Dự tính chi phí thi công

Dự toán chi phí thi công nội thất văn phòng giúp doanh nghiệp xác định ngân sách đầu tư, lựa chọn mức hoàn thiện và chuẩn bị kế hoạch triển khai trước khi bắt đầu dự án. Chi phí được tính toán dựa trên diện tích, hiện trạng mặt bằng, phương án thiết kế, vật liệu và các yêu cầu kỹ thuật. 

Tại Maison Interior, đơn giá thi công văn phòng được chia thành ba mức đầu tư: 

Lưu ý: Đơn giá thi công trên phục vụ dự tính ngân sách ban đầu, chưa phải báo giá xác nhận cho một công trình cụ thể. Doanh nghiệp cần đối chiếu phạm vi bao gồm, điều kiện mặt bằng và các khoản chi phí liên quan trước khi quyết định đầu tư. 

>> Xem chi tiết: Báo giá thiết kế thi công nội thất văn phòng chi tiết

1. Cách lập ngân sách thi công văn phòng theo diện tích

Phương pháp dự toán theo diện tích được sử dụng trong giai đoạn đầu để xác định quy mô ngân sách cho dự án. Doanh nghiệp có thể tính chi phí tham khảo bằng cách nhân diện tích thi công với đơn giá tương ứng cho mức giá đầu tư văn phòng. 

Công thức dự tính:

Ngân sách thi công dự tính = Diện tích thi công (m²) × Đơn giá tham khảo (VNĐ/m²)

Ví dụ, với văn phòng diện tích 200 m², ngân sách thi công được tính như sau:

Cùng diện tích 200 m², ngân sách thực tế có thể khác nhau đáng kể giữa văn phòng bàn giao thô và văn phòng đã hoàn thiện sẵn trần, sàn, điều hòa. Số lượng phòng họp, khu tiếp khách, vách ngăn và yêu cầu nội thất cũng ảnh hưởng trực tiếp đến khối lượng thi công.

Để lập ngân sách sát thực tế, doanh nghiệp nên xác định ba nhóm chi phí:

• Chi phí thiết kế: Khảo sát, phát triển phương án bố trí công năng, phối cảnh 3D, hồ sơ kỹ thuật và bóc tách khối lượng.
• Chi phí thi công và trang bị: Hoàn thiện kiến trúc, hệ thống kỹ thuật, sản xuất và lắp đặt nội thất theo phạm vi được duyệt.
• Chi phí dự phòng và chi phí liên quan: Các khoản cần xác minh như VAT, phí tòa nhà, vận chuyển, điều chỉnh hiện trạng hoặc những thay đổi được phê duyệt trong quá trình triển khai.

Doanh nghiệp nên dành một khoản dự phòng riêng, xác định theo mức độ hoàn thiện của hồ sơ và rủi ro thực tế, thay vì sử dụng toàn bộ ngân sách cho báo giá thi công ban đầu.

2. Các hạng mục cần đưa vào dự toán thi công

Một bản dự toán thi công văn phòng cần thể hiện đầy đủ danh mục công việc, khối lượng, đơn giá và phạm vi thực hiện. Việc phân chia theo từng hạng mục giúp doanh nghiệp nhận diện những nhóm chi phí lớn và kiểm soát ngân sách trong quá trình triển khai.

Công cụ của Maison Interior sử dụng cơ cấu phân bổ tham khảo gồm 7 hạng mục:

Lưu ý: Tỷ lệ trên bảng là mô hình phân bổ tham khảo của công cụ, không phải định mức cố định cho mọi dự án. Tỷ trọng thực tế phụ thuộc vào hiện trạng, phạm vi và điều kiện kỹ thuật của công trình.

Trong đó, trang thiết bị nội thất, hoàn thiện phần thô và hệ thống cơ điện là các nhóm có tỷ trọng đáng kể trong cơ cấu dự toán mẫu.

Đối với nội thất, doanh nghiệp cần xác định rõ số lượng bàn làm việc, ghế, tủ lưu trữ, quầy lễ tân, nội thất phòng họp và các sản phẩm đặt riêng. Những thay đổi về vật liệu, phụ kiện hoặc cấu tạo có thể khiến tổng giá trị hạng mục chênh lệch đáng kể.

Với hệ thống kỹ thuật, cần đối chiếu hiện trạng điện, điều hòa văn phòng, hệ thống thông gió, mạng và PCCC trước khi xác định phạm vi nâng cấp hoặc điều chỉnh. Một số công trình có thể tận dụng hệ thống sẵn có, trong khi những mặt bằng khác yêu cầu cải tạo để đáp ứng bố trí mới.

Khi lập dự toán chi tiết, các hạng mục nên được bóc tách thành bảng khối lượng (BOQ), thể hiện tối thiểu tên công việc, đơn vị tính, khối lượng, đơn giá và thành tiền. Đây là cơ sở để kiểm tra chi phí và nghiệm thu theo phạm vi hợp đồng.

3. Những yếu tố khiến chi phí thi công thay đổi

Chi phí thi công nội thất văn phòng không phụ thuộc riêng vào diện tích. Hai công trình có cùng quy mô và mức đầu tư dự kiến vẫn có thể phát sinh chênh lệch do hiện trạng, công năng, vật liệu và điều kiện triển khai.

Hiện trạng và điều kiện bàn giao mặt bằng 

Hiện trạng mặt bằng quyết định khối lượng công việc cần thực hiện và khả năng tận dụng hạ tầng sẵn có. Văn phòng bàn giao thô thường cần hoàn thiện trần, sàn, vách ngăn và hệ thống kỹ thuật, trong khi mặt bằng đã hoàn thiện có thể giữ lại một phần hệ thống điện, chiếu sáng hoặc điều hòa. Ngoài ra, với dự án cải tạo, việc tháo dỡ nội thất cũ, xử lý bề mặt và điều chỉnh hạ tầng hiện hữu có thể làm tăng chi phí. Vì vậy, khảo sát hiện trạng văn phòng là bước cần thiết để xác định phạm vi thi công và lập dự toán sát thực tế. 

Diện tích và mức độ phân chia không gian

Diện tích sàn thi công ảnh hưởng trực tiếp đến tổng khối lượng vật tư, nhân công và trang thiết bị nội thất. Tuy nhiên, chi phí trên mỗi mét vuông còn phụ thuộc vào cách tổ chức mặt bằng và số lượng phòng chức năng. Văn phòng có nhiều phòng họp, phòng quản lý, phòng máy chủ hoặc khu vực yêu cầu cách âm thường phát sinh thêm vách ngăn, cửa và hệ thống kỹ thuật so với không gian làm việc mở.  

Phong cách thiết kế và vật liệu nội thất

Phong cách thiết kế văn phòng, chủng loại vật liệu và mức độ hoàn thiện tạo nên sự khác biệt về chi phí giữa các phương án thi công. Những thiết kế sử dụng cấu tạo tiêu chuẩn, đường nét đơn giản thường thuận lợi hơn trong sản xuất và lắp đặt, trong khi các chi tiết tạo hình phức tạp, vật liệu đặc biệt hoặc nội thất đặt riêng có thể làm tăng chi phí gia công. Các lựa chọn như gỗ MDF, gỗ MFC, đá, kính, kim loại và phụ kiện cũng có mức giá khác nhau tùy theo quy cách và chất lượng. Vì thế, doanh nghiệp nên cân nhắc độ bền, tính thẩm mỹ và khả năng bảo trì khi lựa chọn vật liệu cho từng khu vực. 

Hệ thống kỹ thuật và cơ sở hạ tầng MEP 

Hệ thống cơ điện (MEP) bao gồm điện, chiếu sáng, mạng, điều hòa, thông gió và các hạng mục kỹ thuật liên quan đến vận hành văn phòng. Chi phí có thể thay đổi theo mật độ nhân sự, số lượng phòng chức năng, yêu cầu cấp điện, hạ tầng công nghệ và khả năng tận dụng hệ thống hiện hữu. Đặc biệt, việc điều chỉnh hệ thống điều hòa, bố trí đầu báo cháy, đầu phun chữa cháy hoặc bổ sung thiết bị an ninh cần được xem xét theo thiết kế và yêu cầu kỹ thuật của tòa nhà. 

>> Xem thêm: Các loại bản vẽ MEP trong thiết kế nội thất văn phòng

Quy định và điều kiện thi công tại tòa nhà 

Các quy định vận hành của tòa nhà có thể ảnh hưởng đến tiến độ, phương án tổ chức thi công và chi phí nhân công. Một số cao ốc giới hạn thời gian thi công, yêu cầu thực hiện các công việc gây tiếng ồn ngoài giờ hành chính hoặc quy định riêng về vận chuyển vật tư bằng thang hàng. Ngoài ra, các khoản phí liên quan đến đăng ký thi công, vệ sinh, bảo vệ khu vực chung và sử dụng tiện ích tòa nhà cần được xác minh trước khi lập ngân sách thi công văn phòng. 

Thay đổi thiết kế trong quá trình thi công

Điều chỉnh phương án thiết kế sau khi đã triển khai có thể làm phát sinh chi phí vật tư, nhân công và ảnh hưởng đến tiến độ bàn giao. Những thay đổi như di chuyển vách ngăn, bổ sung phòng chức năng, thay thế vật liệu hoặc điều chỉnh hệ thống điện, điều hòa có thể yêu cầu tháo dỡ và thi công lại các hạng mục đã hoàn thành. Để hạn chế phát sinh, doanh nghiệp cần thống nhất mặt bằng công năng, vật liệu và hồ sơ kỹ thuật trước khi thi công. Mọi thay đổi sau phê duyệt nên được đánh giá về khối lượng, chi phí và tiến độ trước khi thực hiện.

4. Lựa chọn vật liệu và phương án thiết kế theo ngân sách

Lựa chọn vật liệu và phương án thiết kế ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí đầu tư, chất lượng hoàn thiện và hiệu quả sử dụng văn phòng. Doanh nghiệp cần cân đối ngân sách dựa trên công năng, tần suất sử dụng và yêu cầu thẩm mỹ của từng khu vực, thay vì áp dụng cùng một tiêu chuẩn hoàn thiện cho toàn bộ không gian. 

Tùy theo đặc điểm vận hành và nhu cầu sử dụng, mỗi khu vực văn phòng cần được xem xét những tiêu chí lựa chọn vật liệu và nội thất khác nhau:

Sau khi xác định tiêu chuẩn hoàn thiện cho từng khu vực, doanh nghiệp cần thống nhất danh mục vật liệu ngay từ giai đoạn thiết kế. Bảng chỉ định nên thể hiện rõ chủng loại, thương hiệu, quy cách, mã màu, bề mặt và phụ kiện đi kèm để làm cơ sở lập dự toán và kiểm tra chất lượng thi công. Với các hạng mục có giá trị lớn như vách kính, sàn hoàn thiện, quầy lễ tân hoặc nội thất đặt riêng, việc phê duyệt mẫu vật liệu và chi tiết cấu tạo trước khi sản xuất giúp hạn chế thay đổi, phát sinh chi phí trong quá trình triển khai.

Bên cạnh yếu tố thẩm mỹ, phương án lựa chọn vật liệu cần tính đến độ bền, chi phí bảo trì và khả năng thay thế trong suốt thời gian sử dụng. Doanh nghiệp nên ưu tiên ngân sách cho hệ thống kỹ thuật, các khu vực có tần suất sử dụng cao và những hạng mục ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành. Đối với chi tiết trang trí hoặc vật liệu có nhiều phương án thay thế, có thể điều chỉnh chủng loại và mức hoàn thiện để cân đối chi phí, đồng thời đảm bảo công năng, chất lượng và định hướng thiết kế đã thống nhất.

>> Xem thêm: 

• Tiêu chí chọn vật liệu nội thất văn phòng bền, đẹp, tối ưu 
• 6 Loại vật liệu lát sàn văn phòng trong thiết kế nội thất

5. Cách đọc và so sánh báo giá thi công văn phòng

Khi nhận báo giá từ nhiều đơn vị thiết kế thi công, doanh nghiệp cần đối chiếu trên cùng phạm vi công việc và tiêu chuẩn vật liệu. Việc chỉ so sánh tổng giá trị hợp đồng có thể dẫn đến đánh giá chưa đầy đủ về chi phí thực tế.

Một báo giá thi công cần làm rõ các nội dung sau:

Ví dụ, hai báo giá có cùng tổng giá trị 1,2 tỷ đồng nhưng một phương án đã bao gồm bàn ghế, hệ thống điều hòa và các hạng mục PCCC cần điều chỉnh, trong khi phương án còn lại loại trừ một số phần việc này. Khi đó, chi phí cuối cùng của hai phương án có thể rất khác nhau.

Doanh nghiệp cần yêu cầu các đơn vị giải thích rõ hạng mục chưa bao gồm và cơ sở xác định khối lượng. Với những khoản chưa đủ thông tin để định giá, nên ghi nhận thành danh mục cần khảo sát hoặc xác minh bổ sung.

Trong quá trình triển khai, mọi điều chỉnh về thiết kế, vật liệu hoặc khối lượng nên được cập nhật bằng văn bản, xác nhận chi phí và ảnh hưởng tiến độ trước khi thực hiện. Đây là cơ sở quan trọng để kiểm soát phát sinh và đối chiếu quyết toán.

6. Những bước cần chuẩn bị trước khi triển khai thi công

Một dự án thi công văn phòng cần được chuẩn bị từ giai đoạn xác định nhu cầu sử dụng, lựa chọn mặt bằng và xây dựng ngân sách. Thông tin đầu vào càng rõ ràng, việc phát triển phương án và lập dự toán càng có cơ sở để thực hiện.

• Bước 1 - Xác định nhu cầu sử dụng: Thống kê số lượng nhân sự, cơ cấu phòng ban, kế hoạch phát triển và các khu vực chức năng để xác định phương án bố trí mặt bằng phù hợp.
• Bước 2 - Kiểm tra hiện trạng mặt bằng: Đánh giá điều kiện bàn giao, hệ thống điện, điều hòa, PCCC và các hạng mục có thể tận dụng hoặc cần cải tạo để xác định phạm vi thi công.
• Bước 3 -Xác định ngân sách đầu tư: Tham khảo chi phí theo diện tích và lựa chọn mức đầu tư Cơ bản, Trung cấp hoặc Cao cấp để xây dựng ngân sách dự kiến.
• Bước 4 -Xây dựng phương án thiết kế và dự toán: Triển khai mặt bằng công năng, phối cảnh 3D, lựa chọn vật liệu và lập dự toán chi tiết dựa trên hồ sơ thiết kế, khối lượng thực tế.
• Bước 5 - Thống nhất kế hoạch thi công: Xác nhận phạm vi công việc, tiến độ, điều kiện hợp đồng, nghiệm thu và phối hợp với ban quản lý tòa nhà trước khi triển khai.

Việc hoàn thành các bước chuẩn bị trước khi thi công văn phòng giúp doanh nghiệp có đủ thông tin để phê duyệt phương án, quản lý ngân sách và theo dõi quá trình thi công.

7. Lập kế hoạch ngân sách thi công cùng Maison Interior 

Maison Interior là đơn vị chuyên tư vấn, thiết kế và thi công nội thất văn phòng tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh. Với kinh nghiệm triển khai các dự án văn phòng thuộc nhiều lĩnh vực và quy mô, Maison Interior thấu hiểu những yêu cầu của doanh nghiệp trong việc cân đối ngân sách, tổ chức không gian làm việc và đảm bảo chất lượng công trình.

Mỗi dự án được tiếp cận theo quy trình đồng bộ, từ khảo sát hiện trạng, nghiên cứu nhu cầu sử dụng, phát triển phương án thiết kế đến lựa chọn vật liệu, lập dự toán và tổ chức thi công. Sự phối hợp giữa đội ngũ thiết kế và kỹ thuật giúp các giải pháp được xem xét về công năng, tính thẩm mỹ, khả năng triển khai và hiệu quả đầu tư. 

Với cách tiếp cận đồng bộ từ thiết kế đến thi công, Maison Interior đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc xây dựng phương án phù hợp với ngân sách, làm rõ phạm vi công việc và quản lý các hạng mục theo hồ sơ đã thống nhất. Qua đó, doanh nghiệp có cơ sở chủ động kế hoạch đầu tư và đưa không gian văn phòng vào sử dụng theo nhu cầu thực tế. 

Liên hệ Maison Interior để nhận tư vấn dự toán chi phí thiết kế và thi công nội thất văn phòng ngay hôm nay!