Mẫu dự toán nội thất văn phòng chi tiết nhất và cách lập

Dự toán nội thất văn phòng là một bước quan trọng trong quá trình thiết kế và thi công các không gian làm việc. Nó không chỉ xác định ngân sách cho từng hạng mục mà còn đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của dự án. Chính vì vậy, việc lập dự toán chi tiết và chính xác đã trở thành một nhiệm vụ không thể thiếu trong bất kỳ dự án thiết kế văn phòng nào.

1. Dự toán nội thất văn phòng là gì?

Dự toán nội thất văn phòng là quá trình lập kế hoạch và xác định chi phí cho các hạng mục thiết kế, thi công nội thất cho không gian làm việc. Một vài hạng mục có trong dự toán chi phí bao gồm: chi phí thiết kế nội thất, chi phí sơn tường, ốp trần, lắp đặt cửa, hệ thống chiếu sáng, hệ thống mạng, vách ngăn không gian,...

Dựa vào file dự toán nội thất văn phòng chi tiết, doanh nghiệp có thể xác định được tổng chi phí cần phải chi trả để hoàn thành dự án. Bên cạnh đó cũng hạn chế những thiếu sót và tránh chi phí phát sinh vượt quá ngân sách ban đầu. 

2. Tại sao cần lập file dự toán nội thất văn phòng?

Việc lập dự toán nội thất văn phòng chi tiết không chỉ giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan về dự án mà còn mang đến nhiều lợi ích quan trọng sau đây:

• Kiểm soát ngân sách hiệu quả
• Đảm bảo tính minh bạch của nhà thầu
• Dễ dàng quản lý tiến độ thi công
• Đảm bảo sự thống nhất giữa nhà thầu và chủ đầu tư
• Cơ sở báo cáo và quyết toán sau hoàn thiện

2.1 Kiểm soát ngân sách hiệu quả

Bằng cách liệt kê chi tiết các hạng mục và chi phí dự kiến, doanh nghiệp có thể nắm bắt được tổng ngân sách cần sử dụng và phân bổ hợp lý cho từng phần của dự án. Điều này giúp tránh tình trạng chi tiêu vượt ngân sách hoặc phát sinh những chi phí không cần thiết trong kế hoạch. 

Ngoài ra, dự toán chi phí còn giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn về mặt tài chính, đảm bảo có đủ nguồn vốn đầu tư cho quá trình thi công. Đặc biệt là với những dự án lớn, được triển khai qua nhiều giai đoạn khác nhau.

2.2 Đảm bảo tính minh bạch của nhà thầu

Khi có dự toán chi tiết, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và kiểm tra các khoản chi phí do nhà thầu đề xuất. Điều này giúp xác định rõ ràng các hạng mục công việc, giá cả vật liệu cũng như chi phí nhân công. Từ đó giúp loại bỏ tình trạng thiếu minh bạch trong việc báo giá hoặc phát sinh những khoản chi phí không đáng có.

2.3 Dễ dàng quản lý tiến độ thi công

Bản dự toán không chỉ cung cấp thông tin về chi phí mà còn giúp xác định rõ ràng thời gian hoàn thành cho từng giai đoạn thi công. Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi từng giai đoạn, tương ứng với các hạng mục vật tư, nhân công cần cung ứng. Nhờ đó có thể đảm bảo các nhà thầu tuân thủ đúng cam kết về thời gian và chất lượng công việc.

Nếu có bất kỳ sự chậm trễ nào, bản dự toán ban đầu sẽ giúp nhận diện và xử lý kịp thời vấn đề, tránh tình trạng kéo dài thời gian gây ảnh hưởng đến tiến độ và phát sinh chi phí. 

2.4 Đảm bảo sự thống nhất giữa nhà thầu và chủ đầu tư

Bản dự toán nội thất văn phòng được xem là cơ sở đảm bảo sự thống nhất giữa nhà thầu và chủ đầu tư về các hạng mục công việc, chi phí và thời gian thi công. Tài liệu tham chiếu này cũng là bằng chứng quan trọng để tránh những tranh cãi và bất đồng trong quá trình triển khai dự án, tạo điều kiện cho việc hợp tác diễn ra suôn sẻ hơn.

Trong trường hợp có sự thay đổi về các hạng mục thi công, chủ đầu tư cũng cần trao đổi kỹ với nhà thầu để thống nhất về những điều chỉnh cần thiết trên dự toán. 

2.5 Cơ sở báo cáo và quyết toán sau hoàn thiện

Sau khi dự án thi công hoàn tất, file dự toán nội thất văn phòng sẽ trở thành tài liệu đối chiếu để lập báo cáo và thực hiện quyết toán. Quá trình quyết toán sẽ trở nên minh bạch và dễ dàng hơn khi tất cả các hạng mục đã được liệt kê rõ ràng, giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.

3. Các hạng mục cần có trong dự toán nội thất văn phòng

Việc xác định các hạng mục trong dự toán nội thất văn phòng được xem là bước quan trọng, giúp đảm bảo mọi khía cạnh của dự án được tính toán và cân nhắc kỹ lưỡng. Dưới đây là một vài hạng mục cần có trong file dự toán chi tiết: 

3.1 Hạng mục hoàn thiện

Hạng mục hoàn thiện bao gồm tất cả các công việc và vật tư cần thiết để hoàn thiện không gian làm việc và sẵn sàng đưa vào sử dụng. Các hạng mục này không chỉ tạo ra sự hoàn thiện về mặt thẩm mỹ mà còn đảm bảo hiệu suất của không gian làm việc. Trong đó bao gồm:

• Sơn và trang trí bề mặt: Bao gồm chi phí cho việc sơn và hoàn thiện bề mặt tường, trần, nội thất,... vừa đảm bảo tính thẩm mỹ, vừa kéo dài tuổi thọ công trình.
• Lát sàn nhà: Bao gồm chi phí lát sàn gạch, sàn gỗ hay thi công thảm trải sàn. Tùy thuộc vào yêu cầu của từng hạng mục mà chi phí sẽ có sự chênh lệch.
• Lắp đặt cửa: Bao gồm chi phí cho việc lắp đặt các loại cửa ra vào và cửa sổ, đảm bảo sự thông thoáng và chắc chắn.
• Chi tiết hoàn thiện khác: Gồm các chi phí khác như: vật liệu trang trí, phụ kiện dán tường, lắp đặt rèm cửa,... giúp hoàn thiện không gian văn phòng một cách chuyên nghiệp.

3.2 Hạng mục nội thất

Nội thất là thành phần quan trọng quyết định đến tính năng và thẩm mỹ của không gian làm việc. Do đó, việc xác định các chi phí liên quan đến nội thất văn phòng là không thể thiếu trong các bản dự toán chi phí. 

Dưới đây là một số hạng mục nội thất cơ bản thường có trong dự toán:

• Bàn ghế làm việc: Bao gồm chi phí mua sắm và lắp đặt các loại bàn ghế làm việc, bàn phòng họp, bàn ghế khu vực tiếp khách,...
• Tủ lưu trữ: Bao gồm chi phí cho các loại tủ kệ lưu trữ như tủ hồ sơ, tủ tài liệu và tủ cá nhân, đảm bảo lưu trữ giấy tờ và vật dụng một cách gọn gàng.
• Vách ngăn: Bao gồm chi phí đầu tư cho vách ngăn để phân chia không gian làm việc thành nhiều khu vực chức năng.
• Vật liệu nội thất khác: Có thể là các vật liệu xây dựng như gỗ, thạch cao, kim loại,... để thiết kế các món đồ nội thất theo yêu cầu của chủ đầu tư.

3.3 Hạng mục trang trí

Hạng mục trang trí đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo ra không gian làm việc sáng tạo, thể hiện bản sắc và dấu ấn thương hiệu. Trong bản dự toán thi công nội thất văn phòng, hạng mục này thường bao gồm các yếu tố như: đèn trang trí, thảm trải sàn, cây xanh, tranh ảnh nghệ thuật, kệ trang trí, phụ kiện văn phòng,... 

Việc kết hợp hiệu quả giữa các yếu tố này không chỉ nâng cao giá trị thẩm mỹ của văn phòng mà còn tạo ra môi trường làm việc lý tưởng, tích cực và đầy cảm hứng.  

4. Quy trình lập dự toán nội thất văn phòng chi tiết 

Dưới đây là trình tự các bước cần thực hiện để lập file dự toán nội thất văn phòng chi tiết, chính xác:

• Bước 1: Xác định rõ yêu cầu của doanh nghiệp đối với việc thiết kế văn phòng.
• Bước 2: Lập danh sách chi tiết các hạng mục thi công.
• Bước 3: Tìm hiểu và ước tính chi phí cho từng hạng mục. Bao gồm việc tra cứu giá cả từ các nhà cung cấp khác nhau, xác định chi phí thi công và lắp đặt, cũng như các chi phí phát sinh có thể xảy ra
• Bước 4: Lập bảng dự toán chi tiết, trong đó phân loại các hạng mục theo nhóm, đồng thời ghi rõ số lượng, đơn giá và tổng chi phí cho từng hạng mục.
• Bước 5: Trình bày bảng dự toán cho các bên liên quan, bao gồm chủ đầu tư và nhà thầu để xem xét, thảo luận và đi đến thống nhất ý kiến. Điều chỉnh dự toán nếu cần thiết để đáp ứng nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp.
• Bước 6: Phê duyệt dự toán theo như sự thống nhất giữa các bên. Nhà thầu và chủ đầu tư tiến hành ký kết bảng dự toán để làm cơ sở báo cáo và quyết toán dự án sau này. 

5. Mẫu dự toán làm nội thất văn phòng dưới 100m2

Để giúp doanh nghiệp dễ dàng hình dung về chi phí dự toán, Maison Interior đã tổng hợp dưới đây mẫu dự toán làm nội thất văn phòng dưới 100m2. 

6. Những yếu tố ảnh hưởng đến dự toán nội thất văn phòng

Khi lập dự toán nội thất văn phòng, có nhiều yếu tố cần được xem xét để đảm bảo tính chính xác và khả thi của dự án. Trong đó bao gồm:

6.1 Diện tích không gian

Diện tích văn phòng là yếu tố quan trọng quyết định chi phí cho các hạng mục như vật liệu hoàn thiện, trang trí, nội thất,... Các báo giá thiết kế nội thất văn phòng cũng được xác định bằng cách lấy đơn giá nhân với diện tích không gian (tính theo m2). Do đó, để lập được dự toán chính xác, các đơn vị thầu thi công trước tiên sẽ tiến hành đo đạc diện tích văn phòng. 

Có thể thấy, chi phí hoàn thiện một dự án sẽ tỷ lệ thuận với diện tích sử dụng. Điều này đồng nghĩa, văn phòng có diện tích càng lớn thì chi phí thiết kế, thi công cũng càng cao. 

6.2 Phong cách thiết kế văn phòng

Các phong cách thiết kế văn phòng ngày càng trở nên đa dạng, mang đến cho doanh nghiệp nhiều sự lựa chọn. Mỗi phong cách thiết kế sẽ có những yêu cầu riêng biệt về nội thất, vật liệu, trang trí,... từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến dự toán nội thất văn phòng. Chính vì vậy, cùng một diện tích văn phòng nhưng phong cách thiết kế khác nhau thì chi phí dự toán cũng sẽ chênh lệch đáng kể. 

6.3 Nội thất văn phòng

Nội thất văn phòng là hạng mục chiếm phần lớn trong tổng chi phí dự toán thiết kế văn phòng. Khi lập dự toán cho hạng mục này, các yếu tố như chất lượng, kiểu dáng, chức năng, số lượng,... sẽ quyết định khoản chi phí doanh nghiệp cần đầu tư cho nội thất văn phòng. Dựa vào phong cách thiết kế, nhà thầu sẽ đưa ra các đề xuất phù hợp với yêu cầu và ngân sách của chủ đầu tư. 

>> Tìm hiểu thêm: Báo Giá Thiết Kế Thi Công Nội Thất Văn Phòng Trọn Gói  

6.4 Vật liệu thi công

Việc lựa chọn vật liệu thi công không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng, tính thẩm mỹ của công trình mà còn tác động đến chi phí dự toán. Các loại vật liệu có chất lượng tốt thường có giá thành cao hơn nhưng lại đảm bảo tuổi thọ và độ bền, giảm thiểu chi phí bảo trì hay cải tạo lại. Ngoài ra, mỗi loại vật liệu như gỗ, kim loại, kính, nhựa,... cũng sẽ có mức chi phí chênh lệch, ảnh hưởng đến tổng chi phí dự toán của dự án. 

6.5 Thời gian thi công 

Thời gian thi công không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành dự án mà còn tác động đến chi phí tổng thể. Các nhà thầu thường tính phí nhân công dựa trên thời gian làm việc. Do đó, thời gian thi công càng dài thì chi phí của dự án cũng tăng lên đáng kể.

Mặt khác, việc đẩy nhanh tiến độ thi công đòi hỏi nhà thầu phải thuê thêm nhân lực hoặc tăng thời gian làm việc ngoài giờ, từ đó làm tăng chi phí tổng thể. Tuy nhiên, điều này có thể giúp doanh nghiệp nghiệm thu sớm công trình, giảm được các chi phí liên quan đến gián đoạn hoạt động kinh doanh.

>> Bạn đã biết: Cách hạch toán chi phí thi công nội thất văn phòng chi tiết nhất

7. Đơn vị thiết kế thi công nội thất văn phòng

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị nhà thầu thiết kế thi công văn phòng với các gói dịch vụ và chi phí khác nhau. Các đơn vị có kinh nghiệm và uy tín trong lĩnh vực thường cung cấp các giải pháp thiết kế và thi công chất lượng cao. Đi kèm với đó là chi phí cao hơn so với những đơn vị nhỏ lẻ hoặc mới thành lập. Tuy nhiên, việc lựa chọn đơn vị uy tín có thể giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro không đáng có, từ đó giảm thiểu chi phí phát sinh trong quá trình vận hành sau này.

Tóm lại, dự toán nội thất văn phòng là bước quan trọng không thể thiếu trong quá trình thiết kế và thi công các văn phòng làm việc. Dự toán chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt ngân sách, đảm bảo tiến độ thi công mà còn duy trì sự minh bạch giữa các bên tham gia.

>> Tìm hiểu về: 

• 99+ Thiết kế nội thất văn phòng đẹp cao cấp, thi công trọn gói

• Quy trình thiết kế thi công nội thất văn phòng chuyên nghiệp