Hướng dẫn cách hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê
Bên cạnh những khoản chi phí thuê văn phòng hàng tháng, doanh nghiệp còn phải đối mặt với các chi phí phát sinh như sửa chữa hay cải tạo không gian làm việc. Sự khác biệt giữa sửa chữa thông thường và cải tạo lớn có thể ảnh hưởng đến phương thức hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê. Do đó, doanh nghiệp cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng để thực hiện các nghiệp vụ hạch toán theo đúng quy định của pháp luật.
- Chi phí sửa chữa văn phòng bao gồm những gì?
Chi phí sửa chữa văn phòng là khoản chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng văn phòng nhằm sửa chữa, cải tạo, bảo trì, nâng cấp văn phòng để đáp ứng nhu cầu làm việc, đảm bảo hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Chi phí này thường bao gồm nhiều hạng mục khác nhau, tùy thuộc vào tình trạng và nhu cầu cải thiện không gian làm việc của doanh nghiệp, cụ thể như sau:
1.1 Chi phí nâng cấp văn phòng, tài sản cố định
Căn cứ theo Khoản 14 Điều 2 Thông tư 45/2013/TT-BTC, nâng cấp tài sản cố định (TSCĐ) được định nghĩa là quá trình cải thiện, mở rộng hoặc thay đổi các tài sản cố định ban đầu nhằm nâng cao hiệu suất, kéo dài tuổi thọ hoặc tăng giá trị sử dụng của tài sản. Ngoài ra, hoạt động nâng cấp cũng bao gồm việc áp dụng các quy trình công nghệ sản xuất mới để cắt giảm chi phí hoạt động của tài sản cố định.
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 7 Thông tư 45/2013/TT-BTC, chi phí doanh nghiệp liên quan đến việc nâng cấp TSCĐ sẽ được phản ánh tăng nguyên giá của TSCĐ đó và không được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Ví dụ: Công ty X đã tiến hành nâng cấp hệ thống máy lạnh văn phòng bằng cách lắp thêm các bộ phận tiết kiệm năng lượng và bộ điều khiển thông minh. Sau khi nâng cấp, điện năng tiêu thụ của hệ thống máy lạnh giảm từ 500 kWh/ngày xuống còn 300 kWh/ngày, giúp tiết kiệm chi phí vận hành và cải thiện hiệu suất làm mát. Chi phí mua và lắp đặt các bộ phận mới sẽ được hạch toán vào nguyên giá của hệ thống máy lạnh, đồng thời giá trị sử dụng của tài sản này cũng tăng lên.
>> Xem thêm:
- Hạch toán chi phí thi công nội thất văn phòng chi tiết nhất
- Mẫu dự toán nội thất văn phòng chi tiết nhất và cách lập
1.2 Chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê
Theo quy định tại Khoản 13 Điều 2 Thông tư số 45/2013/TT-BTC, sửa chữa tài sản cố định là một loạt các hoạt động duy tu, bảo dưỡng, thay thế sửa chữa những hư hỏng phát sinh trong quá trình hoạt động của TSCĐ. Mục đích là nhằm khôi phục lại khả năng hoạt động về trạng thái hoạt động tiêu chuẩn ban đầu của TSCĐ đó.
Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 45/2013/TT-BTC, các khoản chi phí sửa chữa TSCĐ không được tính tăng nguyên giá TSCĐ mà được hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ (tối đa không quá 03 năm).
Trường hợp khi doanh nghiệp thuê văn phòng và trong hợp đồng thuê có điều khoản quy định bên đi thuê chịu trách nhiệm sửa chữa tài sản trong thời gian thuê thì chi phí sửa chữa TSCĐ sẽ được hạch toán vào chi phí hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh (tối đa không quá 03 năm).
Ví dụ: Công ty C thuê một văn phòng làm việc và sau một thời gian sử dụng, họ nhận thấy có nhiều hạng mục cần sửa chữa như sàn nhà, hệ thống điều hòa thông gió và cửa ra vào. Tổng chi phí cho việc sửa chữa văn phòng là 40 triệu đồng. Công ty quyết định hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê theo hình thức phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong vòng 2 năm tới. Mỗi năm, công ty sẽ ghi nhận 20 triệu đồng vào chi phí hoạt động để đảm bảo tính hợp lý và minh bạch trong báo cáo tài chính.
>> Tham khảo ngay: Mẫu hợp đồng thi công nội thất văn phòng đầy đủ & chi tiết
- Thuế TNDN chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê
Căn cứ theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC và Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, các doanh nghiệp có thể hạch toán tính thuế TNDN các chi phí sửa chữa TSCĐ theo những cách sau:
- Hạch toán trực tiếp vào chi phí kinh doanh trong kỳ: Được áp dụng đối với các khoản chi phí sửa chữa thường xuyên hoặc chi phí lớn nhưng không đáp ứng điều kiện ghi tăng nguyên giá.
- Hạch toán vào nguyên giá TSCĐ và trích khấu hao theo thời gian: Được áp dụng đối với các khoản chi phí sửa chữa lớn có tính chu kỳ hoặc đáp ứng điều kiện ghi tăng nguyên giá.
- Thuế GTGT chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê
Theo quy định tại Luật Thuế GTGT 2019 và Thông tư 219/2013/TT-BTC, doanh nghiệp có thể khấu trừ thuế GTGT chi phí sửa chữa văn phòng theo các cách sau đây:
- Khấu trừ ngay trong kỳ: Được áp dụng cho các khoản chi phí sửa chữa thường xuyên hoặc chi phí sửa chữa lớn không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá TSCĐ.
- Khấu trừ theo thời gian: Được áp dụng cho các khoản chi phí sửa chữa theo chu kỳ hoặc có tính chất nâng cấp đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá TSCĐ.
- Điều kiện hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng
Để hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê, doanh nghiệp cần đáp ứng được các điều kiện sau đây:
- Hợp đồng thuê: Phải có hợp đồng thuê văn phòng rõ ràng, trong đó ghi nhận quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan. Đặc biệt là điều khoản quy định về trách nhiệm sửa chữa, nâng cấp văn phòng của bên thuê và bên cho thuê.
- Có chứng từ hợp lệ: Doanh nghiệp phải có hóa đơn, biên lai hoặc chứng từ chứng minh cho các khoản chi phí sửa chữa. Những chứng từ này phải đảm bảo tính hợp pháp và được phát hành theo quy định của pháp luật.
- Mục đích sử dụng: Việc sửa chữa, cải tạo văn phòng phải nhằm mục đích phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh, không phải để tăng giá trị TSCĐ.
- Thời hạn sửa chữa: Thời hạn sử dụng của tài sản sau khi hoàn tất sửa chữa phải phù hợp với thời hạn thuê văn phòng ghi trong hợp đồng.
- Quy trình hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng
Quy trình hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê được thực hiện theo trình tự các bước như sau:
Bước 1: Xác định tính chất của công việc sửa chữa như: sửa chữa thường xuyên, sửa chữa cải tạo, sửa chữa lớn.
Bước 2: Thu thập chứng từ, hóa đơn hợp lệ chứng minh cho các khoản chi phí sửa chữa văn phòng.
Bước 3: Phân bổ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sửa chữa văn phòng, bao gồm: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí thuê ngoài, chi phí khác,...
Bước 4: Hạch toán các khoản chi phí sửa chữa vào sổ sách kế toán tương ứng với các tài khoản phù hợp theo quy định của Luật Kế toán.
Bước 5: Lập bảng kê chi phí sửa chữa để giám sát hoạt động và kiểm soát ngân sách.
Bước 6: Lưu trữ tất cả các chứng từ liên quan đến việc sửa chữa văn phòng để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu sau này.
- Hướng dẫn hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê chi tiết
Tùy thuộc vào tính chất và mức độ của việc sửa chữa, các khoản chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê sẽ được hạch toán theo một trong hai cách dưới đây:
6.1 Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê (không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá)
Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê khi không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá thường áp dụng đối với các sửa chữa nhỏ như thay đèn, sửa điện, sơn tường, dán tường,... Các hạng mục này thường không làm thay đổi diện tích, chức năng hay thời gian sử dụng của văn phòng. Trường hợp chi phí sửa chữa văn phòng đã bao gồm trong chi phí thuê thì doanh nghiệp chỉ cần ghi nhận tiền thuê văn phòng vào chi phí kinh doanh.
Trường hợp chi phí sửa chữa văn phòng hạch toán không bao gồm trong chi phí thuê thì tiến hành ghi bút toán như sau:
a) Khi phát sinh chi phí sửa chữa văn phòng:
- Trường hợp khấu trừ thuế GTGT đầu vào, ghi bút toán:
- Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (2431)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
+ Có TK 111, 112, 152, 214, 331…
- Trường hợp không khấu trừ thuế GTGT đầu vào, ghi bút toán:
- Nợ TK 241 – XDCB dở dang (2413)
+ Có TK 111, 112, 152, 214, 334,...
b) Khi hoàn tất việc sửa chữa văn phòng:
- Ghi bút toán:
- Nợ TK 623, 627, 641, 642 (Nếu là sửa chữa nhỏ)
- Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (Nếu là sửa chữa lớn)
- Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (Nếu trích trước chi phí sửa chữa định kỳ)
+ Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (2413)
c) Khi bàn giao TSCĐ đã sửa chữa hoàn thành cho bộ phận sử dụng:
- Ghi bút toán:
- Nợ TK 627/641/642 (Nếu chi phí sửa chữa nhỏ)
- Nợ TK 242 (Nếu chi phí sửa chữa lớn cần được phân bổ)
+ Có TK 154 – Chi tiết cho phân xưởng sản xuất phụ
- Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng, cải tạo TSCĐ có tính chu kỳ
Trường hợp doanh nghiệp tiến hành sửa chữa văn phòng, tài sản cố định có tính chu kỳ thì cần trích trước chi phí sửa chữa theo dự toán vào chi phí hằng năm. Nghiệp vụ hạch toán cụ thể như sau:
a) Trích trước chi phí sửa chữa văn phòng theo kế hoạch hàng kỳ:
- Ghi bút toán:
- Nợ TK 627/641/642
+ Có TK 352 – Dự phòng phải trả
b) Khi phát sinh chi phí sửa chữa thực tế:
- Ghi bút toán:
- Nợ TK 2413 – Sửa chữa lớn tài sản cố định
+ Có TK 111/152/153/214/334/338…
c) Khi hoàn tất việc sửa chữa, cải tạo văn phòng:
- Ghi bút toán:
- Nợ TK 352 (3524) – Dự phòng phải trả
+ Có TK 2413 – Sửa chữa lớn tài sản cố định
d) Trường hợp có sự chênh lệch giữa chi phí sửa chữa TSCĐ trích trước theo kế hoạch và chi phí thực tế phát sinh:
- Nếu chi phí phát sinh thực tế lớn hơn chi phí trích trước theo kế hoạch, doanh nghiệp cần trích bổ sung và ghi bút toán:
- Nợ TK 627/641/642…
+ Có TK 352 (3524) – Dự phòng phải trả
- Nếu chi phí phát sinh thực tế nhỏ hơn chi phí trích trước theo kế hoạch, doanh nghiệp cần ghi giảm chi phí hoặc ghi tăng thu nhập khác theo bút toán:
- Nợ TK 352(3524) – Dự phòng phải trả.
+ Có TK 627/641…
+ Hoặc tài khoản 711 – Thu nhập khác
Lưu ý: Thời gian phân bổ chi phí sửa chữa văn phòng, TSCĐ có tính chu kỳ được quy định tối đa không quá 03 năm. Nếu thời gian sửa chữa trên 03 năm, doanh nghiệp cần xem xét ghi tăng nguyên giá TSCĐ.
- Hạch toán nâng cấp tài sản cố định văn phòng
Nâng cấp tài sản cố định văn phòng bao gồm việc cải thiện hoặc thay thế một phần quan trọng của TSCĐ nhằm nâng cao hiệu suất sử dụng. Chẳng hạn như lắp đặt hệ thống điều khiển thông minh, xây thêm phòng làm việc mới, nâng cấp hệ thống điều hòa,...
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần xác định giá trị ban đầu của tài sản cố định bằng cách tích hợp các khoản chi phí nâng cấp đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá. Các nghiệp vụ hạch toán diễn ra cụ thể như sau:
a) Khi phát sinh chi phí nâng cấp TSCĐ:
- Trường hợp khấu trừ thuế GTGT đầu vào, ghi bút toán:
- Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (2431)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
+ Có TK 111, 112, 152, 214, 331…
- Trường hợp không khấu trừ thuế GTGT đầu vào, ghi bút toán:
- Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (2413)
+ Có TK 111, 112, 152, 214, 331…
b) Khi hoàn tất quá trình nâng cấp TSCĐ:
- Ghi bút toán:
- Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình.
+ Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (2413)
- Một vài lưu ý khi hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng
Để quy trình hạch toán chi phí diễn ra chính xác và hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý một vài vấn đề quan trọng dưới đây:
- Phân biệt giữa sửa chữa và nâng cấp: Chi phí sửa chữa sẽ được hạch toán trực tiếp vào chi phí hoạt động, trong khi chi phí nâng cấp phải được ghi tăng vào nguyên giá tài sản cố định.
- Thu thập chứng từ hợp lệ: Cần thu thập đầy đủ các hóa đơn, chứng từ, biên lai liên quan đến chi phí sửa chữa văn phòng hạch toán. Những chứng từ này phải được phát hành theo đúng quy định pháp luật để được tính là chi phí hợp lý khi hạch toán.
- Phân bổ chi phí hợp lý: Đối với các khoản chi phí sửa chữa lớn hoặc có tính chất chu kỳ, doanh nghiệp có thể phân bổ dần vào chi phí kinh doanh qua nhiều kỳ kế toán, thay vì ghi nhận toàn bộ trong một kỳ.
- Tuân thủ quy định về thuế: Doanh nghiệp cần đảm bảo chi phí sửa chữa đáp ứng các quy định về thuế TNDN để được khấu trừ hợp lệ trong kỳ tính thuế.
Việc hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê cần đảm bảo tính chính xác, minh bạch, tuân theo các quy định về thuế và kế toán. Bằng cách nắm rõ các loại chi phí sửa chữa, quy trình hạch toán và các điều kiện có liên quan, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, đồng thời tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.
Duc Huy Bui
Chịu trách nhiệm nội dung tại Maison Interior
Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Interior . Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực thiết kế nội thất và dịch vụ bất động sản.
Cùng chủ đề
Nhận tư vấn và báo giá thiết kế nội thất văn phòng
1
2
3
4
