Kinh nghiệm thuê thiết kế thi công nội thất văn phòng uy tín

Kinh nghiệm thuê thiết kế thi công nội thất văn phòng uy tín là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu không gian làm việc về cả thẩm mỹ, công năng và chi phí đầu tư. Trong bối cảnh thị trường có hàng trăm đơn vị thiết kế thi công với chất lượng và giá cả khác nhau, việc nắm rõ các nguyên tắc lựa chọn đơn vị uy tín sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro không đáng có như thi công chậm tiến độ, phát sinh chi phí hay không đạt kỳ vọng thẩm mỹ.

1. Có nên thuê thiết kế nội thất hay không?

Câu hỏi “có nên thuê thiết kế nội thất hay không?” là băn khoăn phổ biến của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt khi bắt đầu xây dựng hoặc cải tạo văn phòng làm việc. Thực tế cho thấy, việc tự triển khai nội thất thường chỉ phù hợp với không gian đơn giản, quy mô nhỏ, hoặc khi doanh nghiệp đã có đội ngũ kỹ thuật, kiến trúc sư nội bộ. Trong đa số trường hợp còn lại, thuê một đơn vị thiết kế chuyên nghiệp là lựa chọn mang lại hiệu quả cao hơn cả về chi phí đầu tư dài hạn, tính thẩm mỹ thương hiệu và hiệu quả vận hành thực tế.

• Tối ưu hóa công năng sử dụng: Mỗi mét vuông diện tích sẽ được khai thác đúng mục đích, phù hợp mô hình vận hành, số lượng nhân sự và nhu cầu mở rộng.
• Đảm bảo tính đồng bộ & thẩm mỹ thương hiệu: Từ vật liệu, màu sắc đến cách bố trí ánh sáng – tất cả đều thống nhất theo bộ nhận diện và văn hóa doanh nghiệp.
• Tiết kiệm chi phí dài hạn: Thiết kế chuyên nghiệp giúp giảm thiểu sai sót trong thi công, hạn chế sửa chữa phát sinh và đảm bảo tuổi thọ công trình.
• Rút ngắn thời gian triển khai: Quy trình rõ ràng, hồ sơ đầy đủ, giám sát đúng kỹ thuật giúp dự án đúng tiến độ bàn giao.

Vì vậy, thuê thiết kế nội thất chuyên nghiệp là bước đi chiến lược nếu doanh nghiệp muốn đầu tư bài bản cho môi trường làm việc – nơi tạo cảm hứng, hiệu suất và là bộ mặt thương hiệu trước khách hàng, đối tác.

2. Kinh nghiệm thuê thiết kế nội thất hiệu quả

Việc thuê một đơn vị thiết kế nội thất không đơn thuần là ký hợp đồng và giao phó toàn bộ cho đối tác. Để đạt được một không gian làm việc đáp ứng đúng nhu cầu – ngân sách – thẩm mỹ thương hiệu, doanh nghiệp cần chủ động từ bước đầu khảo sát đến quá trình phối hợp thực hiện.

2.1 Xác định rõ nhu cầu & mục tiêu sử dụng

Trước khi liên hệ bất kỳ đơn vị thiết kế nào, doanh nghiệp cần tự trả lời ba câu hỏi cốt lõi:

• Không gian được sử dụng để làm gì? (văn phòng điều hành, không gian sáng tạo, khu vực tiếp khách…)
• Ai là đối tượng sử dụng chính? (cấp quản lý, nhân sự trẻ, nhóm kỹ thuật, khách hàng,…)
• Mục tiêu thiết kế là gì? (tối ưu công năng, nâng cao hình ảnh thương hiệu, cải thiện trải nghiệm làm việc,…)

Việc xác định rõ mục tiêu sử dụng và đặc điểm vận hành thực tế giúp kiến trúc sư hiểu đúng insight, từ đó đưa ra giải pháp bố trí mặt bằng, lựa chọn vật liệu, màu sắc và phong cách phù hợp.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có kế hoạch phát triển nhân sự hoặc thay đổi mô hình hoạt động trong 1–3 năm tới, cần chia sẻ ngay từ đầu để không gian được thiết kế linh hoạt, hạn chế chi phí cải tạo về sau.

2.2 Xác định ngân sách – đừng mơ hồ

Ngân sách là yếu tố định hình phạm vi thiết kế, mức độ hoàn thiện và lựa chọn vật liệu thi công. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp rơi vào tình trạng không xác định rõ ngân sách từ đầu, dẫn đến việc thiết kế vượt khả năng chi trả hoặc phát sinh chi phí ngoài kiểm soát.

Một số nguyên tắc khi xác định ngân sách:

• Phân bổ ngân sách theo hạng mục thiết kế (5–10%), thi công hoàn thiện (60–70%), nội thất rời và thiết bị (20–30%).
• Xác định mức đầu tư phù hợp cơ bản – trung cấp – cao cấp, tùy theo vị trí văn phòng, định vị thương hiệu và vòng đời sử dụng không gian.
• Luôn dự trù 5–10% chi phí phát sinh cho các thay đổi nhỏ hoặc nâng cấp vật liệu trong quá trình triển khai.

Việc xác định ngân sách rõ ràng ngay từ đầu không chỉ giúp đơn vị thiết kế đưa ra phương án khả thi mà còn giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch tài chính, tránh rủi ro đội vốn khi dự án đang vận hành.

2.3 Chọn công ty thiết kế nội thất văn phòng uy tín

Lựa chọn đơn vị thiết kế phù hợp là bước quan trọng quyết định hơn 70% hiệu quả không gian và mức độ hài lòng sau khi hoàn thiện. Một công ty thiết kế thi công nội thất uy tín không chỉ sở hữu tư duy sáng tạo, mà còn phải hiểu rõ thực tiễn thi công, kiểm soát ngân sách và đảm bảo tiến độ công trình.

Các tiêu chí đánh giá một đơn vị uy tín gồm:

• Hồ sơ năng lực rõ ràng: có đầy đủ profile, năng lực nhân sự, quy mô công trình đã triển khai.
• Dự án thực tế thuyết phục: ưu tiên các dự án đã hoàn thiện cho doanh nghiệp cùng ngành hoặc có quy mô tương đương.
• Đội ngũ chuyên môn chuyên sâu: kiến trúc sư, kỹ sư triển khai, quản lý dự án cần có kinh nghiệm và hiểu ngành vận hành.
• Phản hồi tích cực từ khách hàng cũ: đặc biệt là về cách phối hợp, khả năng giải quyết vấn đề và tính cam kết đúng tiến độ.

→ Mẹo hữu ích: Bạn nên dành thời gian tham quan các công trình thực tế đã thi công của đơn vị để đánh giá chất lượng và mức độ hoàn thiện so với thiết kế trên bản vẽ. 

Tham khảo ngay:

• Top 10 công ty thiết kế nội thất văn phòng TPHCM uy tín
• Top 9 công ty thiết kế nội thất văn phòng Hà Nội trọn gói

2.4 Kiểm tra rõ quy trình thiết kế thi công

Một quy trình thiết kế thi công nội thất chuyên nghiệp, có trình tự rõ ràng sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát tiến độ, đảm bảo tính logic giữa các bước thiết kế và triển khai thực tế, hạn chế tối đa việc thay đổi thiết kế giữa chừng gây tốn kém chi phí,…

Một quy trình thiết kế thi công nội thất văn phòng chuyên nghiệp tại Maison Interior thường bao gồm:

• Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu khách hàng
• Bước 2: Tiến hành khảo sát thực tế
• Bước 3: Lên bản vẽ 2D công năng
• Bước 4: Thiết kế diễn họa 3D chi tiết
• Bước 5: Triển khai hồ sơ kỹ thuật thi công
• Bước 6: Ký duyệt, sản xuất vật liệu thi công
• Bước 7: Thi công phần thô, PCCC & lắp đặt
• Bước 8. Vệ sinh công nghiệp & hoàn thiện
• Bước 9: Bàn giao & nghiệm thi công trình

→ Lưu ý: Bạn nên yêu cầu đơn vị cung cấp thời gian cụ thể cho từng giai đoạn và phương án phối hợp trong trường hợp có thay đổi hoặc điều chỉnh thiết kế. 

2.5 Yêu cầu báo giá minh bạch & chi tiết

Một bảng báo giá minh bạch giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và thể hiện mức độ chuyên nghiệp, cam kết rõ ràng của đơn vị thiết kế. Ngược lại, báo giá mập mờ, thiếu chi tiết thường là dấu hiệu tiềm ẩn rủi ro phát sinh trong quá trình triển khai.

Báo giá cần đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:

• Chi phí thiết kế nội thất: đơn giá tính theo m² hoặc theo gói (ví dụ: thiết kế concept, 2D, 3D, kỹ thuật thi công).
• Chi phí thi công (nếu có): chi tiết từng hạng mục như sàn, vách ngăn, trần, hệ thống điện – ánh sáng, nội thất rời…
• Chủng loại & vật liệu sử dụng: nên được liệt kê cụ thể theo mã vật tư, thương hiệu, quy cách kỹ thuật.
• Tiến độ thanh toán: chia thành các đợt rõ ràng theo mốc thời gian hoặc khối lượng công việc hoàn thành.
• Chi phí phát sinh (nếu có): cần được quy định rõ ràng điều kiện áp dụng và cách xử lý.

Ngoài ra, bạn nên yêu cầu đơn vị giải thích chi tiết từng dòng báo giá để dễ dàng so sánh giữa các nhà thầu, tránh trường hợp “giá thấp nhưng chất lượng thấp” hoặc phát sinh cao về sau.

>> Tham khảo bảng giá thiết kế thi công nội thất văn phòng trọn gói tại Maison Interior

2.6 Hợp đồng rõ ràng, điều khoản cam kết đầy đủ

Hợp đồng là nền tảng pháp lý quan trọng giúp bảo vệ quyền lợi đôi bên trong suốt quá trình triển khai. Một hợp đồng thiết kế thi công chuyên nghiệp cần thể hiện đầy đủ các cam kết và điều khoản ràng buộc cụ thể.

Một số nội dung bắt buộc trong hợp đồng gồm:

• Phạm vi công việc: liệt kê rõ các hạng mục thiết kế, bản vẽ bàn giao, quyền sử dụng bản quyền thiết kế.
• Tiến độ thực hiện: thời gian từng giai đoạn (2D, 3D, kỹ thuật, thi công…), thời điểm bàn giao, thời hạn bảo hành.
• Điều kiện nghiệm thu: phương pháp đánh giá chất lượng, hình thức xác nhận hoàn thành.
• Điều khoản thanh toán: đợt tạm ứng, thanh toán giữa kỳ, thanh toán sau nghiệm thu.
• Cam kết xử lý phát sinh: thời gian phản hồi, chi phí điều chỉnh, bồi thường nếu vi phạm tiến độ.
• Chế tài vi phạm hợp đồng: mức phạt nếu đơn vị thi công không đạt chất lượng hoặc trễ hạn bàn giao.

Hãy dành thời gian rà soát kỹ hợp đồng cùng bộ phận pháp lý trước khi ký kết – để đảm bảo mọi quyền lợi và trách nhiệm được xác lập rõ ràng, tránh tranh chấp không đáng có trong quá trình triển khai thực tế.

>> Xem ngay: Mẫu hợp đồng thi công nội thất văn phòng đầy đủ & chi tiết 

2.7 Luôn giữ vai trò chủ động, phối hợp thường xuyên

Ngay cả khi đã lựa chọn được một đơn vị thiết kế uy tín, vai trò của doanh nghiệp không dừng lại ở việc “giao khoán”. Một dự án nội thất thành công luôn đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ hai chiều giữa chủ đầu tư và đội ngũ thiết kế – thi công.

Doanh nghiệp cần chủ động ở những điểm sau:

• Cử đầu mối phụ trách dự án: là người nắm rõ yêu cầu sử dụng và có quyền ra quyết định nhanh, nhằm rút ngắn thời gian phản hồi.
• Duyệt & góp ý bản vẽ đúng tiến độ: đặc biệt ở các giai đoạn 2D layout, phối cảnh 3D và lựa chọn vật liệu.
• Theo dõi thi công định kỳ: kiểm tra chất lượng, khối lượng thực tế và kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh.

Việc chủ động phối hợp không chỉ giúp kiến trúc sư hiểu rõ hơn về mong muốn của doanh nghiệp mà còn hạn chế rủi ro thay đổi giữa chừng – nguyên nhân chính gây đội chi phí và trễ tiến độ thi công.

2.8 Ưu tiên đơn vị có kinh nghiệm thiết kế cho ngành nghề tương tự

Mỗi ngành nghề có đặc thù riêng về quy trình vận hành, không gian và văn hóa doanh nghiệp, do đó lựa chọn đơn vị từng thiết kế cho lĩnh vực tương tự sẽ giúp rút ngắn thời gian phát triển concept, đồng thời đưa ra giải pháp bố trí, vật liệu và màu sắc sát thực tế vận hành – đảm bảo hiệu quả sử dụng và tối ưu chi phí.

👉 Maison Interior là đơn vị thiết kế thi công nội thất đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Kinh nghiệm đa ngành giúp chúng tôi thấu hiểu nhu cầu đặc thù và đưa ra giải pháp thiết kế sát thực tế vận hành.

3. Sự khác biệt giữa thiết kế riêng & thiết kế thi công trọn gói

Trên thị trường hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức triển khai dự án nội thất văn phòng: thuê thiết kế riêng và gói thiết kế thi công trọn gói. Mỗi phương án đều có ưu – nhược điểm riêng và việc lựa chọn phù hợp cần dựa trên mục tiêu, ngân sách và mức độ kiểm soát mong muốn.

Hạng mục	Thiết kế riêng	Thiết kế & thi công trọn gói
Phạm vi dịch vụ	Chỉ thực hiện ý tưởng, bản vẽ thiết kế	Bao trọn từ thiết kế đến thi công hoàn thiện
Đơn vị thực hiện	Tách biệt: một bên thiết kế – một bên thi công	Một đơn vị chịu trách nhiệm toàn bộ
Tính đồng bộ	Có thể thiếu nhất quán nếu thi công không đúng bản vẽ	Đảm bảo xuyên suốt từ ý tưởng đến thực tế
Kiểm soát ngân sách	Dễ phát sinh nếu thi công không theo đúng hồ sơ	Dự toán chính xác ngay từ đầu
Tối ưu tiến độ	Phụ thuộc vào nhiều bên, dễ gián đoạn	Tiến độ liền mạch, quản lý tập trung
Chi phí	Có thể thấp ban đầu, nhưng dễ phát sinh	Chi phí rõ ràng, dễ kiểm soát tổng ngân sách

Khi nào nên chọn thiết kế riêng?

• Khi doanh nghiệp có đội ngũ kỹ thuật nội bộ kiểm soát được thi công.
• Khi đã có sẵn nhà thầu thi công quen thuộc và chỉ cần thuê ý tưởng thiết kế.

Khi nào nên chọn gói thiết kế thi công trọn gói?

• Khi cần một giải pháp tổng thể, đồng bộ từ ý tưởng đến thi công.
• Khi không có kinh nghiệm triển khai nội thất hoặc cần tối ưu tiến độ – chi phí.

4. Maison Interior – Đối tác thiết kế thi công nội thất văn phòng trọn gói

Với hơn 5+ năm kinh nghiệm và hàng trăm dự án lớn nhỏ trên toàn quốc, Maison Interior tự hào là một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực thiết kế và thi công nội thất văn phòng trọn gói. Chúng tôi không chỉ tập trung vào yếu tố thẩm mỹ, mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp từ bước định hình nhu cầu, phát triển thiết kế đến quản lý thi công và bàn giao không gian đúng tiến độ – đúng ngân sách.

Điểm khác biệt tại Maison Interior:

• Quy trình 9 bước bài bản: từ khảo sát – thiết kế – triển khai kỹ thuật – thi công – nghiệm thu.
• Thiết kế theo định hướng thương hiệu & chiến lược vận hành, không làm theo mẫu rập khuôn.
• Tối ưu chi phí đầu tư và kiểm soát rủi ro phát sinh với báo giá minh bạch, kế hoạch thi công rõ ràng.
• Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, am hiểu vận hành doanh nghiệp thuộc nhiều ngành: công nghệ, thương mại, logistics, startup, tài chính…

Với Maison Interior, mỗi dự án thiết kế thi công nội thất văn phòng không chỉ là một công trình, mà là giải pháp đồng hành giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và tạo dựng bản sắc thương hiệu qua không gian làm việc.

5. Câu hỏi thường gặp khi thuê thiết kế nội thất (FAQ) 

5.1 Có nên thuê thiết kế nội thất nếu ngân sách thấp?

Có. Ngay cả khi ngân sách hạn chế, việc thuê thiết kế vẫn giúp doanh nghiệp tránh lãng phí, tối ưu công năng và định hướng thẩm mỹ hiệu quả. Tại Maison Interior, chúng tôi cung cấp dịch vụ thiết kế nội thất văn phòng chỉ từ 150.000 VNĐ/m² đến 250.000 VNĐ/m².

5.2 Làm sao đánh giá năng lực đơn vị thiết kế?

Bạn nên dựa vào các tiêu chí như: hồ sơ năng lực rõ ràng, dự án thực tế đã triển khai, đội ngũ kiến trúc sư chuyên môn cao, phản hồi từ khách hàng cũ và quy trình làm việc chuyên nghiệp. Nếu có thể, hãy trực tiếp tham quan công trình mà đơn vị từng thực hiện.

>> Tham khảo ngay: Các dự án thiết kế thi công nội thất văn phòng từ Maison Interior

5.3 Thiết kế và thi công nội thất văn phòng mất bao lâu?

Thời gian phụ thuộc vào diện tích và độ phức tạp của từng dự án. Tại Maison Interior thời gian trung bình cho dự án thiết kế thi công nội thất văn phòng sẽ như sau:

• Thiết kế 2D: Từ 1 – 5 ngày
• Thiết kế 3D: Từ 3 – 7 ngày
• Thi công hoàn thiện: 15 – 45 ngày

Với các dự án lớn, Maison Interior áp dụng mô hình triển khai song song giữa giai đoạn kỹ thuật và chuẩn bị thi công để rút ngắn tiến độ bàn giao.

5.4 Báo giá thiết kế nội thất văn phòng bao gồm những gì?

Báo giá thiết kế sẽ bao gồm chi tiết các hạng mục sau:

• Chi phí thiết kế theo m²
• Các loại hồ sơ cung cấp: Hồ sơ bản vẽ mặt bằng, phối cảnh 3D, bản vẽ kỹ thuật
• Số lần chỉnh sửa bản vẽ
• Thời gian thực hiện thiết kế

Bạn nên yêu cầu báo giá kèm mô tả chi tiết từng hạng mục để dễ so sánh và kiểm soát ngân sách.

5.5 Có thể yêu cầu chỉnh sửa bản vẽ bao nhiêu lần trong gói thiết kế?

Thông thường, các đơn vị thiết kế nội thất văn phòng như Maison Interior sẽ cho phép 2 – 3 lần chỉnh sửa miễn phí, tùy theo giai đoạn. Các chỉnh sửa sau đó sẽ được tính phí nếu vượt quá phạm vi cam kết ban đầu. Do đó, bạn nên góp ý kỹ ở bản vẽ 2D và 3D để tránh phát sinh không cần thiết.