Activity-Based Working (ABW) là mô hình làm việc theo hoạt động, cho phép nhân viên lựa chọn không gian phù hợp với nhiệm vụ thay vì luôn ngồi cố định. Văn phòng có các không gian dành cho tập trung, trao đổi và họp. Doanh nghiệp cần xem xét nhu cầu nhân sự, hiện trạng mặt bằng và khả năng vận hành trước khi áp dụng.
1. Activity-Based Working (ABW) là gì?
Activity-Based Working (ABW) là mô hình làm việc theo hoạt động, trong đó nhân viên lựa chọn không gian phù hợp với từng nhiệm vụ thay vì sử dụng một bàn cố định. Văn phòng thường kết hợp bàn dùng chung với khu tập trung, không gian trao đổi nhóm và làm việc riêng tư. Cách bố trí được xác định dựa trên tính chất công việc, nhu cầu phối hợp và tần suất sử dụng của nhân sự.
2. Các loại không gian trong mô hình Activity-Based Working
Văn phòng ABW được tổ chức thành nhiều loại không gian phục vụ các hoạt động làm việc khác nhau, từ công việc cá nhân cần tập trung đến trao đổi và họp nhóm.
Tùy nhu cầu sử dụng và diện tích sàn, doanh nghiệp có thể bố trí các không gian sau:
- Phòng tập trung (Focus Room): Phục vụ công việc cá nhân cần sự yên tĩnh và hạn chế gián đoạn.
- Không gian cộng tác (Collaboration Zone): Có bàn nhóm và chỗ trao đổi để nhân viên thảo luận, phối hợp công việc.
- Buồng gọi điện (Phone Booth): Phục vụ cuộc gọi hoặc họp trực tuyến, hạn chế tiếng ồn ảnh hưởng đến người xung quanh.
- Phòng họp: Phục vụ các cuộc họp với yêu cầu khác nhau về số người tham gia, thời lượng và mức độ riêng tư.
- Không gian kết nối (Social Hub): Phục vụ nghỉ ngắn, giao tiếp và các hoạt động chung của nhân viên.
- Không gian sáng tạo: Phục vụ hội thảo nội bộ, phát triển ý tưởng và thảo luận cần cách bố trí linh hoạt.
Trong cách tổ chức theo cụm (Office Neighborhoods), doanh nghiệp bố trí các không gian gần nhau theo nhóm nhân sự hoặc đặc điểm công việc. Mỗi cụm có thể kết hợp bàn dùng chung, không gian tập trung và nơi trao đổi. Nhân viên chủ yếu làm việc trong cụm của nhóm mình và sử dụng các không gian khác khi cần.
3. Nguyên tắc lựa chọn và sử dụng không gian trong ABW
Trong mô hình ABW, nhân viên lựa chọn không gian dựa trên tính chất công việc, mức độ tương tác và yêu cầu riêng tư. Công việc cá nhân cần sự yên tĩnh thường phù hợp với khu tập trung. Hoạt động trao đổi nhóm có thể diễn ra tại khu cộng tác, trong khi cuộc họp có nội dung bảo mật cần phòng riêng.
Các nguyên tắc sử dụng không gian gồm:
- Tính chất công việc: Lựa chọn không gian đáp ứng nhu cầu tập trung, trao đổi hoặc làm việc riêng tư.
- Mức độ tương tác: Bố trí hoạt động có nhiều trao đổi tách khỏi không gian cần yên tĩnh.
- Nhu cầu phối hợp: Ưu tiên vị trí gần nhóm khi nhân viên cần làm việc cùng nhau.
- Khả năng sử dụng: Kiểm tra số chỗ còn trống và thời gian dự kiến sử dụng.
Với các nhóm thường xuyên phối hợp, doanh nghiệp có thể tổ chức cụm làm việc để nhân viên thuận tiện trao đổi. Khi nhiệm vụ thay đổi, nhân viên vẫn có thể chuyển sang những không gian chức năng khác.
Việc lựa chọn không gian còn phụ thuộc vào số chỗ trống và tình trạng sử dụng thực tế. Nếu khu tập trung thường xuyên quá tải hoặc phòng họp thiếu chỗ, doanh nghiệp cần xem xét lại cách phân bổ không gian trước khi điều chỉnh thói quen sử dụng của nhân viên.
>> Xem thêm: 10+ Cách bố trí văn phòng làm việc khoa học và hiệu quả
4. Phân biệt ABW với các mô hình làm việc và bố trí văn phòng khác
ABW có liên quan đến nhiều cách tổ chức công việc và bố trí văn phòng, nhưng mỗi mô hình tập trung vào một nhu cầu khác nhau. Doanh nghiệp cần phân biệt phương thức làm việc, cách sử dụng chỗ ngồi và cách bố trí mặt bằng trước khi lựa chọn.
4.1. ABW và Hot-desking
ABW tổ chức không gian theo hoạt động, còn Hot-desking tập trung vào việc sử dụng bàn làm việc không cố định. Với mô hình hot-desking, nhân viên dùng bàn còn trống theo quy tắc chung của doanh nghiệp thay vì có vị trí riêng lâu dài.
Hot-desking có thể được áp dụng trong văn phòng ABW để quản lý chỗ ngồi dùng chung. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng Hot-desking mà không bố trí các không gian tập trung, cộng tác hoặc trao đổi riêng tư theo nhu cầu. Khi đó, doanh nghiệp thay đổi cách sử dụng bàn làm việc nhưng chưa tổ chức không gian theo từng hoạt động như ABW.
4.2. ABW và Hybrid Working
Mô hình làm việc kết hợp (Hybrid Working) kết hợp thời gian làm việc tại văn phòng với thời gian làm việc ở địa điểm khác. Doanh nghiệp xây dựng lịch hiện diện, cách phối hợp và điều kiện làm việc theo đặc điểm từng vị trí.
ABW tập trung vào cách nhân viên sử dụng không gian trong những ngày đến văn phòng. Hai mô hình có thể kết hợp khi doanh nghiệp muốn bố trí chỗ ngồi theo mức hiện diện và nhu cầu hoạt động. Doanh nghiệp áp dụng Hybrid Working vẫn có thể duy trì bàn cố định nếu cách bố trí đó phù hợp với công việc và điều kiện vận hành.
4.3. ABW, Agile Working và văn phòng linh hoạt
Agile Working chú trọng tính linh hoạt trong tổ chức công việc, quyền chủ động của nhân viên và sự phối hợp giữa các nhóm. ABW có thể hỗ trợ cách làm việc này bằng cách bố trí không gian phù hợp cho công việc cá nhân và trao đổi nhóm.
Văn phòng linh hoạt chú trọng khả năng điều chỉnh cách bố trí và sử dụng không gian. Doanh nghiệp có thể sử dụng bàn di động, vách ngăn linh hoạt hoặc phòng đa chức năng mà không áp dụng ABW. Agile Working tập trung vào cách làm việc, văn phòng linh hoạt vào khả năng thay đổi không gian, còn ABW tổ chức không gian theo hoạt động.
4.4. ABW và văn phòng mở
Trong văn phòng mở, các vị trí làm việc thường được bố trí trên mặt bằng có ít vách ngăn cố định. Cách bố trí này thuận tiện cho việc trao đổi trực tiếp nhưng có thể phát sinh tiếng ồn, gián đoạn và thiếu không gian riêng tư.
ABW có thể kết hợp khu làm việc mở với phòng họp nhỏ, buồng gọi điện và không gian tập trung tách biệt. Nhân viên lựa chọn nơi làm việc theo nhiệm vụ thay vì sử dụng một bàn cho mọi hoạt động. Mức độ yên tĩnh và riêng tư phụ thuộc vào cách bố trí, điều kiện âm học và cách sử dụng thực tế.
>> Xem thêm: Các loại hình văn phòng phổ biến hiện nay tại Việt Nam
5. Lợi ích và hạn chế khi áp dụng ABW
ABW có thể mang lại lợi ích trong cách sử dụng không gian và phối hợp công việc, đồng thời phát sinh những hạn chế về tập trung, riêng tư và vận hành. Kết quả phụ thuộc vào tính chất công việc, cách tổ chức nhân sự và điều kiện triển khai của từng doanh nghiệp.
5.1. Lợi ích khi áp dụng mô hình Activity-Based Working
Khi các không gian được bố trí phù hợp với nhu cầu làm việc, ABW có thể hỗ trợ nhân viên thực hiện nhiều hoạt động khác nhau và giúp doanh nghiệp sử dụng chỗ ngồi linh hoạt hơn. Những lợi ích cụ thể gồm:
- Hỗ trợ công việc cá nhân: Không gian yên tĩnh đáp ứng nhu cầu tập trung và hạn chế gián đoạn.
- Tạo điều kiện cộng tác: Khu làm việc nhóm thuận tiện cho nhân viên trao đổi và phối hợp trực tiếp.
- Tăng cơ hội tương tác: Không gian dùng chung có thể tăng tiếp xúc giữa đồng nghiệp, nhưng chưa bảo đảm chất lượng phối hợp tốt hơn.
- Điều chỉnh cách sử dụng chỗ ngồi: Doanh nghiệp có lịch hiện diện không đồng đều có thể sử dụng bàn làm việc chung thay cho một phần bàn cố định.
5.2. Hạn chế khi áp dụng mô hình Activity-Based Working
Mô hình Activity-Based Working cũng đặt ra những yêu cầu về mức độ tập trung, sự riêng tư và cách phối hợp khi nhân viên sử dụng nhiều vị trí làm việc. Nếu không gian hoặc cách vận hành chưa đáp ứng nhu cầu thực tế, những hạn chế sau có thể phát sinh:
- Khó duy trì sự tập trung: Khu yên tĩnh thiếu chỗ hoặc kiểm soát tiếng ồn chưa tốt có thể làm gián đoạn công việc.
- Hạn chế về riêng tư: Không gian dùng chung có thể chưa đáp ứng nhu cầu trao đổi bảo mật hoặc xử lý tài liệu nhạy cảm.
- Bất tiện khi thay đổi vị trí: Công việc cần nhiều tài liệu hoặc thiết bị chuyên biệt có thể gặp khó khăn khi nhân viên thường xuyên di chuyển.
- Khó khăn trong phối hợp: Nhân viên sử dụng bàn không cố định cần tìm chỗ phù hợp và xác định vị trí đồng nghiệp khi trao đổi.
- Nhu cầu chỗ ngồi ổn định: Một số vị trí vẫn cần bàn cố định do tính chất công việc hoặc điều kiện sử dụng.
6. Khi nào doanh nghiệp phù hợp với ABW?
ABW phù hợp để cân nhắc khi nhân viên thường xuyên chuyển đổi giữa công việc tập trung, trao đổi và họp nhóm. Trước khi lựa chọn, doanh nghiệp cần đánh giá đặc điểm công việc, nhu cầu chỗ ngồi và khả năng tổ chức vận hành.
6.1. Nhu cầu tập trung, trao đổi và bảo mật thông tin
Những nhóm thường xuyên chuyển đổi giữa công việc cá nhân, họp nhóm và trao đổi trực tuyến có thể sử dụng các không gian theo hoạt động. Doanh nghiệp cần bố trí nơi yên tĩnh cho công việc tập trung và không gian phù hợp cho các cuộc thảo luận.
Với công việc xử lý thông tin nhạy cảm hoặc sử dụng thiết bị chuyên biệt, nhân viên có thể cần vị trí ổn định và điều kiện sử dụng riêng. Doanh nghiệp cần xác định nhiệm vụ nào phù hợp với bàn dùng chung và nhiệm vụ nào cần chỗ làm việc được bố trí riêng.
6.2. Mức độ hiện diện và nhu cầu chỗ ngồi
Số nhân viên có mặt tại văn phòng là cơ sở để doanh nghiệp xem xét sử dụng bàn chung. Khi số người thường xuyên hiện diện thấp hơn tổng nhân sự, một số vị trí có thể sử dụng chỗ ngồi chung. Doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra những thời điểm đông người nhất để xác định nhu cầu sử dụng đồng thời.
Số chỗ ngồi cần đáp ứng nhu cầu khi nhiều nhân viên cùng có mặt. Việc giảm bàn cố định chưa đồng nghĩa với giảm diện tích thuê vì doanh nghiệp vẫn cần bố trí phòng họp, không gian hỗ trợ và lối đi. Các hạng mục này cần được xem xét trong cùng phương án bố trí mặt bằng.
6.3. Sự sẵn sàng của nhân sự và điều kiện vận hành
Nhân viên cần hiểu chức năng từng không gian, cách sử dụng phòng họp và cách phối hợp khi không ngồi cố định. Doanh nghiệp cần tổ chức quản lý chỗ ngồi dùng chung để nhân viên sử dụng đúng mục đích và thuận tiện liên hệ đồng nghiệp khi cần.
Trước khi chuyển đổi, doanh nghiệp cần trao đổi với nhân viên và người quản lý để nhận diện khó khăn có thể phát sinh. Hệ thống mạng, nơi lưu trữ tài liệu và thiết bị làm việc cũng cần đáp ứng nhu cầu di chuyển giữa các vị trí. Nếu chưa đáp ứng đầy đủ điều kiện vận hành, doanh nghiệp có thể triển khai ABW trước cho một số nhóm hoạt động.
7. Các bước chuẩn bị và áp dụng ABW trong văn phòng
Doanh nghiệp có thể triển khai ABW qua các bước từ khảo sát nhu cầu đến điều chỉnh sau vận hành. Trình tự và phạm vi thực hiện phụ thuộc vào quy mô dự án, hiện trạng mặt bằng và mức độ thay đổi cách sử dụng văn phòng.
7.1. Khảo sát hiện trạng và nhu cầu làm việc
Doanh nghiệp cần khảo sát hiện trạng mặt bằng và cách nhân viên sử dụng văn phòng, kết hợp thu thập phản hồi từ nhân viên và người quản lý. Các nhóm thông tin cần ghi nhận gồm:
- Hiện trạng mặt bằng: Ghi nhận diện tích sử dụng, vị trí bàn làm việc, phòng họp, luồng di chuyển, vách ngăn và hạ tầng kỹ thuật.
- Tình trạng sử dụng: Kiểm tra mức sử dụng bàn, phòng họp, nhu cầu trao đổi, tình trạng tiếng ồn và mức độ riêng tư.
- Nhu cầu làm việc: Xác định công việc cần tập trung, gọi điện, làm việc nhóm và phối hợp liên phòng ban.
Kết quả khảo sát giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu sử dụng từng loại không gian. Tuy nhiên, những thông tin này chưa đủ để quyết định tỷ lệ phân bổ diện tích. Doanh nghiệp cần kiểm tra tỷ lệ phân bổ khi lập phương án bố trí mặt bằng.
7.2. Xác định loại không gian cần bố trí
Dựa trên kết quả khảo sát, doanh nghiệp xác định các loại không gian cần bố trí và mối liên hệ giữa chúng. Khu tập trung nên tách khỏi những nơi thường xuyên trao đổi. Phòng họp và không gian cộng tác nên được bố trí thuận tiện cho các nhóm thường xuyên phối hợp.
Phương án cần xét đến diện tích hữu dụng, hệ thống điện, mạng, điều hòa, chiếu sáng và yêu cầu kỹ thuật của tòa nhà. Nội thất linh hoạt hoặc vách ngăn phù hợp có thể hỗ trợ thay đổi cách sử dụng. Danh mục không gian là cơ sở lập phương án bố trí mặt bằng văn phòng, trong đó số bàn, phòng họp và tỷ lệ diện tích cần được kiểm tra theo từng dự án.
>> Xem thêm: Zoning trong thiết kế văn phòng: Cách phân khu hiệu quả
7.3. Chuẩn bị hạ tầng và quy tắc sử dụng
Trước khi đưa ABW vào sử dụng, doanh nghiệp cần chuẩn bị điều kiện làm việc tại nhiều vị trí và thống nhất cách sử dụng các không gian. Những nội dung cần thực hiện gồm:
- Hạ tầng làm việc: Kiểm tra mạng, nguồn điện, thiết bị họp trực tuyến, kiểm soát tiếng ồn và nơi lưu trữ đồ dùng cá nhân.
- Công cụ quản lý: Cân nhắc phần mềm đặt chỗ, bản đồ không gian hoặc cảm biến theo nhu cầu và quy mô sử dụng.
- Quy tắc sử dụng: Thống nhất cách dùng phòng họp, chỗ ngồi chung, khu yên tĩnh và thu dọn sau khi làm việc.
Các điều kiện trên cần đáp ứng nhu cầu làm việc tại nhiều vị trí. Quy tắc đã thống nhất là cơ sở để hướng dẫn nhân viên khi chuyển đổi. Nếu công nghệ thu thập dữ liệu có thể nhận diện người lao động, doanh nghiệp cần kiểm tra việc xử lý dữ liệu theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và quy định liên quan.
7.4. Thử nghiệm và đưa vào sử dụng khi phù hợp
Nếu cần kiểm tra phản hồi trước khi mở rộng, doanh nghiệp có thể thử nghiệm ABW trong phạm vi giới hạn. Hoạt động thử nghiệm tập trung vào cách chọn chỗ ngồi, sử dụng phòng chức năng và phối hợp giữa nhân viên. Những vấn đề về thiếu chỗ, tiếng ồn hoặc khó khăn khi sử dụng thiết bị cần được ghi nhận để điều chỉnh phương án.
Khi đưa ABW vào sử dụng, doanh nghiệp hướng dẫn nhân viên về chức năng từng không gian và đầu mối hỗ trợ. Kênh phản hồi giúp xử lý những bất tiện phát sinh. Phạm vi và thời gian thử nghiệm phụ thuộc vào điều kiện dự án. Với thay đổi nhỏ và dữ liệu chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp có thể triển khai mà không cần tổ chức khu thí điểm riêng.
7.5. Đánh giá và điều chỉnh sau vận hành
Sau khi áp dụng ABW, doanh nghiệp theo dõi mức sử dụng từng loại không gian và phản hồi của nhân viên. Những vấn đề cần kiểm tra gồm tình trạng thiếu chỗ ngồi, mức sử dụng phòng họp, tiếng ồn tại khu tập trung và khả năng tìm được không gian phù hợp.
Kết quả đánh giá có thể dẫn đến việc điều chỉnh số bàn dùng chung, bổ sung không gian riêng tư hoặc thay đổi quy tắc sử dụng. Thời điểm đánh giá phụ thuộc vào kế hoạch vận hành và mức độ thay đổi đã thực hiện. Doanh nghiệp cần đối chiếu dữ liệu sử dụng với phản hồi thực tế trước khi quyết định điều chỉnh.
ABW cần được xem xét dựa trên nhu cầu làm việc và khả năng đáp ứng của văn phòng. Khi đã xác định các loại không gian cần thiết và điều kiện vận hành, doanh nghiệp có thể cụ thể hóa những yêu cầu này trong phương án thiết kế nội thất văn phòng để lựa chọn phạm vi triển khai phù hợp với hiện trạng mặt bằng.
8. Câu hỏi thường gặp về Activity-Based Working (ABW)
8.1. Doanh nghiệp nhỏ có nên áp dụng ABW?
Có. Doanh nghiệp nhỏ có thể áp dụng ABW mà không cần bố trí tất cả các loại không gian. Với diện tích hạn chế, nên ưu tiên những hoạt động diễn ra thường xuyên và xác định không gian có thể dùng chung. Nếu công việc đòi hỏi nhiều chỗ ngồi ổn định hoặc phòng riêng, doanh nghiệp cần điều chỉnh phạm vi áp dụng cho phù hợp.
8.2. ABW có giúp giảm chi phí thuê và vận hành văn phòng không?
ABW có thể giúp giảm số bàn cố định ít được sử dụng, nhưng chi phí thuê và vận hành không mặc nhiên giảm theo. Chi phí thuê phụ thuộc vào diện tích thuê thực tế và điều khoản hợp đồng. Khi so sánh phương án, doanh nghiệp cần tính cả chi phí cải tạo, bổ sung phòng chức năng, thiết bị và quản lý vận hành.
8.3. Làm sao để nhân viên thích nghi với chỗ ngồi linh hoạt?
Nhân viên cần hiểu lý do chuyển đổi, được hướng dẫn sử dụng không gian và có kênh phản hồi trong quá trình vận hành. Doanh nghiệp nên ghi nhận những bất tiện để điều chỉnh cách sử dụng. Riêng các vị trí cần thiết bị thường trực hoặc xử lý tài liệu đặc thù có thể tiếp tục sử dụng chỗ ngồi ổn định.
8.4. Có cần phần mềm đặt chỗ và cảm biến để áp dụng ABW không?
Không bắt buộc. Văn phòng có ít chỗ ngồi dùng chung có thể quản lý bằng quy tắc sử dụng hoặc hình thức đăng ký chỗ đơn giản. Khi nhu cầu đặt chỗ và theo dõi mức sử dụng phức tạp hơn, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hoặc cảm biến. Nếu công cụ thu thập dữ liệu có thể nhận diện nhân viên, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định liên quan về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
8.5. Có thể áp dụng ABW từng phần thay vì cải tạo toàn bộ văn phòng không?
Có. Doanh nghiệp có thể duy trì một số bàn cố định, đồng thời bố trí thêm không gian tập trung hoặc cộng tác theo nhu cầu. Cách áp dụng từng phần có thể được duy trì lâu dài, không nhất thiết là bước thử nghiệm trước khi mở rộng. Phạm vi thực hiện phụ thuộc vào tính chất công việc của nhân viên và điều kiện mặt bằng.
Deputy Director - Maison Interior
Với hơn 8 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế nội thất, Bùi Đức Huy mang đến góc nhìn chuyên sâu, cập nhật xu hướng mới và chia sẻ các giải pháp thiết kế tối ưu, phù hợp với nhu cầu thực tế của khách hàng.
