Hot-desking là gì? Đặc điểm và lợi ích của chỗ ngồi linh hoạt

Khái niệm Hot desking là gìcó lẽ vẫn còn khá mới đối với nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Đây được biết đến là mô hình làm việc linh hoạt đang dần thay thế cho cách bố trí văn phòng truyền thống. Với nhiều ưu điểm nổi bật, mô hình Hot-desking đã và đang mang đến một “làn gió mới” cho môi trường làm việc hiện đại. Không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành mà còn thúc đẩy văn hóa giao tiếp và hợp tác.

Hot-desking là gì?

Hot Desking (hay Flexible Desk) là mô hình chỗ ngồi làm việc linh hoạt, cho phép các cá nhân lựa chọn bất kỳ chỗ ngồi nào trong không gian chung để làm việc thay vì ngồi tại bàn làm việc cố định. Điều này đồng nghĩa, các cá nhân có thể di chuyển linh hoạt và ngồi làm việc tại bất cứ đâu, miễn là không gian còn trống.

Mô hình làm việc Hot-desking là một phần của các văn phòng chia sẻ (Shared Office) hay văn phòng làm việc chung (Coworking Space). Mô hình này đang ngày càng trở nên phổ biến đối với các doanh nghiệp hiện đại khi xu hướng làm việc từ xa đang ngày càng được ưa chuộng. 

Có nhiều lý do khiến hot-desking (chỗ ngồi linh hoạt) trở thành xu hướng. Thứ nhất là bởi mô hình này cho phép mọi người làm việc tại bất cứ đâu và bất cứ thời điểm nào họ muốn. Điều này giúp đáp ứng nhu cầu không chỉ cho các cá nhân mà còn với các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp làm việc linh hoạt từ xa. Hot-desking cũng được phát triển nhằm tối ưu hóa không gian sử dụng, giảm thiểu diện tích văn phòng dư thừa. 

Những tiện ích của mô hình chỗ ngồi linh hoạt

Mô hình Hot-desking được thiết kế với không gian mở rộng thoáng và chỗ ngồi làm việc linh hoạt. Bên cạnh đó, mô hình này còn cung cấp đến khách thuê một loạt các tiện ích khác để phục vụ cho nhu cầu làm việc, nổi bật phải kể đến:

Ổ cắm điện

Mô hình chỗ ngồi linh hoạt luôn hướng đến mục tiêu tạo ra môi trường làm việc tiện nghi cho mọi người dùng. Chính vì vậy, ngoài chỗ ngồi thoải mái, mỗi vị trí bàn làm việc đều được trang bị ổ cắm điện để sạc máy tính, điện thoại hay các thiết bị điện tử khác. Điều này đảm bảo mọi người có đủ nguồn điện cần thiết để thực hiện công việc một cách ổn định và hiệu quả. 

Phòng họp và các khu vực chung

Nhiều người lo lắng rằng việc tổ chức các cuộc họp trong không gian làm việc chung là không phù hợp và kém bảo mật. Tuy nhiên, mô hình Hot-desking đã tính đến giải pháp cho vấn đề này bằng cách cung cấp phòng họptheo yêu cầu của khách thuê. Khi có nhu cầu sử dụng phòng họp, bạn có thể đặt lịch trước thông qua website, ứng dụng hoặc đặt lịch trực tiếp tại bộ phận lễ tân. 

Mỗi phòng họp đều được thiết kế hiện đại và trang bị đầy đủ tiện nghi. Không chỉ giúp các cuộc họp diễn ra suôn sẻ, hiệu quả mà còn thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng. 

Ngoài ra, mô hình hot-desking cũng cung cấp nhiều không gian chức năng như: khu vực pantry, không gian nghỉ ngơi, thư giãn, không gian thảo luận tự do,... Mọi người có thể thoải mái nghỉ ngơi, thư giãn sau những giờ làm việc hoặc trao đổi, tương tác với nhau để thúc đẩy một môi trường làm việc hiệu quả hơn. 

Tủ đựng đồ cá nhân

Một trong những tiện ích không thể thiếu ở các văn phòng hot-desking đó chính là tủ đựng đồ cá nhân. Trong một không gian làm việc chung rộng lớn, các thiết bị này sẽ giúp người dùng lưu trữ vật dụng hay hồ sơ, tài liệu một cách an toàn trong suốt thời gian làm việc. Đây cũng là giải pháp giúp giữ không gian làm việc luôn gọn gàng, sạch sẽ và hiệu quả.

Các thiết bị in ấn

Mô hình hot-desking thường lắp đặt đầy đủ các thiết bị văn phòng như máy in, máy photocopy, máy fax,... nhằm phục vụ nhu cầu in ấn hồ sơ, tài liệu. Để sử dụng các thiết bị này, bạn sẽ cần đăng nhập vào website hoặc cài đặt ứng dụng theo hướng dẫn của đơn vị dịch vụ. Với sự sẵn có của các thiết bị in ấn hiện đại, mọi hoạt động liên quan đến giấy tờ, văn bản sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Công nghệ và internet

Trong bối cảnh hiện nay, công nghệ và internet được xem là các yếu tố then chốt để tạo nên một môi trường làm việc hiện đại. Nắm bắt được xu thế đó, mô hình Hot-desking cũng tập trung tích hợp công nghệ và kết nối mạng để đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng. 

Khi làm việc theo hình thức chỗ ngồi linh hoạt, người dùng sẽ được hưởng những tiện ích bao gồm: 

• Internet tốc độ cao: Giúp người dùng kết nối liên tục, ổn định và không bị gián đoạn, đảm bảo quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. 
• Trang thiết bị công nghệ hiện đại: Hot desking cung cấp các trang thiết bị hiện đại phục vụ nhu cầu làm việc như: máy tính để bàn, máy chiếu, màn hình tivi, hệ thống cáp kết nối (HDMI, VGA, DVI),... 
• Bảo mật dữ liệu: Trang bị hệ thống bảo mật mạnh mẽ như tường lửa, kiểm soát truy cập, mã hóa dữ liệu,... 

Ưu điểm của không gian Hot-desking

Chỗ ngồi linh hoạt Hot-desking đã và đang trở thành xu hướng làm việc được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Giải pháp này không chỉ mang đến lợi ích cho các doanh nghiệp mà còn tạo ra môi trường làm việc lý tưởng cho nhân viên. Dưới đây là những ưu điểm của mô hình Hot-desking: 

Hot-desking dành cho doanh nghiệp

• Cắt giảm chi phí: Khi sử dụng không gian Hot-desking, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể chi phí đầu tư ban đầu so với việc thuê một văn phòng lớn. Thay vì đầu tư thiết kế văn phòngvà mua sắm trang thiết bị, doanh nghiệp chỉ cần trả phí thuê theo số lượng chỗ ngồi cần sử dụng. Điều này giúp đảm bảo không gian làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả với chi phí thấp. 

• Không gian làm việc linh hoạt:  Hot-desking là giải pháp làm việc linh hoạt, cho phép doanh nghiệp thích nghi nhanh chóng trước những thay đổi. Đặc biệt với các doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động, giải pháp này sẽ giúp hạn chế mọi rủi ro liên quan đến việc xây dựng văn phòng. 
• Thu hút các ứng viên tiềm năng: Hot-desking cho phép doanh nghiệp quản lý đội ngũ nhân sự từ xa một cách hiệu quả mà không cần xây dựng một văn phòng riêng. Giờ đây, doanh nghiệp có thể mở rộng phạm vi tuyển dụng nhân sự thay vì chỉ giới hạn ở một khu vực nhất định. 

Hot-desking dành cho cá nhân

• Làm việc linh hoạt hơn:  Mô hình Hot-desking cho phép nhân viên lựa chọn chỗ ngồi làm việc linh hoạt trong một không gian chung. Chính vì vậy, họ có thể dễ dàng sắp xếp thời gian làm việc trong ngày sao cho thuận tiện và hiệu quả nhất. 
• Cải thiện hiệu suất làm việc: Văn phòng Hot-desking được thiết kế hiện đại với đầy đủ tiện nghi phục vụ công việc. Bên cạnh đó, không gian mở linh hoạt cũng góp phần thúc đẩy sự sáng tạo và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên. 

• Tiết kiệm chi phí:Hình thức chỗ ngồi linh hoạt cũng là lựa chọn lý tưởng dành cho những người làm việc tự do (freelancer) hay chuyên gia trong các lĩnh vực. Theo đó, khách thuê có thể được làm việc trong một không gian văn phòng chuyên nghiệp chỉ với ít chi phí và không bị ràng buộc bởi hợp đồng dài hạn. 

Sự tăng cường hợp tác và sáng tạo

Các cá nhân hay doanh nghiệp làm việc tại hot-desking thường có nhiều cơ hội để tương tác, trao đổi và làm việc với những người đến từ nhiều lĩnh vực khác. Điều này tạo ra một cộng đồng gắn kết, mang đến cơ hội học hỏi và mở rộng các mối quan hệ. 

Hạn chế của loại hình Hot-desking

Có thể thấy, hình thức chỗ ngồi linh hoạt mang đến rất nhiều lợi ích cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Song song với đó, mô hình này cũng còn tồn tại một vài hạn chế nhất định như: 

• Tính bảo mật kém: Rất khó để đảm bảo tính bảo mật thông tin về công việc trong một không gian làm việc chung, nơi tất cả mọi người đều có thể tiếp cận khu vực làm việc của nhau. Điều này có thể dẫn đến nguy cơ rò rỉ thông tin hoặc xâm phạm dữ liệu cá nhân.
• Thiếu tính cá nhân hóa:  Chỗ ngồi làm việc thay đổi liên tục cũng dẫn đến thiếu tính cá nhân hóa cho không gian làm việc. Mặc dù có tủ đựng đồ cá nhân song việc lưu trữ và quản lý tài liệu, vật dụng cá nhân có thể gặp khó khăn khi phải di chuyển giữa các chỗ ngồi.

Hot-desking có phải là giải pháp phù hợp cho bạn?

Hot-desking là giải pháp văn phòng mang đến cho doanh nghiệp vô số những lợi ích quan trọng. Tuy nhiên, không phải ngành nghề, lĩnh vực nào cũng có thể áp dụng mô hình chỗ ngồi linh hoạt.

Để biết được mô hình hot-desking có phù hợp với doanh nghiệp của bạn, hãy cùng xem xét một vài yếu tố sau đây:

• Quy mô hoạt động:  Hot-desking là giải pháp đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty startup, có tiềm lực tài chính chưa đủ mạnh. Tuy nhiên, các doanh nghiệp lớn có nhiều phòng ban chức năng cũng có thể sử dụng hot-desking cho nhu cầu làm việc của các nhóm nhỏ. 
• Tính chất công việc: Doanh nghiệp cần xem xét ngành nghề hoạt động của mình có yêu cầu cao về tính riêng tư hoặc bảo mật thông tin. Nếu tính chất công việc linh hoạt, có thể làm việc từ xa thì mô hình hot-desking sẽ là lựa chọn lý tưởng. 

• Mục tiêu hoạt động: Nếu doanh nghiệp đang muốn mở rộng quy mô hoạt động hay thâm nhập các thị trường mới, mô hình chỗ ngồi linh hoạt sẽ là giải pháp tối ưu. Với mô hình này, doanh nghiệp có thể nhanh chóng hoạt động tại thị trường mới mà không cần đầu tư quá nhiều chi phí hay ràng buộc lâu dài về hợp đồng thuê. 
• Khả năng tài chính:Cần tính toán kỹ chi phí của việc thuê văn phòng truyền thống so với việc thuê hot-desking và xem xét đâu là giải pháp tối ưu chi phí dành cho doanh nghiệp. 
• Cơ hội hợp tác, mở rộng quan hệ:  Doanh nghiệp cũng cần xem xét liệu việc sử dụng không gian làm việc chung có mang đến nhiều cơ hội hợp tác và mở rộng các mối quan hệ tiềm năng. 

Dù vẫn còn những thách thức riêng, Hot deskingvẫn được xem là xu hướng làm việc mới với nhiều ưu điểm và lợi ích quan trọng. Mô hình này không chỉ mang đến không gian làm việc linh hoạt cho nhân viên mà còn là giải pháp tối ưu chi phí cho các doanh nghiệp. 

>> Tìm hiểu thêm các loại hình văn phòng

• Văn phòng ảo

• Văn phòng chia sẻ

• Văn phòng xanh

• Văn phòng mở

• Văn phòng thông minh

• Văn phòng hiện đại