửa đã được kiểm tra theo yêu cầu sử dụng và tiêu chuẩn áp dụng	☐
Ánh sáng, tầm nhìn và âm học đã được xem xét tại các khu vực cần thiết	☐
Bố trí mặt bằng đã được phê duyệt trước khi triển khai chi tiết	☐

8.3. Bản vẽ kỹ thuật thi công

Hạng mục kiểm tra	Kết quả	Ghi chú
Có đủ bản vẽ bố trí, trần, sàn và vách theo phạm vi bàn giao	☐
Có mặt đứng và mặt cắt tại các vị trí cần làm rõ cấu tạo	☐
Có chi tiết vách, kính, nội thất gỗ và vị trí tiếp giáp vật liệu cần thiết	☐
Kích thước, cao độ, tỷ lệ và ký hiệu thống nhất giữa các bản vẽ	☐
Số liệu khớp giữa mặt bằng, mặt đứng, mặt cắt và bản vẽ chi tiết	☐
Khung tên thể hiện số hiệu, phiên bản, ngày phát hành và thông tin kiểm soát hồ sơ	☐

8.4. Hệ thống kỹ thuật MEP và PCCC

Hạng mục kiểm tra	Kết quả	Ghi chú
Ổ cắm, công tắc, tủ điện và phụ tải đã được phối hợp với hạ tầng tòa nhà	☐
Bố trí chiếu sáng đã được rà soát theo yêu cầu kỹ thuật áp dụng	☐
Miệng gió, đường ống và thiết bị HVAC đã được phối hợp với trần và nội thất	☐
Điểm cấp thoát nước đã được phối hợp với hạ tầng hiện hữu khi có cải tạo	☐
Điểm mạng, âm thanh và thiết bị hội nghị đã được xác định khi thuộc phạm vi	☐
Lối thoát nạn và thiết bị PCCC liên quan đã được rà soát theo yêu cầu áp dụng	☐
Đã xác định dự án có thuộc trường hợp phải thẩm định thiết kế PCCC hay không	☐
Các bộ môn đã được đối chiếu và xử lý các vị trí chưa thống nhất	☐

8.5. Vật liệu, nội thất rời và dự toán

Hạng mục kiểm tra	Kết quả	Ghi chú
Bảng vật liệu thể hiện mã, quy cách, màu sắc, bề mặt và vị trí sử dụng khi cần	☐
Danh mục nội thất rời có số lượng và kích thước khi thuộc phạm vi	☐
Mẫu vật liệu cần phê duyệt đã thể hiện trạng thái duyệt rõ ràng	☐
BOQ đã được đối chiếu với bản vẽ và chỉ định vật liệu cùng phiên bản	☐
BOQ thể hiện đơn vị tính, phạm vi và các hạng mục loại trừ	☐
Tiến độ và các mốc bàn giao đã được lập khi thuộc phạm vi hợp đồng	☐

8.6. Pháp lý, phê duyệt và phát hành

Hạng mục kiểm tra	Kết quả	Ghi chú
Phạm vi can thiệp kết cấu đã được xác định và có phương án xử lý khi áp dụng	☐
Khu vực có thiết bị hoặc lưu trữ tạo tải trọng cần kiểm tra đã được rà soát	☐
Yêu cầu của ban quản lý tòa nhà đã được hoàn tất khi áp dụng	☐
Các nội dung cần chủ đầu tư phê duyệt đã được xác nhận	☐
Hồ sơ đã được đối chiếu giữa các bộ môn trước khi phát hành	☐
Bộ hồ sơ có phiên bản rõ ràng và phiên bản cũ được kiểm soát	☐

Hồ sơ thiết kế nội thất văn phòng cần thể hiện đúng phạm vi đã thống nhất, sử dụng cùng phiên bản và đủ thông tin để các bên triển khai công việc liên quan. Trước khi phát hành, doanh nghiệp nên rà soát sự thống nhất giữa bản vẽ, vật liệu, MEP, BOQ và các yêu cầu phê duyệt để quá trình thiết kế thi công nội thất văn phòng diễn ra nhất quán và hạn chế điều chỉnh khi bắt đầu thi công.

9. Câu hỏi thường gặp

9.1. Hồ sơ thiết kế có luôn bao gồm MEP và BOQ không?

MEP và BOQ không mặc định có trong mọi bộ hồ sơ thiết kế. Theo Thông tư 03/2020/TT-BXD, hồ sơ thiết kế nội thất cơ bản chỉ yêu cầu bản vẽ hiện trạng, mặt bằng, triển khai, phối cảnh và thuyết minh vật liệu. MEP và BOQ chỉ bắt buộc khi chủ đầu tư yêu cầu hoặc khi nội thất thuộc thiết kế bản vẽ thi công có thay đổi kết cấu/hệ thống kỹ thuật. 

9.2. Hồ sơ thiết kế khác bản vẽ hoàn công như thế nào?

Hồ sơ thiết kế thể hiện phương án dùng để phê duyệt và triển khai trước khi thi công. Bản vẽ hoàn công phản ánh phần việc thực tế sau thi công, bao gồm các thông tin đã thay đổi so với bản vẽ được sử dụng để triển khai.

9.3. Khi nào hồ sơ thiết kế cần bổ sung nội dung PCCC?

Hồ sơ thiết kế cần bổ sung nội dung PCCC khi công trình cải tạo có thay đổi vách ngăn, trần, lối thoát hiểm hoặc khi thuộc diện thiết kế bản vẽ thi công theo Nghị định 217/2026/NĐ-CP. Lúc này phải thể hiện sơ đồ đầu báo khói, sprinkler, lối thoát nạn ≥ 1.2m và khoảng cách đến cửa thoát ≤ 30m theo QCVN 06:2022/BXD.

9.4. Đơn vị thiết kế có hỗ trợ hồ sơ trình ban quản lý tòa nhà không?

Có, nếu công việc trình ban quản lý thuộc phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận. Doanh nghiệp cần xác định rõ trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ, thực hiện điều chỉnh và bổ sung tài liệu theo yêu cầu của tòa nhà trước khi triển khai.

9.5. Thời gian hoàn thiện một bộ hồ sơ thiết kế nội thất văn phòng mất bao lâu?

Thời gian hoàn thiện một bộ hồ sơ thiết kế nội thất văn phòng thường mất 15 – 30 ngày làm việc: 7 – 12 ngày cho ý tưởng, layout 2D và phối cảnh 3D; 8 – 15 ngày cho triển khai kỹ thuật, MEP, danh mục vật liệu và BOQ. Thời gian hoàn thiện phụ thuộc quy mô, hiện trạng mặt bằng, phạm vi MEP, số vòng phê duyệt và khối lượng tài liệu cần bàn giao.