Tải mẫu hợp đồng thi công nội thất văn phòng chuẩn file Word/PDF

Hợp đồng thi công nội thất văn phòng là căn cứ xác định phạm vi công việc, chi phí, tiến độ và trách nhiệm giữa doanh nghiệp với đơn vị thi công. Trước khi ký, doanh nghiệp cần lựa chọn mẫu phù hợp, đối chiếu các phụ lục và điều kiện thanh toán, nghiệm thu, bảo hành. Nội dung hợp đồng được thống nhất giúp hạn chế bất đồng trong quá trình thiết kế thi công văn phòng.

1. Hợp đồng thi công nội thất văn phòng là gì?

Hợp đồng thi công nội thất văn phòng là thỏa thuận giữa bên giao thầu và bên nhận thầu về việc thực hiện các hạng mục thi công, lắp đặt và hoàn thiện nội thất văn phòng. Hợp đồng xác định phạm vi công việc, yêu cầu chất lượng, giá trị, tiến độ, phương thức thanh toán và trách nhiệm của các bên theo điều kiện đã thống nhất.

2. Tải mẫu hợp đồng thi công nội thất văn phòng phổ biến [Word/PDF]

Việc sử dụng mẫu hợp đồng thi công nội thất văn phòng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian soạn thảo, đồng thời đảm bảo đầy đủ các điều khoản pháp lý quan trọng như phạm vi công việc, tiến độ, chi phí và trách nhiệm các bên. Dưới đây là các mẫu hợp đồng được sử dụng phổ biến trong thực tế.

2.1 Mẫu hợp đồng thi công nội thất cơ bản

Mẫu hợp đồng cơ bản phù hợp với các dự án nhỏ hoặc thi công đơn lẻ, tập trung vào các nội dung chính như khối lượng công việc, đơn giá, thời gian thực hiện và điều khoản thanh toán. Đây là lựa chọn phổ biến cho doanh nghiệp vừa và nhỏ khi triển khai văn phòng quy mô hạn chế.

⬇ Tải file Word

2.2 Mẫu hợp đồng thi công nội thất cho công trình

Đối với các dự án lớn hoặc công trình văn phòng chuyên nghiệp, mẫu hợp đồng thi công công trình sẽ chi tiết hơn về tiêu chuẩn kỹ thuật, tiến độ từng giai đoạn, nghiệm thu và bảo hành. Loại hợp đồng này giúp kiểm soát chất lượng thi công và hạn chế rủi ro trong quá trình triển khai thực tế.

⬇ Tải file Word

2.3 Mẫu hợp đồng thiết kế và thi công nội thất

Mẫu hợp đồng thiết kế và thi công (Design & Build) tích hợp cả hai giai đoạn trong một quy trình thống nhất, giúp tối ưu chi phí và thời gian triển khai. Doanh nghiệp chỉ làm việc với một đơn vị duy nhất, đảm bảo tính đồng bộ từ concept thiết kế đến thi công hoàn thiện.

⬇ Tải file Word

3. Vai trò của hợp đồng thi công nội thất văn phòng

Hợp đồng xác định phạm vi, trách nhiệm và các căn cứ để doanh nghiệp phối hợp với đơn vị thi công trong suốt quá trình thực hiện.

Trong dự án nội thất văn phòng, hợp đồng có các vai trò chính:

• Xác định phạm vi công việc: Ghi rõ hạng mục thi công, khối lượng, vật liệu và phần việc không thuộc trách nhiệm của nhà thầu.
• Phân định trách nhiệm: Làm rõ trách nhiệm cung cấp và phê duyệt hồ sơ, tổ chức thi công và phối hợp giữa các bên.
• Kiểm soát chi phí: Xác định giá trị hợp đồng, điều kiện thanh toán và nguyên tắc điều chỉnh khi phạm vi công việc thay đổi.
• Theo dõi tiến độ: Xác định thời điểm bắt đầu, mốc hoàn thành và điều kiện điều chỉnh thời gian thực hiện.
• Kiểm soát chất lượng: Quy định tiêu chí nghiệm thu theo bản vẽ, thông số vật liệu và yêu cầu kỹ thuật đã thống nhất.
• Xử lý thay đổi và phát sinh: Xác định thẩm quyền phê duyệt, cách ghi nhận khối lượng và nguyên tắc điều chỉnh giá trị hợp đồng.
• Làm căn cứ giải quyết bất đồng: Ghi nhận các cam kết, tài liệu và trách nhiệm để các bên đối chiếu khi phát sinh tranh chấp.

Hợp đồng cần quy định đủ cụ thể và thống nhất với các phụ lục đi kèm để có căn cứ kiểm tra trong quá trình thực hiện. Chẳng hạn, điều khoản về chất lượng cần gắn với bản vẽ hoặc thông số vật liệu để các bên có cơ sở đánh giá khi nghiệm thu.

4. Trường hợp cần có hợp đồng thi công nội thất văn phòng

Hợp đồng thi công nội thất văn phòng bằng văn bản cần được ưu tiên khi dự án có nhiều hạng mục, nhiều bên tham gia hoặc có các mốc phê duyệt, thanh toán và bàn giao. Doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi công việc, trách nhiệm và căn cứ thực hiện trước khi thi công.

4.1. Thi công hoặc cải tạo văn phòng theo phạm vi đã thống nhất

Khi thuê đơn vị thi công văn phòng mới hoặc cải tạo không gian đang sử dụng, doanh nghiệp cần xác định hiện trạng bàn giao và phạm vi phải hoàn thành. Công việc có thể gồm tháo dỡ, hoàn thiện tường, trần, sàn hoặc lắp đặt nội thất.

Hợp đồng nên dẫn chiếu đến hồ sơ hiện trạng, bản vẽ và danh mục công việc đã thống nhất. Các hạng mục hiện trạng được giữ lại hoặc tiếp tục sử dụng cũng cần được ghi nhận để phân định trách nhiệm sửa chữa sau thi công.

4.2. Thuê đơn vị thực hiện nhiều hạng mục thi công và lắp đặt

Dự án có nhiều hạng mục công việc như nội thất, điện, chiếu sáng, thông gió, điều hòa hoặc mạng dữ liệu cần xác định trách nhiệm tại các điểm giao giữa hạng mục và hệ thống kỹ thuật.

Nếu một đơn vị đảm nhận toàn bộ phạm vi, hợp đồng cần làm rõ phần việc đơn vị trực tiếp thực hiện và phần giao cho thầu phụ. Với dự án có nhiều nhà thầu, trách nhiệm phối hợp, thứ tự thi công và điều kiện bàn giao giữa các bên cũng cần được thống nhất.

4.3. Thực hiện đồng thời thiết kế và thi công nội thất văn phòng

Khi cùng một đơn vị thực hiện thiết kế và thi công, hợp đồng cần xác định rõ hồ sơ và đầu ra phải bàn giao ở từng giai đoạn. Hồ sơ thiết kế đã được phê duyệt là căn cứ để triển khai thi công và xác định các thay đổi sau đó.

Các bên cần thống nhất người có thẩm quyền phê duyệt thiết kế, phạm vi điều chỉnh và cách xử lý khi yêu cầu mới làm thay đổi khối lượng, vật liệu hoặc tiến độ.

4.4. Dự án có nhiều mốc thanh toán, nghiệm thu hoặc bàn giao

Với dự án thanh toán theo giai đoạn, mỗi đợt thanh toán cần gắn với điều kiện hoàn thành hoặc hồ sơ xác nhận cụ thể. Căn cứ có thể là kết quả hoàn thành một nhóm hạng mục, khối lượng đã nghiệm thu hoặc hồ sơ đã bàn giao theo thỏa thuận.

Doanh nghiệp cần phân biệt tạm ứng, thanh toán theo tiến độ và thanh toán sau nghiệm thu. Mỗi mốc cần có căn cứ xác nhận rõ để hạn chế chênh lệch về khối lượng và giá trị thanh toán.

4.5. Dự án có khả năng thay đổi phạm vi hoặc phát sinh trong quá trình thi công

Khi hiện trạng, yêu cầu sử dụng hoặc điều kiện kỹ thuật có khả năng thay đổi, dự án có thể phát sinh điều chỉnh trong quá trình thi công. Các thay đổi thường liên quan đến phạm vi, vật liệu, hệ thống kỹ thuật hoặc tiến độ.

Hợp đồng cần xác định cách thông báo, đánh giá và phê duyệt thay đổi trước khi thực hiện. Nếu thay đổi ảnh hưởng đến giá trị hoặc thời gian thi công, các bên cần ghi nhận nội dung điều chỉnh theo hình thức đã thống nhất.

5. Các điều khoản quan trọng cần kiểm tra trước khi ký

Các điều khoản cần thể hiện đúng phạm vi thi công, trách nhiệm và cách các bên thực hiện hợp đồng. Trước khi ký, doanh nghiệp cần kiểm tra nội dung áp dụng, căn cứ xác nhận và tài liệu đi kèm của từng nhóm điều khoản.

5.1. Thông tin các bên và thẩm quyền ký

Hợp đồng cần ghi chính xác tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế, địa chỉ, thông tin liên hệ và người đại diện ký kết. Người ký cần có thẩm quyền đại diện phù hợp hoặc được ủy quyền hợp lệ cho giao dịch.

Các bên cũng nên xác định người phụ trách trao đổi, giám sát và phê duyệt trong quá trình thi công. Thẩm quyền ký hợp đồng và thẩm quyền phê duyệt hoặc xác nhận các vấn đề phát sinh có thể được quy định riêng để tránh nhầm lẫn.

5.2. Phạm vi công việc, phần bao gồm và loại trừ

Phạm vi công việc cần ghi rõ hạng mục nhà thầu thực hiện, vị trí, khối lượng và yêu cầu hoàn thành. Tùy dự án, các nội dung này có thể được xác định bằng danh mục công việc, bản vẽ và bảng khối lượng.

Phần loại trừ cũng cần được làm rõ, gồm công việc do đơn vị khác thực hiện, thiết bị doanh nghiệp tự cung cấp hoặc chi phí tòa nhà không thuộc giá trị hợp đồng. Các hạng mục liên quan nhưng thuộc trách nhiệm của bên khác cần được xác định để tránh bỏ sót phạm vi.

5.3. Bản vẽ, BOQ, vật liệu và phụ lục hợp đồng

Bản vẽ, bảng khối lượng (BOQ), thông số vật liệu và phụ lục là căn cứ để xác định phạm vi thực hiện và nghiệm thu. Hợp đồng cần ghi rõ tên tài liệu, mã hiệu, phiên bản, ngày phát hành và tình trạng phê duyệt.

Với vật liệu, doanh nghiệp nên xác định chủng loại, mã sản phẩm, màu sắc, yêu cầu kỹ thuật và nguyên tắc thay thế. Nếu các tài liệu có nội dung khác nhau, hợp đồng cần quy định thứ tự ưu tiên để các bên có cùng căn cứ thực hiện.

5.4. Giá trị hợp đồng và điều kiện thanh toán

Hợp đồng cần xác định hình thức giá, giá trị bằng số và bằng chữ, đồng tiền thanh toán, thuế và các khoản chi phí được tính vào giá. Các bên cũng cần phân biệt giá trọn gói với giá theo đơn giá hoặc khối lượng thực tế.

Lịch thanh toán nên ghi rõ số tiền hoặc tỷ lệ của từng đợt, điều kiện thanh toán, hồ sơ làm căn cứ và thời hạn thực hiện. Nếu áp dụng tạm ứng, bảo lãnh hoặc tiền giữ lại bảo hành, hợp đồng cần nêu điều kiện áp dụng và hoàn trả.

5.5. Tiến độ và điều kiện điều chỉnh

Tiến độ cần xác định thời điểm bắt đầu, thời gian thực hiện và các mốc hoàn thành quan trọng. Điều kiện bắt đầu có thể liên quan đến bàn giao mặt bằng, phê duyệt hồ sơ, tạm ứng hoặc xác nhận điều kiện thi công của tòa nhà.

Hợp đồng cũng cần làm rõ trường hợp được xem xét điều chỉnh tiến độ, cách thông báo và căn cứ xác định thời gian bị ảnh hưởng. Thời gian gia hạn cần được xác định theo nguyên nhân, mức độ ảnh hưởng và điều kiện các bên đã thống nhất.

5.6. Thay đổi và chi phí phát sinh

Điều khoản thay đổi cần xác định người được quyền yêu cầu, người có thẩm quyền phê duyệt và hình thức ghi nhận. Với công việc ngoài phạm vi, nhà thầu cần làm rõ khối lượng, đơn giá, giá trị và ảnh hưởng đến tiến độ trước khi triển khai theo trình tự đã thống nhất.

Các bên cũng cần thống nhất cách xử lý khi thay đổi vật liệu, điều chỉnh thiết kế hoặc hiện trạng thực tế khác với hồ sơ ban đầu. Những thay đổi ảnh hưởng đến phạm vi, giá trị hoặc nghĩa vụ hợp đồng cần có tài liệu làm căn cứ đối chiếu.

5.7. Nghiệm thu và bàn giao

Hợp đồng cần xác định hạng mục hoặc công việc được nghiệm thu, tiêu chí đánh giá, thành phần tham gia và tài liệu xác nhận. Tùy phạm vi, nghiệm thu có thể thực hiện theo từng hạng mục, từng giai đoạn hoặc khi hoàn thành toàn bộ công việc.

Điều kiện bàn giao cần làm rõ cách xử lý lỗi hoặc hạng mục cần khắc phục, hồ sơ hoàn công, tài liệu kỹ thuật và hướng dẫn vận hành. Các công việc chưa đạt yêu cầu cần được ghi nhận cùng trách nhiệm và thời hạn xử lý theo thỏa thuận.

>> Xem thêm: Defect list là gì? Cách lập và quản lý lỗi trong thi công văn phòng

5.8. Bảo hành và xử lý lỗi

Điều khoản bảo hành cần xác định phạm vi, thời điểm bắt đầu, thời hạn và trách nhiệm khắc phục. Các hạng mục hoàn thiện, thiết bị điện, điều hòa và vật tư có thể áp dụng điều kiện bảo hành khác nhau theo hợp đồng hoặc chính sách của nhà sản xuất.

Hợp đồng nên phân biệt lỗi thuộc trách nhiệm của nhà thầu với hư hỏng do sử dụng, bảo trì hoặc nguyên nhân bên ngoài. Thời gian phản hồi, phương án sửa chữa và cách xác nhận lỗi đã được khắc phục cũng cần được thống nhất. Với công việc thuộc phạm vi pháp luật xây dựng, nội dung về chất lượng và bảo hành cần được đối chiếu với Nghị định 207/2026/NĐ-CP.

5.9. Tạm ngừng, chấm dứt và giải quyết tranh chấp

Hợp đồng thi công nội thất văn phòng cần quy định trường hợp được tạm ngừng hoặc chấm dứt, cách thông báo và phương án xử lý phần công việc đã thực hiện. Trách nhiệm đối với vật tư đã đặt hàng, công việc dở dang, tài sản và hồ sơ dự án cũng cần được làm rõ.

Điều khoản giải quyết tranh chấp nên xác định trình tự thương lượng, phương thức giải quyết mà các bên thống nhất và pháp luật áp dụng. Mức phạt vi phạm, bồi thường và các biện pháp xử lý khác cần phù hợp với loại hợp đồng và quy định pháp luật áp dụng.

6. Lưu ý quan trọng khi ký hợp đồng nội thất văn phòng

Trước khi ký, doanh nghiệp cần đối chiếu nội dung hợp đồng với hồ sơ pháp lý, bản vẽ, BOQ, báo giá, tiến độ và các phụ lục liên quan. Quá trình rà soát cần xác nhận thông tin giữa các tài liệu thống nhất và các điều kiện đã thỏa thuận có thể áp dụng khi triển khai.

6.1. Kiểm tra đúng thông tin pháp lý và người có thẩm quyền ký

Doanh nghiệp cần đối chiếu thông tin nhà thầu trong hợp đồng với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật, cần kiểm tra văn bản ủy quyền và phạm vi được ủy quyền.

Người có quyền ký biên bản nghiệm thu, phê duyệt phát sinh hoặc tiếp nhận thông báo hợp đồng cũng cần được xác định. Phạm vi thẩm quyền của từng người nên thống nhất với cách các bên phê duyệt và xác nhận công việc trong quá trình thi công.

6.2. Đối chiếu phạm vi công việc với bản vẽ, BOQ và báo giá

Trước khi ký, doanh nghiệp cần đối chiếu đồng thời bản vẽ, BOQ và báo giá theo từng hạng mục. Nội dung cần kiểm tra gồm vị trí, khối lượng, đơn vị tính và thông số vật liệu.

Nếu bản vẽ có hạng mục chưa xuất hiện trong BOQ hoặc báo giá, các bên cần làm rõ trước khi xác nhận giá trị hợp đồng. Với khối lượng tạm tính, cần thống nhất phương pháp xác định khối lượng và căn cứ thanh toán.

6.3. Làm rõ các hạng mục bao gồm và không bao gồm trong hợp đồng

Danh mục công việc không thuộc phạm vi hợp đồng cần được xác định riêng và thống nhất với nhà thầu. Doanh nghiệp cần kiểm tra các khoản dễ phát sinh cách hiểu khác nhau như vận chuyển, phí tòa nhà, công việc ngoài giờ và điều chỉnh hệ thống kỹ thuật hiện hữu.

Với hạng mục do doanh nghiệp hoặc nhà thầu khác thực hiện, cần xác định người phụ trách và thời điểm phối hợp. Phạm vi rõ giúp hạn chế tình trạng một công việc bị bỏ sót hoặc được tính đồng thời cho nhiều bên.

6.4. Kiểm tra điều kiện thanh toán và căn cứ nghiệm thu

Lịch thanh toán cần được đối chiếu với tiến độ và kết quả công việc có thể xác nhận tại từng mốc. Mỗi đợt thanh toán nên gắn với hồ sơ hoặc biên bản phù hợp với nghĩa vụ đã hoàn thành.

Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra điều kiện của đợt thanh toán cuối, cách xử lý phần công việc chưa được nghiệm thu và hồ sơ cần bàn giao trước khi hoàn tất thanh toán. Nếu áp dụng khoản giữ lại hoặc bảo lãnh, hợp đồng cần xác định điều kiện hoàn trả hoặc giải phóng tương ứng.

6.5. Thống nhất cách xử lý thay đổi và chi phí phát sinh

Hợp đồng cần xác định người có thẩm quyền phê duyệt phát sinh và hồ sơ nhà thầu phải cung cấp khi đề nghị điều chỉnh giá hoặc tiến độ. Các bên cũng cần thống nhất hình thức xác nhận trước khi thực hiện công việc ngoài phạm vi.

Khi thay thế vật liệu, thông số, chất lượng và giá trị của vật liệu thay thế cần được xác nhận. Tài liệu ghi nhận thay đổi sẽ là căn cứ để các bên đối chiếu khi nghiệm thu và thanh toán.

6.6. Xác định rõ tiến độ và điều kiện điều chỉnh thời gian thực hiện

Lịch thi công cần được đối chiếu với ngày bàn giao mặt bằng, thời gian phê duyệt hồ sơ và điều kiện làm việc của tòa nhà. Các yếu tố phụ thuộc vào thời gian cung ứng vật tư, phê duyệt kỹ thuật hoặc nhà thầu khác cũng cần được xác định trong tiến độ.

Nếu phát sinh điều chỉnh, hợp đồng cần quy định hình thức ghi nhận nguyên nhân và thời gian bị ảnh hưởng. Nội dung này giúp các bên có cùng căn cứ khi xác định mốc hoàn thành sau điều chỉnh.

6.7. Làm rõ phạm vi bảo hành và trách nhiệm xử lý lỗi

Thời hạn bảo hành của từng nhóm hạng mục và thiết bị cần được đối chiếu với hợp đồng và phụ lục. Với vật tư có chính sách bảo hành riêng từ nhà sản xuất, doanh nghiệp cần xác định người tiếp nhận yêu cầu và trách nhiệm phối hợp xử lý.

Cách thông báo lỗi, thời gian phản hồi và điều kiện khắc phục cũng cần được thống nhất trước khi ký. Hồ sơ hoặc phiếu bảo hành cần được bàn giao nếu thuộc phạm vi hồ sơ của dự án.

6.8. Kiểm tra các phụ lục và phiên bản hồ sơ trước khi ký

Doanh nghiệp cần kiểm tra số lượng phụ lục, mã tài liệu và phiên bản được hai bên xác nhận. Các bản vẽ, bảng vật liệu hoặc báo giá đã điều chỉnh trong quá trình thương lượng cần được đối chiếu để tránh sử dụng nhầm phiên bản.

Nếu một hồ sơ có nhiều phiên bản, hợp đồng cần xác định phiên bản được dùng làm căn cứ thực hiện. Với tài liệu được dẫn chiếu nhưng chưa hoàn thiện, các bên cần xác định thời điểm hoàn thiện và người chịu trách nhiệm xác nhận.

7. Checklist kiểm tra trước khi ký hợp đồng nội thất văn phòng

Doanh nghiệp có thể dùng bảng kiểm tra để đối chiếu hợp đồng với hồ sơ thực tế trước khi ký. Những nội dung chưa đầy đủ hoặc chưa thống nhất cần được làm rõ với nhà thầu trước khi xác nhận hợp đồng.

Nội dung	Hạng mục kiểm tra	Cần xác nhận	Đạt
Pháp lý & năng lực nhà thầu	Tư cách pháp nhân	Giấy đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế và thẩm quyền người ký hoặc giấy ủy quyền	☐
	Ngành nghề đăng ký	Thông tin ngành nghề, điều kiện hoạt động phù hợp với phạm vi thi công và yêu cầu pháp luật áp dụng	☐
	Năng lực thực tế	Hồ sơ năng lực, dự án văn phòng đã thực hiện và thông tin có thể kiểm chứng	☐
	Nhân sự chủ chốt	Người phụ trách thi công, giám sát, kỹ thuật MEP và chứng chỉ khi vị trí hoặc công việc yêu cầu	☐
	Tình trạng tài chính	Thông tin công khai liên quan đến khả năng thực hiện, tranh chấp có ảnh hưởng và bảo lãnh nếu cần	☐
Hồ sơ thiết kế & phạm vi công việc	Bản vẽ được duyệt	Bố trí mặt bằng, mặt cắt, phối cảnh 3D, bản vẽ thi công và MEP theo phạm vi áp dụng	☐
	Phạm vi công việc	Danh mục hạng mục bao gồm và không bao gồm	☐
	Bảng khối lượng (BOQ)	Khớp bản vẽ, đơn vị tính, khối lượng và cách xác định giá	☐
	Vật liệu & thiết bị	Chủng loại, thương hiệu, mã sản phẩm, thông số, xuất xứ và màu sắc khi cần	☐
	Mẫu vật liệu	Mẫu thực tế hoặc mẫu được phê duyệt, có ghi nhận trước khi đặt hàng	☐
	Điều kiện kỹ thuật tòa nhà	Quy định BQL về giờ thi công, vận chuyển, đặt cọc, PCCC và hệ thống kỹ thuật	☐
Giá & thanh toán	Hình thức giá	Giá trọn gói, đơn giá cố định hoặc thanh toán theo khối lượng thực tế	☐
	Thuế	Giá đã bao gồm hay chưa bao gồm VAT, điều kiện xuất hóa đơn từng đợt	☐
	Lịch thanh toán	Mức tạm ứng, giá trị từng đợt, mốc thanh toán và hồ sơ xác nhận	☐
	Tiền giữ lại	Tỷ lệ hoặc giá trị giữ lại, thời điểm và điều kiện hoàn trả nếu có áp dụng	☐
	Phát sinh & điều chỉnh	Thủ tục phê duyệt bằng văn bản, đơn giá và giá trị phát sinh trước khi thực hiện	☐
	Biến động giá vật tư	Trường hợp được hoặc không được điều chỉnh giá và phương pháp xác định	☐
Tiến độ & nghiệm thu	Tiến độ chi tiết	Biểu đồ Gantt hoặc lịch thi công, mốc bắt đầu, hoàn thành và mốc trung gian	☐
	Phạt chậm tiến độ	Điều kiện áp dụng, cách tính, mức phạt và giới hạn theo pháp luật phù hợp	☐
	Điều kiện gia hạn	Bất khả kháng, thay đổi phạm vi, chậm trễ do các bên và thủ tục xác nhận	☐
	Quy trình nghiệm thu	Tiêu chí nghiệm thu, biên bản, danh sách lỗi và trách nhiệm khắc phục	☐
	Bàn giao	Hồ sơ hoàn công, bản vẽ hoàn công, tài liệu vận hành và bảo trì theo phạm vi	☐
Bảo hành & trách nhiệm	Thời gian bảo hành	Thời hạn theo từng hạng mục, thiết bị, hợp đồng và quy định áp dụng	☐
	Phạm vi & thời hạn xử lý	Điều kiện bảo hành, cách thông báo, thời gian phản hồi và khắc phục	☐
	Bảo hiểm	Loại bảo hiểm cần có theo pháp luật, yêu cầu dự án hoặc thỏa thuận hợp đồng	☐
	An toàn lao động & PCCC	Yêu cầu tuân thủ, biện pháp an toàn và trách nhiệm xử lý sự cố theo nguyên nhân	☐
	Thiệt hại với tòa nhà	Trách nhiệm đối với tài sản chung, chi phí sửa chữa và các khoản đặt cọc liên quan	☐
Điều khoản hợp đồng & rủi ro	Thầu phụ	Phạm vi được giao thầu phụ, điều kiện chấp thuận và trách nhiệm nhà thầu chính	☐
	Quyền chấm dứt hợp đồng	Điều kiện, thủ tục thông báo, thanh toán và xử lý công việc dở dang	☐
	Giải quyết tranh chấp	Trình tự thương lượng, trọng tài hoặc tòa án và pháp luật áp dụng	☐
	Bảo mật & sở hữu trí tuệ	Quyền sử dụng bản vẽ, phạm vi chuyển giao và bảo mật thông tin doanh nghiệp	☐
	Phụ lục đính kèm	BOQ, bản vẽ, tiến độ, danh mục vật liệu và phiên bản được các bên xác nhận là bộ phận hợp đồng	☐

Doanh nghiệp cần đối chiếu từng mục với phạm vi thực tế của dự án. Yêu cầu về chứng chỉ, bảo hiểm, bảo lãnh hoặc khoản giữ lại phụ thuộc vào loại công việc, quy định pháp luật và thỏa thuận hợp đồng. Ngoài ra, các nội dung chưa thống nhất cần được làm rõ trước khi ký.

Trước khi ký hợp đồng thi công nội thất văn phòng, doanh nghiệp cần bảo đảm phạm vi công việc, hồ sơ đính kèm và các điều kiện thực hiện đã được thống nhất rõ giữa các bên. Hợp đồng chỉ phát huy vai trò kiểm soát khi nội dung phù hợp với thực tế dự án và có đủ căn cứ để đối chiếu trong quá trình thi công, nghiệm thu, thanh toán và bàn giao.

8. Câu hỏi thường gặp

8.1. Hợp đồng thi công nội thất văn phòng có cần công chứng không?

Hợp đồng thi công nội thất văn phòng thông thường không mặc nhiên phải công chứng. Theo Bộ luật Dân sự và Luật Công chứng, yêu cầu công chứng phụ thuộc vào loại giao dịch và quy định pháp luật áp dụng. Doanh nghiệp cần kiểm tra tính chất hợp đồng, thẩm quyền ký và các yêu cầu pháp lý riêng của dự án trước khi quyết định.

8.2. Có nên ký hợp đồng thi công nội thất trọn gói không?

Hợp đồng trọn gói phù hợp khi phạm vi công việc, hồ sơ thiết kế, vật liệu và điều kiện thi công đã được xác định đủ rõ. Doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra phần loại trừ, phương pháp xác định công việc phát sinh và điều kiện điều chỉnh giá. Việc lựa chọn hình thức giá phụ thuộc vào đặc điểm từng dự án.

8.3. Thời gian bảo hành nội thất văn phòng bao lâu là hợp lý?

Thời hạn bảo hành cần được xác định theo loại hạng mục, đặc điểm thiết bị, quy định pháp luật áp dụng và thỏa thuận hợp đồng. Đồ nội thất, hệ thống kỹ thuật và thiết bị có thể có điều kiện bảo hành khác nhau. Doanh nghiệp cần kiểm tra cả thời hạn, phạm vi bảo hành và trách nhiệm tiếp nhận, xử lý lỗi.

8.4. Khi phát sinh chi phí thi công xử lý thế nào?

Nhà thầu cần thông báo phần công việc phát sinh, làm rõ khối lượng, đơn giá và ảnh hưởng tiến độ. Doanh nghiệp kiểm tra căn cứ, xác nhận thẩm quyền và phê duyệt theo cơ chế đã ghi trong hợp đồng. Các điều chỉnh được thống nhất cần có tài liệu xác nhận để làm căn cứ thực hiện, nghiệm thu và thanh toán.

8.5. Hợp đồng thi công nội thất văn phòng cần đính kèm hồ sơ gì?

Tùy phạm vi, hồ sơ thường gồm bản vẽ đã phê duyệt, BOQ, báo giá, danh mục vật liệu, tiến độ và các yêu cầu kỹ thuật liên quan. Doanh nghiệp cần xác định rõ phiên bản, ngày phát hành và tình trạng phê duyệt. Các tài liệu được thỏa thuận là phụ lục phải thống nhất với nội dung hợp đồng chính.