Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng và năng suất

Công tác văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển và duy trì hiệu quả hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong thực tế sẽ có các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng và năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên. Việc phân tích và hiểu rõ các yếu tố này sẽ là bước cần thiết để đưa ra những giải pháp thiết thực giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của tổ chức.

1. Ánh sáng trong văn phòng 

Ánh sáng là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc của nhân viên trong môi trường văn phòng. Một không gian làm việc được bố trí ánh sáng đầy đủ và phù hợp sẽ mang đến nhiều lợi ích như:

• Duy trì sự tập trung, tăng cường năng suất làm việc.
• Giảm căng thẳng, đau đầu và các vấn đề liên quan đến thị lực.
• Cải thiện tâm trạng và tinh thần, giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Ánh sáng trong văn phòng thường bao gồm hai nguồn chính là ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo. 

• Ánh sáng tự nhiên: Được xem là lựa chọn tối ưu cho mọi không gian làm việc. Các thiết kế cửa sổ lớn, rèm trong suốt hoặc không gian mở sẽ giúp tận dụng tối đa nguồn sáng này. Không chỉ giúp tiết kiệm năng lượng mà còn tạo cảm giác gần gũi, thoải mái cho nhân viên trong suốt quá trình làm việc.
• Hệ thống chiếu sáng nhân tạo: Bao gồm đèn LED, đèn huỳnh quang hoặc đèn sợi đốt. Trong đó, đèn LED ngày càng được ưu tiên nhờ khả năng tiết kiệm điện, ánh sáng ổn định và không gây mỏi mắt. Nhiệt độ màu nên được điều chỉnh ở mức thích hợp từ 4000 – 5000K để tạo cảm giác dễ chịu và tập trung hơn.

>> Xem thêm: Tiêu Chuẩn Ánh Sáng Trong Thiết Kế Nội Thất Văn Phòng 

2. Chất lượng không khí

Một trong các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến công tác văn phòng phải kể đến chất lượng không khí tại môi trường làm việc. Yếu tố này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe mà còn tác động lớn đến năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên.

Chất lượng không khí trong văn phòng có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như:

• Hệ thống thông gió kém dẫn đến sự tích tụ của CO2, vi khuẩn và hơi ẩm trong không gian kín.
• Một số vật liệu xây dựng hoặc nội thất có thể phát thải các hợp chất hữu cơ dễ bay hơi (VOC), gây ô nhiễm không khí trong nhà.
• Bố trí quá ít các mảng xanh – yếu tố quan trọng trong việc lọc không khí và điều chỉnh độ ẩm.

Để đảm bảo chất lượng không khí luôn ở mức tốt, doanh nghiệp cần áp dụng một số biện pháp như: lắp đặt hệ thống thông gió hiện đại, sử dụng máy lọc không khí, bố trí thêm nhiều cây xanh,… Bên cạnh đó, việc áp dụng công nghệ thông minh để giám sát và quản lý chất lượng không khí cũng đã được nhiều văn phòng áp dụng thành công.

3. Yếu tố tiếng ồn

Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, năng suất làm việc của nhân viên có thể giảm đến 66% khi môi trường xung quanh có quá nhiều tiếng ồn. Theo đó, tiếng ồn quá mức có thể gây ra căng thẳng, giảm khả năng tập trung và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc. Ngoài ra, mức độ tiếng ồn cao còn có thể gây ra các vấn đề như đau đầu, mệt mỏi và thậm chí tổn thương thính giác.

Mức độ tiếng ồn phù hợp, không làm ảnh hưởng đến công tác văn phòng cụ thể như sau: 

• Theo các tổ chức quốc tế, mức độ tiếng ồn phù hợp trong văn phòng nên nằm trong khoảng từ 55 – 65 dBA, tương đương với mức âm thanh của một cuộc trò chuyện bình thường.
• Tại Việt Nam, Bộ Y tế cũng đã ban hành Thông tư 24/2016/TT-BYT quy định quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về tiếng ồn tại nơi làm việc. Theo đó, mức áp âm cực đại trong mọi thời điểm làm việc không được vượt quá 115 dBA.

Để tạo ra một môi trường làm việc yên tĩnh và hiệu quả, doanh nghiệp nên kết hợp nhiều giải pháp khác nhau như: 

• Sử dụng vách ngăn văn phòng cách âm giữa các khu vực làm việc.
• Tránh đặt các khu vực làm việc tập trung gần nguồn tiếng ồn.
• Lắp đặt thảm trải sàn, rèm cửa hoặc trần cách âm để hấp thụ tiếng ồn.
• Lắp đặt máy phát âm thanh trắng (white noise) để làm dịu tiếng ồn nền.
• Trồng cây xanh trong văn phòng, không chỉ giúp lọc không khí mà còn làm giảm mức độ tiếng ồn.

>> Tham khảo ngay: 10 Giải pháp giảm tiếng ồn trong văn phòng  làm việc hiệu quả 

4. Nhiệt độ môi trường

Nhiệt độ môi trường, một yếu tố thường bị xem nhẹ, thế nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một không gian làm việc thoải mái và hiệu quả. Nhiệt độ quá thấp hoặc quá cao đều có thể gây ra những tác động tiêu cực đến sức khỏe, tâm trạng và năng suất làm việc của nhân viên.

Theo một nghiên cứu của đại học Chicago, mức nhiệt lý tưởng cho không gian làm việc nằm trong khoảng từ 22 – 27 độ C. Ngoài ra, độ ẩm tương đối nên giữ ở mức 40 – 60% để đảm bảo sự thoải mái và hạn chế các vấn đề về da hoặc đường hô hấp. Dưới đây là một vài giải pháp tối ưu hóa nhiệt độ cho môi trường làm việc:

• Đầu tư vào các hệ thống điều hòa không khí hiện đại, có khả năng điều chỉnh tự động dựa trên nhiệt độ và độ ẩm thực tế.
• Bố trí hệ thống điều hòa phù hợp để đảm bảo nhiệt độ phân bố đều trong văn phòng.
• Sử dụng rèm cửa hoặc phim cách nhiệt trên kính để giảm thiểu tác động của ánh nắng trực tiếp.
• Đặt các thiết bị sinh nhiệt như máy in hoặc server ở những khu vực riêng biệt và thông thoáng.

5. Màu sắc thiết kế

Màu sắc không chỉ đơn thuần là yếu tố trang trí cho không gian mà còn ảnh hưởng đến tâm trạng, cảm xúc và năng suất làm việc của nhân viên. Mỗi màu sắc sẽ có những ý nghĩa riêng, tác động đến cách con người cảm nhận và hoạt động trong môi trường làm việc.

Ví dụ:

• Màu xanh dương sẽ là màu lý tưởng cho những không gian yêu cầu sự tập trung cao độ, giúp giảm căng thẳng và tạo cảm giác ổn định.
• Màu xanh lá thường được sử dụng để cân bằng và mang lại sự thư thái trong không gian làm việc.
• Màu đỏ phù hợp để tạo điểm nhấn hoặc sử dụng trong các không gian cần năng lượng cao.
• Màu xám có tính chất trung tính, mang lại sự hiện đại và sang trọng. Tuy nhiên cần phối hợp với các màu ấm để tránh cảm giác u ám.

Ngoài việc lựa chọn màu sắc, bạn cũng cần lưu ý các nguyên tắc phối màu trong thiết kế nội thất để tạo nên sự hài hòa, chuyên nghiệp cho môi trường văn phòng. Tùy vào mục đích sử dụng của từng không gian mà lựa chọn màu sắc thiết kế cho phù hợp.

>> Bạn đã biết: Các nguyên tắc chọn màu sắc trong thiết kế nội thất văn phòng

6. Cơ sở vật chất văn phòng

Cơ sở vật chất văn phòng là nền tảng để xây dựng một không gian làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp. Một văn phòng có cơ sở vật chất đầy đủ và hợp lý không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực, thu hút nhân tài và giữ chân nhân viên.

Các yếu tố cơ bản cần có của một văn phòng làm việc bao gồm: 

• Nội thất văn phòng: Được coi là yếu tố chủ chốt trong việc tạo dựng không gian văn phòng đẹp, thoải mái và thuận tiện. Theo đó, bàn làm việc, ghế ngồi, tủ tài liệu, kệ sách và các vật dụng văn phòng khác cần được lựa chọn sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng phòng ban.
• Hệ thống ánh sáng: Hệ thống đèn chiếu sáng cần được điều chỉnh để phù hợp với từng khu vực như khu vực làm việc, phòng họp, khu vực nghỉ ngơi, thư giãn.
• Cơ sở hạ tầng kỹ thuật: Để một văn phòng hoạt động trơn tru thì còn cần đến các yếu tố kỹ thuật như hệ thống điện, mạng internet, kết nối nội bộ,… Các thiết bị này phải luôn trong tình trạng hoạt động tốt để hỗ trợ công việc một cách hiệu quả.
• Trang thiết bị và công nghệ: Cung cấp đầy đủ các thiết bị như máy tính bàn, laptop, máy in, máy photocopy, máy scan,… để đáp ứng công việc văn phòng một cách hiệu quả.

7. Cách bày trí không gian

Không gian văn phòng được bố trí hợp lý sẽ tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên làm việc và phát triển. Để làm được điều này, doanh nghiệp có thể áp dụng đồng thời các nguyên tắc bày trí không gian văn phòng sau đây:

• Bố trí văn phòng theo chức năng (gồm: khu vực làm việc, phòng họp, khu vực tiếp khách, phòng pantry,…).
• Áp dụng nhiều giải pháp tối ưu hóa không gian.
• Ứng dụng các yếu tố phong thủy trong bày trí nội thất.
• Đảm bảo tính thẩm mỹ và sự đồng bộ trong thiết kế nội thất văn phòng.

>> Xem ngay: 10+ Cách bố trí văn phòng làm việc  hiệu quả cho doanh nghiệp 

8. Các mảng xanh

Sự hiện diện của các mảng xanh trong môi trường văn phòng có thể mang đến rất nhiều lợi ích như: cải thiện chất lượng không khí, giảm căng thẳng, tăng cường sức khỏe và tinh thần,… Đây cũng là một trong các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng và năng suất làm việc của nhân viên.

Dưới đây là một vài gợi ý để đưa không gian xanh vào môi trường làm việc hiệu quả:

• Sử dụng các loại cây xanh để bàn như trầu bà, sen đá, kim ngân,… để tạo điểm nhấn tự nhiên mà không chiếm quá nhiều diện tích.
• Bố trí các góc thư giãn với cây xanh, thảm cỏ để nhân viên có nơi nghỉ ngơi và tái tạo năng lượng.
• Nếu văn phòng có sân thượng hoặc ban công, có thể tận dụng để trồng các loại cây lớn, cây leo hoặc làm vườn mini.
• Thiết kế các bức tường “xanh” độc đáo kết hợp với logo thương hiệu để tạo điểm nhấn ấn tượng.

Lưu ý, nên chọn những loại cây dễ chăm sóc và phù hợp với môi trường trong nhà. Ngoài ra, các yếu tố phong thủy cũng có thể được ứng dụng khi lựa chọn cây xanh để thu hút năng lượng tích cực cho không gian làm việc.

>> Tìm hiểu ngay: 25 Loại cây cảnh để bàn làm việc  mang lại tài lộc, dễ chăm sóc 

9. Yếu tố công nghệ

Trong thời đại số hóa, công nghệ đã trở thành yếu tố không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại. Việc ứng dụng công nghệ trong công tác văn phòng không chỉ giúp cải thiện hiệu suất công việc mà còn góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Đóng vai trò là một trong các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng, công nghệ có thể được áp dụng trong nhiều khía cạnh như:

• Quản lý công việc và dự án thông qua các phần mềm và hệ thống tự động hóa quy trình.
• Lưu trữ và bảo mật thông tin bằng hệ thống lưu trữ đám mây hay mã hóa dữ liệu.
• Giao tiếp và kết nối từ xa thông qua các công cụ trực tuyến.
• Áp dụng công nghệ thông minh vào quản lý thiết bị văn phòng.

Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng như ánh sáng, nhiệt độ, cơ sở vật chất, công nghệ,… đều đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng môi trường làm việc hiệu quả. Do đó, việc đầu tư đúng mức vào các yếu tố này sẽ là chiến lược đúng đắn giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong dài hạn.