Hạch toán chi phí thi công nội thất văn phòng chi tiết nhất

Hạch toán chi phí thi công nội thất văn phòng là quy trình quan trọng trong hoạt động quản lý tài chính của doanh nghiệp. Nó bao gồm việc ghi nhận, phân loại và theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thi công, lắp đặt và hoàn thiện nội thất cho văn phòng doanh nghiệp. Việc xác định và phân bổ chi phí hợp lý không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát được ngân sách mà còn tối ưu hóa hiệu quả đầu tư vào không gian làm việc.

1. Chi phí thi công nội thất văn phòng gồm những gì?

Chi phí thi công nội thất văn phòng thường bao gồm nhiều hạng mục, ảnh hưởng trực tiếp đến tổng ngân sách của dự án. Các khoản chi phí này có thể được chia thành những nhóm chính như:  

• Chi phí thiết kế: Bao gồm việc thuê kiến trúc sư hoặc công ty thiết kế nội thất văn phòng để lên bản vẽ chi tiết, bố trí không gian hợp lý.
• Chi phí nguyên vật liệu: Bao gồm chi phí mua nguyên liệu xây dựng cơ bản (gạch, xi măng, vôi vữa, sơn tường,...), vật liệu hoàn thiện (sàn gỗ, sàn nhựa, gạch lát nền, thảm trải sàn, giấy dán tường,...), nội thất văn phòng và vật liệu trang trí. 
• Chi phí nhân công: Liên quan đến việc thuê đội thi công bao gồm thợ xây dựng, thợ điện, thợ lắp ráp nội thất.
• Chi phí máy thi công: Bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc sử dụng và vận hành máy móc, thiết bị để hỗ trợ quá trình thi công.
• Chi phí chung: Bao gồm các khoản chi phí chung cho công trình như chi phí điện, nước, lương cán bộ quản lý, trích khấu hao tài sản cố định,...

Hạch toán chi phí thiết kế thi công nội thất văn phòng là quá trình ghi nhận, phân loại và theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thi công, lắp đặt và hoàn thiện nội thất cho văn phòng. Mục đích của việc hạch toán là đảm bảo tính toán đúng giá vốn công trình và hỗ trợ trong việc lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Từ đó kiểm soát tài chính doanh nghiệp hiệu quả và hỗ trợ việc ra quyết định kinh doanh.

>> Tham khảo ngay: Mẫu hợp đồng thi công nội thất văn phòng đầy đủ & chi tiết

2. Quy trình hạch toán chi phí thi công nội thất văn phòng

Việc thực hiện quy trình hạch toán một cách chính xác không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính mà còn tối ưu hóa nguồn lực và kiểm soát ngân sách. Dưới đây là quy trình các bước hạch toán chi phí thi công nội thất văn phòng mà doanh nghiệp có thể áp dụng: 

Bước 1: Lập dự toán chi phí

Bước đầu, doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết về các khoản chi phí liên quan đến thi công nội thất văn phòng. Trong đó bao gồm chi phí tương ứng cho từng hạng mục:

• Chi phí thiết kế nội thất văn phòng.
• Chi phí nguyên vật liệu.
• Chi phí nhân công.
• Chi phí máy thi công.
• Chi phí phát sinh khác. 

Mục tiêu của việc lập dự toán chi phí là nhằm ước tính tổng số tiền cần chi trả, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc kiểm soát ngân sách. 

Bước 2: Ghi nhận chi phí vào tài khoản

Sau khi lập dự toán, các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình thi công sẽ được ghi nhận vào các tài khoản kế toán tương ứng. Theo đó, tất cả các chi phí liên quan đến quá trình thi công nội thất văn phòng kể trên đều được ghi nhận vào tài khoản 241 (Chi tiết 2412 – Xây dựng cơ bản dở dang).

Bước 3: Phân bổ chi phí 

Sau khi hoàn tất quá trình thi công, doanh nghiệp tiến hành phân bổ chi phí theo 02 trường hợp:

• Trường hợp đủ điều kiện ghi nhận là tài sản cố định (có thời gian sử dụng lâu dài, mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai) thì kết chuyển chi phí từ TK 2412 – Xây dựng cơ bản dở dang sang TK 211 – Tài sản cố định hữu hình. Sau đó, tài sản này sẽ được khấu hao dần theo thời gian sử dụng.
• Trường hợp không đủ điều kiện ghi nhận là tài sản cố định (chi phí nhỏ, không mang lại lợi ích lâu dài) thì chi phí sẽ được kết chuyển sang TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp và ghi nhận như một khoản chi phí trong kỳ.

Bước 4: Kết chuyển chi phí 

Ở bước này, doanh nghiệp tiến hành kết chuyển chi phí như sau:
Nếu thi công chưa hoàn thành, các khoản chi phí liên quan đến quá trình thi công văn phòng sẽ được ghi nhận vào TK 2412 – Xây dựng cơ bản dở dang. 

• Sau khi hoàn tất thi công, toàn bộ chi phí từ TK 2412 sẽ được kết chuyển sang TK 211 – Tài sản cố định hoặc TK 632 – Giá vốn hàng bán.

3. Hạch toán chi phí thi công nội thất văn phòng chi tiết

Hạch toán chi phí thi công nội thất văn phòng đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định kế toán. Việc thi công nội thất văn phòng có thể do doanh nghiệp tự thực hiện hoặc giao thầu bên ngoài, do đó hình thức hạch toán cũng sẽ khác nhau tùy theo phương thức triển khai. 

Trường hợp 1: Doanh nghiệp tự thực hiện thi công

Việc tự thực hiện thi công nội thất văn phòng chỉ được thực hiện khi doanh nghiệp có đủ điều kiện năng lực phù hợp với yêu cầu của dự án. Trong trường hợp này, khi doanh nghiệp sử dụng lực lượng lao động của mình để thực hiện thi công văn phòng thì tất cả các chi phí có liên quan đến quá trình thi công xây dựng đều được ghi nhận vào TK 2412 – Xây dựng cơ bản.

Quy trình hạch toán chi phí sẽ bao gồm các bước và bút toán cụ thể như sau:

Bước 1: Ghi nhận chi phí thi công xây dựng cơ bản

(1) Nếu công trình hoàn thành phục vụ sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì ghi bút toán:

• Nợ TK 2412: Trị giá xây dựng cơ bản dở dang (không bao gồm thuế GTGT)
• Nợ TK 1332: Tiền thuế GTGT được khấu trừ

               + Có TK 111, 112, 152, 334… (Tài khoản tương ứng với chi phí thực tế)

(2) Nếu công trình hoàn thành phục vụ sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT, ghi bút toán:

• Nợ TK 2412: Trị giá xây dựng cơ bản dở dang (bao gồm thuế GTGT)

               +  Có TK 111, 112, 152, 334… (Tài khoản tương ứng với chi phí thực tế)

Bước 2: Ghi tăng giá trị tài sản hình thành

Khi hoàn tất thi công nội thất văn phòng, kế toán cần ghi tăng giá trị tài sản hình thành và ghi giảm chi phí đầu tư xây dựng cơ bản dở dang. 

• Nợ TK 211: Tài sản cố định (trường hợp đủ điều kiện là TSCĐ)
• Hoặc Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp (trường hợp không đủ điều kiện là TSCĐ)

              +  Có TK 2412: Chi phí xây dựng cơ bản dở dang

Bước 3: Ghi tăng nguồn vốn 

(1) Trường hợp TSCĐ hình thành bằng nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản hoặc quỹ đầu tư phát triển, dùng vào mục đích sản xuất, kinh doanh thì kế toán ghi:

• Nợ TK 441: Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản
• Hoặc Nợ TK 414: Quỹ đầu tư phát triển

              +  Có TK 411: Vốn đầu tư của chủ sở hữu.

(2) Trường hợp TSCĐ hình thành bằng quỹ phúc lợi và dùng vào mục đích phúc lợi thì kế toán ghi: 

• Nợ TK 3532: Quỹ phúc lợi

              +  Có TK 3533: Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ

Bước 4: Kết chuyển chi phí

(1) Nếu thi công chưa hoàn thành thì ghi bút toán:

• Nợ TK 2412: Chi phí xây dựng cơ bản dở dang

              +  Có TK 111, 112, 152, 334…

(2) Sau khi hoàn tất thi công thì ghi bút toán:

• Nợ TK 211: Tài sản cố định
• hoặc Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

              +  Có TK 2412: Chi phí xây dựng cơ bản dở dang

Trường hợp 2: Doanh nghiệp giao thầu thực hiện

Trường hợp lựa chọn phương thức giao thầu thi công văn phòng, doanh nghiệp phải thực hiện đúng nguyên tắc chọn nhà thầu theo quy định của Luật xây dựng. Theo đó, nhà thầu phải đáp ứng đủ điều kiện về năng lực nhằm cung cấp sản phẩm/dịch vụ phù hợp, đáp ứng yêu cầu của dự án đồng thời có giá dự thầu hợp lý. 

Dưới đây là các bút toán hạch toán chi phí thi công nội thất văn phòng theo hình thức giao thầu: 

(1) Khi doanh nghiệp nhận khối lượng thi công xây dựng cơ bản hoàn thành do bên nhận thầu bàn giao, kế toán ghi:

• Nợ TK 2412: Giá trị khối lượng công việc xây dựng và lắp đặt
• Nợ TK 1332: Tiền thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

              +  Có TK 331: Phải trả cho người bán

(2) Trường hợp mua và nhập kho thiết bị đầu tư xây dựng cơ bản (XDCB) có liên quan đến công trình, kế toán ghi:

• Nợ TK 152: Giá trị thiết bị đầu tư XDCB nhập kho
• Nợ TK 1332: Tiền thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

              +  Có TK 331: Phải trả cho người bán

(3) Trường hợp mua và chuyển thẳng thiết bị không cần lắp đặt đến địa điểm thi công giao cho bên nhận thầu, kế toán ghi: 

• Nợ TK 2412: Chi phí thiết bị giao cho bên nhận thầu
• Nợ TK 1332: Tiền thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

              +  Có TK 331: Phải trả cho người bán

(4) Trường hợp xuất thiết bị trong kho giao cho bên nhận thầu, kế toán ghi: 

• Nợ TK 2412: Chi phí thiết bị giao cho bên nhận thầu

              +  Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu

(5) Khi phát sinh các chi phí khác liên quan đến việc thi công nội thất văn phòng, kế toán ghi: 

• Nợ TK 2412: Chi phí khác
• Nợ TK 1332: Tiền thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

              + Có TK 111, 112, 331…

(6) Khi hoàn tất việc thi công và nghiệm thu tổng thể, tài sản được bàn giao và đưa vào sử dụng:

• Nếu quyết toán được duyệt ngay thì ghi tăng giá trị tài sản hình thành qua đầu tư.
• Nếu quyết toán chưa được phê duyệt thì ghi tăng giá trị của tài sản hình thành qua đầu tư theo giá tạm tính (căn cứ vào TK 2412 để xác định giá tạm tính).

Với cả 2 trường hợp trên, kế toán ghi:    

• Nợ TK 211, 213, 217
• Nợ TK 1557: Thành phẩm bất động sản

              + Có TK 241: Giá được duyệt hoặc giá tạm tính

(7) Sau khi quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản được phê duyệt, kế toán cần điều chỉnh lại giá tạm tính theo giá trị tài sản được duyệt và ghi nhận bút toán.

• Nếu giá trị tài sản hình thành qua đầu tư XDCB được duyệt có giá trị thấp hơn giá tạm tính:

              +  Nợ TK 138: Phải thu khác

                             - Có TK 211, 213, 217, 1557

Nếu giá trị tài sản hình thành qua đầu tư XDCB được duyệt có giá trị cao hơn giá tạm tính:

              +  Nợ TK 211, 213, 217, 1557

                             - Có các TK liên quan

4. Ví dụ về hạch toán chi phí thi công nội thất văn phòng

Giả định, công ty ABC ký hợp đồng với Công ty XYZ để thi công nội thất văn phòng với tổng giá trị hợp đồng là 500.000.000 VNĐ. Công ty ABC đã thanh toán tạm ứng 200.000.000 VNĐ. Sau khi hoàn thành công trình, Công ty XYZ gửi hóa đơn với tổng giá trị là 480.000.000 VNĐ, bao gồm:

• Chi phí nguyên vật liệu: 300.000.000 VNĐ
• Chi phí nhân công: 150.000.000 VNĐ
• Chi phí quản lý dự án: 30.000.000 VNĐ

Công ty ABC đã kiểm tra và nghiệm thu công trình, đồng thời đồng ý thanh toán số tiền còn lại cho công ty XYZ. 

Bút toán ghi nhận:

(1) Công ty ABC thanh toán tạm ứng 200.000.000 đồng cho công ty XYZ:

• Nợ TK 241 200.000.000 đ

              +  Có TK 112 200.000.000 đ (Phải trả nhà cung cấp)

(2) Công ty ABC nhận hóa đơn và ghi nhận chi phí:

• Nợ TK 241 480.000.000 đ

              + Có TK 152 300.000.000 đ (Nguyên vật liệu)

              + Có TK 642 150.000.000 đ (Nhân công)

              +  Có TK 642 30.000.000 đ (Chi phí quản lý doanh nghiệp)

(3) Công ty ABC thanh toán số tiền còn lại cho công ty XYZ (đơn vị cung cấp dịch vụ): 

• Nợ TK 241 280.000.000 đ

              +  Có TK 112 280.000.000 đ (Phải trả nhà cung cấp)

4) Kết chuyển chi phí:

• Nợ TK 211 480.000.000 đ (Tài sản cố định)

              +  Có TK 241 480.000.000 đ

*Lưu ý:

• Hợp đồng là căn cứ quan trọng để hạch toán các khoản chi phí.
• Biên bản nghiệm thu là căn cứ để thanh toán và kết chuyển chi phí.
• Nếu có các chi phí phát sinh khác như phí vận chuyển, phí lắp đặt thì cũng cần ghi nhận vào tài khoản 241.
• Tài sản cố định sẽ được khấu hao trong các kỳ kế toán tiếp theo.

Hạch toán chi phí thi công nội thất văn phòng là một nghiệp vụ quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp, đòi hỏi sự chính xác và cẩn trọng. Việc thực hiện đúng các bước hạch toán không chỉ đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong báo cáo tài chính mà còn hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và đưa ra các quyết định tài chính phù hợp.

>> Tham khảo ngay: 

• Hướng dẫn cách hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê 
• Mẫu dự toán nội thất văn phòng chi tiết nhất và cách lập