Checklist khảo sát hiện trạng văn phòng trước khi cải tạo

Khảo sát hiện trạng văn phòng giúp doanh nghiệp xác định kích thước mặt bằng, hiện trạng hoàn thiện, hệ thống kỹ thuật và các điều kiện có thể ảnh hưởng phương án cải tạo. Dữ liệu khảo sát được dùng để đối chiếu hồ sơ, xác định phạm vi công việc và làm cơ sở cho bản vẽ hiện trạng, thiết kế, bóc tách khối lượng và dự toán.

1. Khảo sát hiện trạng văn phòng là gì?

Khảo sát hiện trạng văn phòng là quá trình đo đạc, ghi nhận và đối chiếu điều kiện thực tế của mặt bằng trước khi thiết kế, cải tạo hoặc thi công. Nội dung khảo sát thường gồm kích thước, cao độ, cấu kiện, hiện trạng hoàn thiện, nội thất và hệ thống kỹ thuật, qua đó cung cấp dữ liệu đầu vào cho bản vẽ hiện trạng và phương án thiết kế.

2. Vì sao cần khảo sát hiện trạng văn phòng?

Hiện trạng mặt bằng có thể khác với hồ sơ có sẵn về kích thước, cách bố trí, lớp hoàn thiện hoặc vị trí hệ thống kỹ thuật. Khảo sát giúp xác nhận các thông tin thực tế trước khi phát triển phương án thiết kế và xác định phạm vi cải tạo.

• Xác định thông số mặt bằng: Ghi nhận diện tích sàn, kích thước và cao độ để lập bản vẽ hiện trạng.
• Ghi nhận cấu kiện và vị trí cố định: Xác định cột, dầm, cửa, cửa sổ, vách và hộp kỹ thuật có thể ảnh hưởng đến bố trí mặt bằng.
• Đánh giá hiện trạng hoàn thiện: Kiểm tra trần, sàn, tường, vách và nội thất để xác định phần giữ lại, cải tạo hoặc tháo dỡ.
• Kiểm tra hệ thống kỹ thuật: Ghi nhận vị trí và thông tin hiện có của điện, điều hòa, cấp thoát nước, mạng và PCCC.
• Đánh giá khả năng bố trí: Đối chiếu hiện trạng với luồng di chuyển, công năng và nhu cầu sử dụng để xác định khả năng phân bổ bố cục không gian.
• Nhận diện vấn đề cần xử lý: Ghi nhận thấm, nứt, sàn xuống cấp, rò rỉ và những hệ thống cần kiểm tra kỹ thuật thêm.
• Làm cơ sở cho thiết kế và dự toán: Dữ liệu khảo sát được dùng để lập bản vẽ hiện trạng, xác định phạm vi công việc, bảng bóc tách khối lượng (BOQ) và lập dự toán.

3. Checklist khảo sát hiện trạng mặt bằng văn phòng trước cải tạo và thi công

Phạm vi kiểm tra phụ thuộc vào hiện trạng mặt bằng, mức độ cải tạo và yêu cầu của từng tòa nhà. Những thông tin có thể quan sát hoặc đo trực tiếp được ghi nhận tại khu vực thi côcng. Các nội dung liên quan đến công suất, khả năng chịu lực, năng lực hệ thống kỹ thuật hoặc PCCC cần được đối chiếu thêm với hồ sơ và kiểm tra chuyên môn khi cần.

3.1. Thông tin chung và hồ sơ

Thông tin dự án và hồ sơ hiện có giúp các bên xác định phạm vi cần khảo sát trước khi đo đạc tại hiện trường.

STT	Hạng mục kiểm tra	Nội dung cần ghi nhận	Kết quả/ghi chú
1	Thông tin dự án	Tên doanh nghiệp, địa chỉ, tầng và diện tích thuê theo hồ sơ
2	Đầu mối liên hệ	Người phụ trách của doanh nghiệp, ban quản lý tòa nhà và đơn vị khảo sát
3	Hồ sơ mặt bằng	Bản vẽ kiến trúc, bản vẽ hoàn công và hồ sơ cơ điện (MEP) nếu có
4	Phạm vi cải tạo	Phần giữ nguyên, cải tạo, tháo dỡ hoặc thay mới
5	Mốc bàn giao và thi công	Thời điểm bàn giao mặt bằng, thời gian dự kiến triển khai và giới hạn về thời gian thi công
6	Hướng dẫn thi công của tòa nhà	Giờ thi công, đăng ký nhân sự, khoan cắt, vận chuyển và sử dụng thang hàng
7	Phí và đặt cọc	Các khoản phí, đặt cọc hoặc chi phí liên quan do tòa nhà thông báo nếu có
8	Yêu cầu trình duyệt	Hồ sơ, bản vẽ, vật liệu hoặc biện pháp cần trình theo yêu cầu của tòa nhà

Hồ sơ hiện có là căn cứ để chuẩn bị và đối chiếu. Các thông tin ảnh hưởng trực tiếp đến phương án thiết kế cần được kiểm tra lại với điều kiện thực tế của mặt bằng.

3.2. Tiếp cận và vận chuyển

Điều kiện tiếp cận quyết định cách đưa vật tư, thiết bị và nội thất đến mặt bằng. Cần ghi nhận các giới hạn về thang máy, cửa, hành lang, khu tập kết và thời gian vận chuyển.

STT	Hạng mục kiểm tra	Nội dung cần ghi nhận	Kết quả/ghi chú
1	Lối vào tòa nhà	Vị trí sảnh, cửa vào và tuyến di chuyển đến mặt bằng
2	Thang máy	Kích thước cabin, tải trọng công bố và thời gian được phép sử dụng
3	Cửa và hành lang	Chiều rộng, chiều cao và các điểm hạn chế khi đưa vật tư qua
4	Khu tập kết	Vị trí được phép tập kết vật liệu, thiết bị và phế thải
5	Giao nhận vật tư	Vị trí giao nhận, chỗ dừng xe và khung giờ được phép giao hàng
6	Lối thoát nạn	Vị trí và tình trạng thông thoáng tại thời điểm khảo sát
7	Bảo vệ bề mặt chung	Yêu cầu che chắn sàn, tường, thang máy và hành lang
8	Xử lý phế thải	Tuyến vận chuyển, thời gian và vị trí tập kết theo yêu cầu của tòa nhà

3.3. Đo đạc mặt bằng và kết cấu

Đo đạc cần thể hiện đúng hình dạng mặt bằng, cao độ và vị trí các cấu kiện có ảnh hưởng đến bố trí. Khi phạm vi cải tạo liên quan đến kết cấu hoặc khả năng chịu lực, thông tin cần được đối chiếu với hồ sơ và kiểm tra chuyên môn phù hợp.

STT	Hạng mục kiểm tra	Nội dung cần đo/ghi nhận	Kết quả/ghi chú
1	Diện tích thực tế	Chiều dài, chiều rộng và phạm vi sử dụng của mặt bằng
2	Cao độ	Cao độ sàn, trần hoàn thiện, đáy dầm và khoảng thông thủy
3	Hình dạng mặt bằng	Góc méo, bo góc, lệch trục, hốc và các vị trí khó bố trí
4	Cột và dầm	Vị trí, kích thước và cao độ có thể ảnh hưởng đến bố trí mặt bằng
5	Tường và vách hiện hữu	Vị trí, loại vật liệu có thể xác định tại hiện trường và thông tin cần đối chiếu
6	Sàn	Vật liệu, độ phẳng, chênh cao và dấu hiệu hư hỏng quan sát được
7	Trần	Loại trần, cao độ và khoảng kỹ thuật phía trên nếu có thể tiếp cận
8	Cửa sổ	Kích thước, vị trí, hướng mở và tình trạng kính
9	Cửa ra vào	Kích thước, vật liệu, hướng mở và giới hạn ảnh hưởng đến bố trí
10	Khe và vùng kỹ thuật	Vị trí khe co giãn, khe kỹ thuật và phần cần hạn chế tác động theo hồ sơ hoặc yêu cầu tòa nhà
11	Dấu hiệu hư hỏng	Nứt, thấm, ẩm, bong tróc, võng hoặc lún quan sát được
12	Nhu cầu treo hoặc lắp thiết bị	Vị trí dự kiến treo vách, đèn, tủ hoặc thiết bị và nội dung cần kiểm tra về kỹ thuật

>> Xem thêm: Diện tích Net và Diện tích Gross là gì? Phân biệt & cách tính

3.4. Trần, tường, sàn và hoàn thiện

Hiện trạng hoàn thiện cần được ghi nhận để xác định phần có thể giữ lại, sửa chữa, bảo vệ hoặc tháo dỡ trong phạm vi cải tạo.

STT	Hạng mục kiểm tra	Nội dung cần ghi nhận	Kết quả/ghi chú
1	Trần hiện hữu	Loại trần, kích thước tấm nếu có, khung xương và tình trạng bề mặt
2	Khoảng trần kỹ thuật	Không gian đang bố trí ống điều hòa, dây điện, dây mạng và hệ thống liên quan
3	Tường	Vật liệu, độ phẳng, tình trạng bề mặt và khả năng giữ lại
4	Sơn tường	Màu sắc, độ bám dính, bong tróc, ẩm mốc và vết nứt quan sát được
5	Sàn hoàn thiện	Gạch, thảm, vinyl, gỗ, sàn nâng, bê tông hoặc vật liệu hiện hữu khác
6	Sàn nâng	Chiều cao, tình trạng và vị trí hộp kỹ thuật nếu có
7	Chân tường	Vật liệu, kích thước và tình trạng hiện tại
8	Hạng mục cần bảo vệ	Phần hoàn thiện được giữ lại và cần che chắn trong quá trình thi công
9	Hạng mục tháo dỡ	Vách, trần, sàn, cửa, đèn, thiết bị hoặc nội thất dự kiến tháo bỏ

3.5. Hệ thống điện và chiếu sáng

Hệ thống điện cần được khảo sát về nguồn cấp, tủ điện, điểm cấp, thiết bị bảo vệ và hệ thống chiếu sáng hiện hữu. Khi nhu cầu sử dụng thay đổi, công suất và tải hiện tại cần được đối chiếu với thiết bị dự kiến trước khi phát triển phương án cấp điện.

STT	Hạng mục kiểm tra	Nội dung cần ghi nhận	Kết quả/ghi chú
1	Nguồn điện	Nguồn cấp, điện áp, số pha và vị trí điểm đấu nối theo hồ sơ hoặc thông tin trên thiết bị
2	Tủ điện	Vị trí, kích thước, nhãn tủ, thông số có thể đọc được và tình trạng bên ngoài
3	Công suất và tải hiện hữu	Công suất cấp, tải hiện tại và dữ liệu có thể xác minh từ hồ sơ hoặc hệ thống
4	Thiết bị bảo vệ	Số nhánh, thông số trên thiết bị bảo vệ và sơ đồ tủ điện nếu có
5	Ổ cắm	Vị trí, số lượng và cao độ
6	Điểm cấp điện	Vị trí cấp điện cho bàn làm việc, phòng họp, pantry và thiết bị
7	Chiếu sáng	Loại đèn, số lượng, vị trí và cách điều khiển hiện tại
8	Đèn chỉ dẫn và đèn khẩn cấp	Vị trí và tình trạng quan sát được tại thời điểm khảo sát
9	Tiếp địa	Thông tin về hệ thống tiếp địa từ hồ sơ hoặc vị trí có thể kiểm tra
10	Nguồn điện dự phòng	Máy phát điện, UPS hoặc nguồn dự phòng được cung cấp nếu có
11	Thiết bị có tải lớn	Máy chủ, thiết bị bếp, máy in hoặc thiết bị chuyên dụng có nhu cầu điện đáng kể

3.6. Điều hòa và thông gió

Cần ghi nhận loại hệ thống, vị trí thiết bị, cửa gió, đường ống và bộ điều khiển đang sử dụng. Công suất hoặc lưu lượng cần được đối chiếu với hồ sơ và tính toán kỹ thuật khi phương án bố trí hoặc số người sử dụng thay đổi.

STT	Hạng mục kiểm tra	Nội dung cần ghi nhận	Kết quả/ghi chú
1	Loại hệ thống	VRV/VRF, chiller, điều hòa cục bộ hoặc hệ thống trung tâm
2	Dàn lạnh	Vị trí, số lượng, thông số có thể xác định và tình trạng vận hành tại thời điểm khảo sát
3	Dàn nóng	Vị trí, khả năng tiếp cận và giới hạn lắp đặt nếu có
4	Cửa gió	Vị trí cửa cấp gió, cửa hồi gió và hướng thổi
5	Đường ống	Tuyến ống môi chất, ống nước ngưng và các đoạn có thể tiếp cận
6	Thoát nước ngưng	Điểm xả, tuyến thoát và dấu hiệu rò rỉ nếu có
7	Gió tươi	Vị trí cấp gió và thông số từ hồ sơ hoặc dữ liệu đo nếu có
8	Thông gió	Hệ thống hút mùi, hút khí và thông gió tại nhà vệ sinh hoặc pantry
9	Điều khiển	Vị trí bộ điều khiển trung tâm hoặc bộ điều khiển theo từng không gian
10	Vị trí cần phối hợp	Tương quan giữa cửa gió, đèn, đầu phun PCCC, vách và nội thất dự kiến

3.7. Hệ thống PCCC

Khảo sát PCCC tập trung vào vị trí thiết bị, lối thoát nạn và những thay đổi dự kiến có thể ảnh hưởng hệ thống hiện hữu. Nội dung cần điều chỉnh hoặc trình duyệt được xác định theo hồ sơ, phạm vi cải tạo và yêu cầu áp dụng cho công trình.

STT	Hạng mục kiểm tra	Nội dung cần ghi nhận	Kết quả/ghi chú
1	Đầu phun chữa cháy (sprinkler)	Vị trí đầu phun và tương quan với vách, trần, đèn hoặc bố trí dự kiến
2	Đầu báo cháy	Vị trí đầu báo khói, đầu báo nhiệt và thiết bị liên quan
3	Thiết bị cảnh báo	Vị trí chuông, còi hoặc thiết bị cảnh báo hiện hữu
4	Đèn chỉ dẫn thoát nạn	Vị trí, hướng chỉ dẫn và tình trạng quan sát được
5	Bình chữa cháy	Vị trí, chủng loại, thông tin nhận diện và hồ sơ kiểm tra nếu có
6	Tủ hoặc họng chữa cháy	Vị trí và phạm vi cần giữ thông thoáng
7	Lối thoát nạn	Vị trí, tuyến đi và tình trạng thông thoáng tại thời điểm khảo sát
8	Vách ngăn dự kiến	Vị trí có khả năng ảnh hưởng đến đầu báo, đầu phun hoặc tuyến thoát nạn
9	Nội dung cần xác minh khi thay đổi	Yêu cầu cần đối chiếu với ban quản lý, hồ sơ PCCC hoặc đơn vị chuyên môn

Việc di dời, che khuất hoặc thay đổi thiết bị PCCC cần được xem xét trong phương án kỹ thuật và đối chiếu với yêu cầu áp dụng cho công trình.

>> Xem thêm: Thẩm duyệt thiết kế PCCC là gì? Quy trình, hồ sơ và chi phí

3.8. Cấp thoát nước và khu phụ trợ

Vị trí điểm cấp, điểm thoát, thiết bị dùng nước và dấu hiệu bất thường cần được ghi nhận tại pantry, nhà vệ sinh và các khu vực có sử dụng nước. Thông số chưa thể xác định tại hiện trường cần được đối chiếu thêm với hồ sơ kỹ thuật.

STT	Hạng mục kiểm tra	Nội dung cần ghi nhận	Kết quả/ghi chú
1	Pantry	Vị trí, diện tích và nhu cầu bố trí thiết bị
2	Điểm cấp nước	Vị trí, thông tin đường ống theo hồ sơ và dữ liệu áp lực nếu có
3	Điểm thoát nước	Vị trí, cao độ, tuyến ống và thông tin kích thước nếu có
4	Khu vực có yêu cầu chống thấm	Tình trạng bề mặt và dấu hiệu thấm hoặc rò nước quan sát được
5	Nhà vệ sinh	Số lượng, hiện trạng thiết bị và phạm vi dự kiến cải tạo
6	Thiết bị vệ sinh	Lavabo, bồn cầu, vòi, phụ kiện và đường cấp thoát liên quan
7	Máy lọc nước	Vị trí dự kiến và nhu cầu về điện, cấp nước, thoát nước
8	Thiết bị pantry	Tủ lạnh, máy pha cà phê, lò vi sóng, máy rửa bát hoặc thiết bị khác
9	Dấu hiệu bất thường	Rò nước, ẩm mốc, mùi, thoát nước chậm hoặc dấu hiệu tắc nghẽn nếu có

3.9. Mạng, an ninh và thiết bị văn phòng

Hạ tầng mạng, hệ thống an ninh và thiết bị văn phòng cần được ghi nhận cùng các yêu cầu liên quan đến điện, đường cáp và làm mát. Dữ liệu khảo sát giúp xác định những vị trí cần phối hợp khi phát triển phương án bố trí.

STT	Hạng mục kiểm tra	Nội dung cần ghi nhận	Kết quả/ghi chú
1	Tủ mạng	Vị trí, kích thước, nguồn điện và điều kiện thông gió
2	Điểm mạng	Số lượng, vị trí và tình trạng ổ cắm mạng hiện hữu
3	Tuyến cáp	Đường đi cáp trên trần, dưới sàn hoặc trong tường nếu xác định được
4	Wi-Fi	Vị trí điểm truy cập Wi-Fi hiện hữu và nhu cầu phủ sóng dự kiến
5	Camera	Vị trí camera hiện hữu và nhu cầu bổ sung nếu có
6	Kiểm soát ra vào	Khóa từ, máy chấm công hoặc thiết bị nhận diện đang sử dụng
7	Phòng máy chủ	Nguồn điện, điều hòa, điều kiện an ninh và hạ tầng kỹ thuật liên quan
8	Thiết bị nghe nhìn	Màn hình, máy chiếu, loa, micro và thiết bị hội nghị
9	Thiết bị chuyên dụng	Máy in, máy chủ hoặc thiết bị riêng cần được tính đến khi bố trí mặt bằng

3.10. Nội thất hiện hữu

Kiểm kê nội thất nhằm xác định số lượng, kích thước, tình trạng và khả năng tiếp tục sử dụng của từng hạng mục. Kết quả khảo sát là cơ sở để doanh nghiệp xác định phần giữ lại, di chuyển, lưu kho hoặc thay thế.

STT	Hạng mục kiểm tra	Nội dung cần ghi nhận	Kết quả/ghi chú
1	Bàn làm việc	Số lượng, kích thước, tình trạng và khả năng tiếp tục sử dụng
2	Ghế làm việc	Số lượng, tình trạng và nhu cầu thay thế
3	Tủ hồ sơ	Kích thước, số lượng và vị trí hiện tại
4	Vách ngăn	Chiều cao, vật liệu và khả năng tháo lắp hoặc tái sử dụng
5	Quầy lễ tân	Kích thước, vật liệu, thiết bị tích hợp và tình trạng
6	Bàn phòng họp	Kích thước, số chỗ ngồi và khả năng di chuyển
7	Nội thất pantry	Tủ, bàn ghế, kệ và thiết bị đi kèm
8	Biển hiệu và bảng chỉ dẫn	Logo, bảng chỉ dẫn, bảng tên phòng, kích thước và vật liệu
9	Hạng mục không tiếp tục sử dụng	Nội thất cần di chuyển, lưu kho, thanh lý hoặc xử lý theo kế hoạch của doanh nghiệp

3.11. Nhu cầu sử dụng và công năng

Nhu cầu vận hành cần được ghi nhận cùng dữ liệu hiện trạng để xác định những yêu cầu ảnh hưởng đến bố trí mặt bằng. Thông tin tập trung vào quy mô nhân sự, mô hình làm việc, các không gian chức năng và yêu cầu sử dụng đặc thù.

STT	Nội dung cần khảo sát	Thông tin cần xác định	Kết quả/ghi chú
1	Quy mô nhân sự	Số nhân sự hiện tại và nhu cầu dự kiến
2	Mô hình làm việc	Làm việc cố định, theo nhóm, mô hình làm việc kết hợp hoặc chỗ ngồi linh hoạt
3	Không gian làm việc chung	Số chỗ ngồi và nhóm sử dụng dự kiến
4	Phòng họp	Số lượng, sức chứa và yêu cầu sử dụng
5	Phòng lãnh đạo	Số lượng và nhu cầu tiếp khách hoặc làm việc riêng
6	Không gian cộng tác	Nhu cầu trao đổi nhanh, không gian nghỉ hoặc phòng gọi điện
7	Khu tiếp khách	Nhu cầu tiếp đón và kiểm soát ra vào
8	Khu lưu trữ	Hồ sơ giấy, tủ cá nhân, vật tư hoặc thiết bị cần lưu trữ
9	Pantry và nghỉ ngơi	Số người sử dụng và thiết bị dự kiến
10	Yêu cầu đặc thù	Âm học, bảo mật, khả năng tiếp cận, phòng y tế hoặc chức năng riêng khác

3.12. Chụp ảnh và lập hồ sơ hiện trạng

Ảnh, bản vẽ và ghi chú cần đủ rõ để xác định lại vị trí và tình trạng khi đối chiếu sau khảo sát. Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào phạm vi khảo sát và mức độ chi tiết cần cho bước thiết kế.

STT	Hồ sơ cần thực hiện	Nội dung cần thể hiện	Kết quả/ghi chú
1	Ảnh tổng thể	Các góc nhìn thể hiện mối liên hệ giữa các không gian
2	Ảnh chi tiết	Cột, dầm, cửa, hộp kỹ thuật, tủ điện và thiết bị liên quan
3	Ảnh lỗi hiện trạng	Vị trí nứt, thấm, ẩm, bong tróc, rò nước hoặc hư hỏng quan sát được
4	Tuyến vận chuyển	Ảnh hoặc video thể hiện tuyến từ khu giao nhận đến mặt bằng khi cần
5	Bản vẽ đo đạc	Kích thước, cao độ, trục cột, cửa và các điểm kỹ thuật cần thể hiện
6	Sơ đồ vị trí hệ thống kỹ thuật	Vị trí điện, điều hòa, PCCC, cấp thoát nước và mạng theo phạm vi khảo sát
7	Danh mục thiết bị	Tên hoặc mã thiết bị, kích thước, số lượng, tình trạng và hình ảnh khi cần
8	Nội dung cần xác nhận	Thông tin đã thống nhất và phần còn chờ doanh nghiệp, tòa nhà hoặc đơn vị chuyên môn xác nhận

4. Quy trình khảo sát hiện trạng văn phòng

Khảo sát hiện trạng đi từ xác định phạm vi, kiểm tra thực tế đến tổng hợp dữ liệu thành hồ sơ. Mỗi bước xử lý một nhóm thông tin riêng để phục vụ thiết kế, xác định phạm vi cải tạo và lập dự toán.

4.1. Xác định nhu cầu và phạm vi khảo sát

Trước khi đến hiện trường, cần làm rõ mục tiêu của dự án và phạm vi thông tin phải thu thập. Phạm vi khảo sát phụ thuộc vào nhu cầu thiết kế, cải tạo, bố trí lại không gian, mở rộng diện tích hoặc lập dự toán.

Các nội dung cần xác định gồm:

• Khu vực và diện tích cần khảo sát.
• Mục tiêu cải tạo hoặc thay đổi không gian.
• Quy mô nhân sự hiện tại và dự kiến.
• Các phòng ban và không gian chức năng cần bố trí.
• Nhóm hạng mục kiến trúc, nội thất và kỹ thuật cần kiểm tra.
• Mức độ chi tiết của hồ sơ hiện trạng.
• Thời gian, nhân sự và thiết bị cần chuẩn bị.

Sau bước chuẩn bị, phạm vi khảo sát cần thể hiện rõ khu vực, hạng mục kiểm tra, người phụ trách và kế hoạch làm việc tại hiện trường.

4.2. Thu thập hồ sơ hiện có

Hồ sơ hiện có cung cấp cơ sở để chuẩn bị khảo sát và xác định những vị trí cần đối chiếu tại mặt bằng. Tài liệu được thu thập theo phạm vi dự án, có thể gồm:

• Bản vẽ mặt bằng kiến trúc.
• Bản vẽ hoàn công hoặc bản vẽ bàn giao.
• Hồ sơ điện, điều hòa, cấp thoát nước và PCCC.
• Hồ sơ hoàn thiện nội thất nếu có.
• Hướng dẫn thi công của tòa nhà.
• Hồ sơ bảo trì hoặc kiểm tra hệ thống kỹ thuật nếu có.
• Danh mục nội thất và thiết bị hiện hữu.
• Hồ sơ sửa chữa hoặc thay đổi mặt bằng trước đây.

Thông tin trên hồ sơ cần được đối chiếu với hiện trạng. Các vị trí chưa rõ hoặc có dấu hiệu thay đổi được ghi lại để kiểm tra trực tiếp khi khảo sát.

4.3. Đo đạc mặt bằng thực tế

Đo đạc tập trung vào những thông số cần để thể hiện chính xác hiện trạng trên bản vẽ. Thiết bị đo được lựa chọn theo đặc điểm mặt bằng và yêu cầu của dự án.

Quá trình đo cần tập trung vào:

• Kích thước và hình dạng mặt bằng.
• Cao độ sàn, trần và đáy dầm.
• Vị trí, kích thước cột, dầm, tường và vách.
• Cửa, hộp kỹ thuật và các vị trí cố định.
• Chênh cao hoặc dấu hiệu bất thường của bề mặt sàn.

Sau khi đo, số liệu thực tế được đối chiếu với hồ sơ hiện có. Những vị trí sai lệch hoặc chưa đủ thông tin cần được đánh dấu để kiểm tra bổ sung trước khi lập bản vẽ hiện trạng.

4.4. Ghi nhận hiện trạng hệ thống kỹ thuật

Khảo sát hệ thống kỹ thuật tập trung vào vị trí, thiết bị hiện hữu và các điều kiện có thể ảnh hưởng đến phạm vi cải tạo. Việc kiểm tra được thực hiện theo phạm vi của từng hệ thống.

Cần thực hiện các công việc chính:

• Ghi nhận vị trí thiết bị và tuyến kỹ thuật có thể xác định.
• Đối chiếu thông tin thực tế với hồ sơ điện, điều hòa, nước, mạng và PCCC.
• Xác định các vị trí cần phối hợp với vách, trần, nội thất hoặc thiết bị dự kiến.
• Ghi chú những thông số chưa thể xác minh tại hiện trường.
• Chuyển các nội dung cần đánh giá sâu sang bước kiểm tra kỹ thuật phù hợp.

Thông tin khảo sát cần phân biệt rõ dữ liệu đã xác minh với nội dung còn chờ hồ sơ, đo kiểm hoặc xác nhận chuyên môn.

4.5. Chụp ảnh và ghi chú hiện trạng

Ảnh khảo sát bổ sung thông tin cho số đo và bản vẽ, đặc biệt tại các điểm kỹ thuật hoặc vị trí có dấu hiệu hư hỏng. Hình ảnh cần được tổ chức để có thể xác định lại vị trí khi đối chiếu sau khảo sát.

Khi ghi nhận hiện trường, cần:

• Chụp tổng thể các không gian chính.
• Chụp chi tiết vị trí kỹ thuật hoặc hư hỏng cần theo dõi.
• Gắn mã ảnh với không gian hoặc hạng mục tương ứng.
• Ghi vị trí, hướng chụp và nội dung cần xác minh khi cần.

Ảnh, mã số và ghi chú cần thống nhất với sơ đồ hoặc bản vẽ khảo sát để thuận tiện khi tổng hợp hồ sơ.

4.6. Đối chiếu hiện trạng với nhu cầu sử dụng

Bước đối chiếu xác định mức độ phù hợp giữa điều kiện mặt bằng và nhu cầu vận hành của doanh nghiệp. Phân tích tập trung vào các mối quan hệ có ảnh hưởng trực tiếp đến phương án bố trí.

Các nhóm cần đối chiếu gồm:

• Quy mô nhân sự với số chỗ ngồi và diện tích sử dụng.
• Nhu cầu phòng họp, phòng riêng và các không gian dùng chung.
• Luồng di chuyển với vị trí các không gian chức năng.
• Nhu cầu thiết bị với điện, điều hòa, mạng và hạ tầng hiện hữu.
• Yêu cầu về ánh sáng, tiếng ồn, thông gió và che chắn tầm nhìn.

Qua đối chiếu, các giới hạn về diện tích, cấu kiện và hệ thống kỹ thuật được xác định để xử lý trong bước thiết kế.

4.7. Xác định hạng mục giữ lại, di dời, tháo dỡ, cải tạo hoặc thay mới

Sau khi đối chiếu hiện trạng với nhu cầu sử dụng, các hạng mục được phân loại theo hướng xử lý dự kiến. Bảng phân loại giúp làm rõ phạm vi công việc trước khi thiết kế và lập dự toán.

Nhóm xử lý	Nội dung cần xác định
Giữ lại	Hạng mục còn phù hợp và không cần thay đổi trong phạm vi dự án
Di dời	Hạng mục tiếp tục sử dụng nhưng cần chuyển sang vị trí khác
Tháo dỡ	Hạng mục không còn sử dụng hoặc cản trở phạm vi cải tạo
Cải tạo	Hạng mục cần sửa chữa, điều chỉnh hoặc thay một phần
Thay mới	Hạng mục cần thay do tình trạng hiện tại hoặc yêu cầu sử dụng

Việc phân loại có thể áp dụng cho hoàn thiện, nội thất và thiết bị kỹ thuật trong phạm vi khảo sát. Với các hệ thống kỹ thuật, quyết định giữ lại hoặc thay đổi cần dựa thêm vào hồ sơ và kiểm tra chuyên môn khi cần.

4.8. Lập hồ sơ hiện trạng

Dữ liệu sau khảo sát được tổng hợp thành hồ sơ phục vụ các bước tiếp theo của dự án. Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào phạm vi khảo sát và mức độ chi tiết đã xác định từ đầu.

Hồ sơ có thể được nhóm thành:

• Bản vẽ hiện trạng: mặt bằng, kích thước, cao độ, trần, mặt đứng hoặc mặt cắt khi cần.
• Thông tin hệ thống kỹ thuật: vị trí điện, điều hòa, cấp thoát nước, PCCC, mạng và các hệ thống thuộc phạm vi.
• Danh mục hiện hữu: nội thất, thiết bị, vật liệu và hướng xử lý dự kiến.
• Hồ sơ ghi nhận: ảnh hiện trạng, các điểm sai lệch, vấn đề cần xử lý và nội dung còn chờ xác nhận.

Hồ sơ cần phân biệt rõ thông tin đã xác minh với phần còn chờ kiểm tra. Cách tổ chức này tạo cơ sở thống nhất cho thiết kế, lập dự toán và chuẩn bị thi công.

5. Những lỗi thường gặp khi khảo sát hiện trạng văn phòng

Sai sót thường phát sinh khi hồ sơ chưa được đối chiếu với thực tế hoặc phạm vi khảo sát và cách ghi nhận chưa đầy đủ. Thông tin thiếu hoặc sai có thể ảnh hưởng đến bản vẽ hiện trạng, phạm vi cải tạo và các quyết định ở bước thiết kế.

5.1. Chỉ dựa vào bản vẽ cũ

Bản vẽ do tòa nhà hoặc đơn vị sử dụng trước cung cấp có thể không còn trùng với hiện trạng. Trong quá trình sử dụng và cải tạo, vị trí vách, cửa, nội thất hoặc một phần hệ thống kỹ thuật có thể đã thay đổi.

Sử dụng số liệu cũ mà không đối chiếu dễ dẫn đến sai kích thước hoặc vị trí trên bản vẽ. Những thông số ảnh hưởng trực tiếp đến phương án cần được kiểm tra lại tại hiện trường.

5.2. Đo đạc mặt bằng chưa đầy đủ

Đo diện tích sàn chưa cung cấp đủ thông tin để lập bản vẽ hiện trạng. Các thông số thường bị bỏ sót gồm cao độ, vị trí cột dầm, cửa, góc lệch và khoảng kỹ thuật.

Khi số đo thiếu, vách, trần, nội thất hoặc thiết bị có thể không phù hợp với điều kiện thực tế. Những vị trí bất thường cần được đo và ghi chú rõ ngay trong quá trình khảo sát.

5.3. Bỏ qua hệ thống kỹ thuật và khu vực ẩn

Nhiều đường ống, dây cáp và thiết bị kỹ thuật nằm phía trên trần, dưới sàn hoặc trong hộp kỹ thuật. Nếu khảo sát tập trung vào bề mặt, các vị trí liên quan có thể bị bỏ sót.

Phần không thể quan sát trực tiếp cần được ghi rõ để đối chiếu với hồ sơ MEP hoặc kiểm tra chuyên môn. Dữ liệu đầy đủ giúp nhận diện sớm các vị trí có khả năng chồng lấn với vách, trần, nội thất hoặc thiết bị dự kiến.

5.4. Không đánh giá tình trạng hư hỏng

Ngoài số đo, khảo sát cần ghi nhận tình trạng của trần, sàn, tường và các hạng mục hiện hữu. Nứt, thấm, ẩm, bong tróc, rò nước hoặc chênh lệch bề mặt có thể làm thay đổi phạm vi xử lý. Dấu hiệu hư hỏng cần được chụp ảnh và xác định vị trí. Khi chưa đủ căn cứ kết luận nguyên nhân, hồ sơ nên ghi rõ nội dung cần kiểm tra thêm.

5.5. Không kiểm tra công năng và nhu cầu sử dụng

Diện tích là một trong các điều kiện để bố trí văn phòng. Phương án còn phụ thuộc vào quy mô nhân sự, mô hình làm việc, phòng họp, lưu trữ, khu phụ trợ, phòng máy chủ và các yêu cầu sử dụng riêng.

Dữ liệu về nhu cầu vận hành cần được đối chiếu với hiện trạng trước khi phát triển phương án bố trí. Nếu thiếu bước này, mặt bằng có thể đáp ứng về diện tích nhưng chưa phù hợp với cách doanh nghiệp sử dụng không gian.

5.6. Không làm rõ phạm vi cải tạo

Hạng mục giữ lại, di dời, tháo dỡ, cải tạo hoặc thay mới cần được xác định theo cùng một phạm vi giữa các bên liên quan. Nếu cách hiểu khác nhau, bản vẽ và dự toán có thể được lập dựa trên các giả định không thống nhất.

Nội thất, thiết bị và phần hoàn thiện hiện hữu nên được ghi nhận về số lượng, kích thước, tình trạng và hướng xử lý dự kiến. Những nội dung chưa thống nhất cần được đánh dấu để xác nhận trước bước thiết kế hoặc lập dự toán.

5.7. Bỏ qua điều kiện và quy định thi công

Khảo sát mặt bằng cần xem xét cả điều kiện triển khai của tòa nhà. Giờ thi công, vận chuyển, sử dụng thang hàng, tập kết vật tư và thủ tục trình duyệt có thể ảnh hưởng đến cách tổ chức công việc.

Điều kiện thi công và vận chuyển cần được đối chiếu với Hướng dẫn thi công của tòa nhà. Nếu thông tin được xác nhận muộn, kế hoạch triển khai hoặc các khoản chi liên quan có thể phải điều chỉnh.

5.8. Ghi nhận và xác nhận hồ sơ không đầy đủ

Hồ sơ thiếu kích thước, vị trí hoặc chú thích khiến thông tin khảo sát khó đối chiếu ở bước thiết kế. Ảnh hiện trường cũng mất giá trị sử dụng nếu không xác định được không gian, hạng mục hoặc vấn đề đang được ghi nhận.

Hồ sơ khảo sát cần thể hiện rõ thông tin đã xác minh, vị trí tương ứng và nội dung còn chờ kiểm tra. Những điểm cần xác nhận với doanh nghiệp, ban quản lý hoặc đơn vị chuyên môn nên được ghi riêng để tránh bỏ sót.

Trước khi phát triển phương án thiết kế thi công văn phòng, doanh nghiệp cần bảo đảm thông tin hiện trạng đã được đối chiếu và những điểm còn thiếu căn cứ đã được ghi rõ. Cách xác nhận này giúp đơn vị thiết kế biết dữ liệu nào có thể sử dụng ngay, nội dung nào cần kiểm tra thêm và tránh đưa ra quyết định dựa trên giả định về mặt bằng.

6. Câu hỏi thường gặp

6.1. Khảo sát hiện trạng văn phòng mất bao lâu?

Khảo sát hiện trạng văn phòng thường mất khoảng 2 – 8 giờ tại công trình đối với mặt bằng đơn giản; văn phòng lớn, nhiều tầng hoặc có hệ thống kỹ thuật phức tạp có thể cần 1 – 2 ngày. Thời gian đo vẽ, tổng hợp ảnh và lập hồ sơ sau khảo sát thường kéo dài thêm 3 – 10 ngày làm việc, tùy diện tích, mức độ chi tiết và khả năng tiếp cận các khu vực cần kiểm tra.

6.2. Có cần bản vẽ mặt bằng trước khi khảo sát không?

Không bắt buộc phải có bản vẽ mặt bằng trước khi khảo sát, nhưng nên chuẩn bị nếu có. Bản vẽ cũ giúp đội khảo sát định hướng, chia khu vực và nhanh chóng đối chiếu những điểm sai lệch với thực tế. Nếu chưa có, đơn vị khảo sát vẫn có thể đo đạc, phác thảo mặt bằng và lập bản vẽ hiện trạng mới tại công trình.

6.3. Nên khảo sát hiện trạng trước hay sau khi chốt phương án thiết kế?

Khảo sát nên thực hiện trước khi chốt phương án thiết kế vì kích thước, cao độ, cấu kiện và hệ thống kỹ thuật là căn cứ để phát triển phương án. Trong quá trình thiết kế, dự án vẫn có thể cần khảo sát bổ sung khi xuất hiện vị trí hoặc thông tin kỹ thuật cần xác minh thêm.

6.4. Cải tạo văn phòng đang hoạt động có cần khảo sát riêng không?

Có. Văn phòng đang hoạt động nên được khảo sát riêng hoặc khảo sát bổ sung để ghi nhận luồng di chuyển, khu vực làm việc, thiết bị đang sử dụng và các hệ thống không thể gián đoạn. Kết quả khảo sát giúp lập phương án cải tạo theo từng giai đoạn, bố trí khu vực tạm, kiểm soát bụi/ồn và duy trì an toàn, điện, mạng, điều hòa trong suốt quá trình thi công.

6.5. Khảo sát hiện trạng có giúp giảm chi phí cải tạo văn phòng không?

Có. Khảo sát hiện trạng giúp xác định chính xác những hạng mục cần sửa, phần có thể giữ lại hoặc tái sử dụng, đồng thời phát hiện sớm lỗi kết cấu và hệ thống kỹ thuật để hạn chế phát sinh khi thi công. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể lập dự toán sát thực tế, ưu tiên ngân sách và tránh sửa chữa hoặc tháo dỡ không cần thiết.