Các Loại Hình Văn Phòng Phổ Biến Hiện Nay Tại Việt Nam

Các loại hình văn phòng phổ biến hiện nay tại Việt Nam ngày càng đa dạng, đáp ứng nhu cầu linh hoạt và tối ưu chi phí cho mọi quy mô doanh nghiệp. Việc hiểu rõ đặc điểm, ưu nhược điểm cùng chi phí của từng loại hình giúp doanh nghiệp lựa chọn không gian làm việc phù hợp, đồng thời nâng cao hiệu quả vận hành và xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững.

1. Văn phòng là gì?

Văn phòng là không gian làm việc chính thức được doanh nghiệp sử dụng để tổ chức các hoạt động kinh doanh, quản lý nhân sự và triển khai công việc hàng ngày.

Trong bối cảnh doanh nghiệp hiện đại, văn phòng không chỉ đơn thuần là nơi làm việc mà còn là môi trường kết nối, thúc đẩy sự sáng tạo và xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững.

2. Chức năng của văn phòng là gì?

Văn phòng giữ vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động giao tiếp, phối hợp giữa các phòng ban và nâng cao hiệu suất làm việc của toàn tổ chức.  Ngoài ra, một môi trường làm việc lý tưởng được thiết kế bài bản còn góp phần nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp, thu hút nhân tài và tạo dựng thương hiệu doanh nghiệp trên thị trường.

Văn phòng không chỉ là nơi làm việc mà còn đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động sau:

• Tạo môi trường làm việc tập trung, quản lý và điều phối nhân sự hiệu quả.
• Là nơi tiếp khách, tổ chức sự kiện nội bộ và đối ngoại, góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
• Hỗ trợ vận hành, kết nối các phòng ban, tạo điều kiện thuận lợi cho phối hợp và trao đổi thông tin.
• Nâng cao tinh thần, hiệu suất làm việc và hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

3. Các loại hình văn phòng phổ biến hiện nay tại Việt Nam

Các loại hình văn phòng phổ biến hiện nay gồm văn phòng truyền thống, văn phòng hiện đại (như văn phòng chia sẻ (Shared Office), văn phòng ảo (Virtual Office), căn hộ văn phòng (Officetel), văn phòng xanh (Biophilic Office), văn phòng thông minh (Smart Office), văn phòng trọn gói (Co-Working Space) và văn phòng linh hoạt (Agile Workspace)).

3.1 Loại hình văn phòng truyền thống

Văn phòng truyền thống là loại hình văn phòng thuộc sở hữu hoặc quản lý của một doanh nghiệp, công ty duy nhất, không chia sẻ với bất kỳ đơn vị nào khác. Đặc điểm nổi bật là có địa chỉ, vị trí rõ ràng, không gian làm việc cố định và thường được phân chia thành các phòng ban riêng biệt.

Đặc điểm của văn phòng truyền thống:

• Thuộc sở hữu hoặc quản lý của một doanh nghiệp duy nhất: Không chia sẻ không gian với các doanh nghiệp khác.
• Địa chỉ và vị trí cố định: Dễ dàng tìm kiếm và tiếp cận.
• Không gian làm việc riêng biệt: Thường được phân chia thành các phòng ban, phòng chức năng như phòng làm việc, phòng họp, phòng giám đốc,…
• Giờ làm việc cố định: Thường theo giờ hành chính.
• Nội thất, trang thiết bị hiện đại: Phục vụ nhu cầu làm việc của nhân viên.

Phân loại văn phòng truyền thống:

• Văn phòng truyền thống phong cách đóng: Không gian làm việc riêng biệt, kín đáo, thường là các phòng làm việc cá nhân hoặc phòng họp riêng.
• Văn phòng truyền thống phong cách mở: Không gian làm việc mở, không có vách ngăn, tạo sự tương tác và giao tiếp giữa các nhân viên.
• Văn phòng truyền thống kết hợp phong cách đóng và mở: Kết hợp cả không gian làm việc riêng và không gian làm việc chung, tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.

3.2 Các loại hình văn phòng hiện đại

Các loại hình văn phòng hiện đại rất đa dạng, bao gồm: văn phòng ảo (Virtual Office), văn phòng làm việc chung (Co-Working Space), văn phòng chia sẻ (Shared Office), văn phòng chia sẻ (Shared Office), căn hộ văn phòng (Officetel, văn phòng xanh (Biophilic Office), văn phòng thông minh (Smart Office).

3.2.1 Văn phòng ảo (Virtual Office)

Văn phòng ảo là giải pháp cung cấp địa chỉ đăng ký kinh doanh và các dịch vụ hành chính như nhận thư từ, điện thoại mà không yêu cầu doanh nghiệp phải có không gian làm việc vật lý. Virtual Office là lựa chọn tối ưu cho các startup, doanh nghiệp nhỏ hoặc những công ty muốn mở rộng thị trường mà không phải đầu tư chi phí thuê văn phòng truyền thống.

Ưu điểm loại hình văn phòng ảo:

• Tiết kiệm chi phí vận hành và quản lý.
• Linh hoạt về địa điểm đăng ký, dễ dàng mở rộng quy mô.
• Hỗ trợ các dịch vụ hành chính chuyên nghiệp như lễ tân, quản lý thư tín.

Nhược điểm loại hình văn phòng ảo:

• Không có không gian làm việc thực tế, hạn chế về tương tác trực tiếp giữa các thành viên.
• Không phù hợp với các doanh nghiệp cần môi trường làm việc tập trung hoặc tiếp đón khách thường xuyên.

3.2.2 Văn phòng làm việc chung (Co-Working Space)

Coworking space là mô hình không gian làm việc mở, nơi nhiều cá nhân, freelancer, startup hoặc doanh nghiệp nhỏ cùng chia sẻ không gian làm việc chung. Loại hình văn phòng làm việc chung thúc đẩy sự kết nối, sáng tạo và hợp tác giữa các thành viên, đồng thời giảm thiểu chi phí thuê văn phòng riêng lẻ.

Ưu điểm loại hình văn phòng Coworking space:

• Linh hoạt về thời gian thuê với nhiều gói dịch vụ phù hợp.
• Môi trường năng động, khuyến khích giao lưu, mở rộng mạng lưới quan hệ.
• Trang bị đầy đủ tiện ích hiện đại như internet tốc độ cao, phòng họp, khu vực nghỉ ngơi.

Nhược điểm loại hình văn phòng Coworking space:

• Thiếu sự riêng tư tuyệt đối, có thể gây mất tập trung.
• Không phù hợp với các doanh nghiệp cần bảo mật cao hoặc môi trường làm việc yên tĩnh.

Theo báo cáo thị trường vào cuối 2024, mô hình coworking space tăng trưởng hơn 15% mỗi năm, trở thành lựa chọn phổ biến của các startup và doanh nghiệp nhỏ. Giá thuê văn phòng trọn gói tại TP.HCM dao động từ 1.500.000 – 10.000.000 VNĐ/chỗ/tháng, trong khi văn phòng truyền thống có giá từ 200.000 đến 1.500.000 VNĐ/m²/tháng tùy khu vực. 

3.2.3 Văn phòng chia sẻ (Shared Office)

Văn phòng chia sẻ là mô hình không gian văn phòng được phân chia thành các khu vực hoặc phòng riêng biệt cho từng doanh nghiệp, đồng thời sử dụng chung các tiện ích như lễ tân, phòng họp, khu vực tiếp khách. Shared Office được xem là một trong các loại hình văn phòng mang đến giải pháp tiết kiệm chi phí hơn so với thuê văn phòng truyền thống nhưng vẫn đảm bảo sự riêng tư và chuyên nghiệp.

Ưu điểm loại hình văn phòng chia sẻ (Shared Office)

• Chi phí thuê thấp hơn so với văn phòng truyền thống.
• Không gian làm việc riêng tư hơn so với coworking space.
• Được hỗ trợ các dịch vụ vận hành như bảo trì, vệ sinh, an ninh.

Nhược điểm loại hình văn phòng chia sẻ (Shared Office)

• Doanh nghiệp nhỏ, các startup muốn có không gian làm việc riêng nhưng vẫn tiết kiệm.
• Các công ty có nhu cầu thuê ngắn hạn hoặc cần mở rộng nhanh chóng.

3.2.4 Căn hộ văn phòng (Officetel)

Căn hộ văn phòng, hay còn gọi là Officetel, là loại hình văn phòng kết hợp giữa không gian làm việc và nơi sinh hoạt, thường nằm trong các tòa nhà đa chức năng tại các khu đô thị lớn như TP.HCM, Hà Nội. Officetel được thiết kế linh hoạt, đáp ứng nhu cầu vừa làm việc vừa nghỉ ngơi của doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân kinh doanh.

Ưu điểm của căn hộ văn phòng (Officetel)

• Tiết kiệm chi phí khi kết hợp không gian làm việc và sinh hoạt.
• Vị trí thuận lợi, thường gần trung tâm, dễ dàng kết nối giao thông.
• Phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, freelancer hoặc startup có nhu cầu linh hoạt về không gian.

Nhược điểm của căn hộ văn phòng (Officetel)

• Diện tích giới hạn, không phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn.
• Các dịch vụ hỗ trợ chưa đồng bộ như văn phòng truyền thống hay trọn gói.

3.2.5 Văn phòng xanh (Biophilic Office)

Văn phòng xanh là một trong 7 loại hình văn phòng phổ biến và được nhiều doanh nghiệp yêu thích nhất hiện nay. Loại hình văn phòng Biophilic Office (hay Green Office) lấy cảm hứng từ thiên nhiên, tập trung vào việc đưa các yếu tố tự nhiên như cây xanh, ánh sáng tự nhiên, vật liệu thân thiện môi trường vào không gian làm việc. Đây là xu hướng thiết kế nổi bật, giúp cải thiện sức khỏe, tinh thần và tăng năng suất làm việc của nhân viên.

Ưu điểm loại hình văn phòng xanh (Biophilic Office)

• Giảm stress và nâng cao tinh thần làm việc.
• Cải thiện chất lượng không khí và tạo môi trường làm việc trong lành.
• Tăng sự sáng tạo và giảm thiểu mệt mỏi cho nhân viên.

Nhược điểm văn phòng xanh (Biophilic Office)

• Chi phí đầu tư ban đầu cao hơn so với văn phòng truyền thống.
• Cần bảo trì và chăm sóc cây xanh, tăng gánh nặng vận hành.
• Không phải văn phòng nào cũng đủ diện tích để tích hợp hiệu quả yếu tố xanh.

Hiện nay, các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam đang ngày càng chú trọng đầu tư thiết kế văn phòng xanh nhằm nâng cao trải nghiệm nhân viên và phát triển bền vững. Vì thế, văn phòng xanh (Biophilic Office) được xem là một trong các xu hướng thiết kế văn phòng hiện đại dẫn đầu được ưa chuộng nhất.

3.2.6 Văn phòng thông minh (Smart Office)

Văn phòng thông minh tích hợp các công nghệ hiện đại như Internet vạn vật (IoT), tự động hóa, hệ thống quản lý thông minh để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng và hiệu quả vận hành. Ngày nay, mô hình văn phòng Smart Office ngày càng phổ biến tại các doanh nghiệp đổi mới sáng tạo và đa quốc gia.

Ưu điểm loại hình văn phòng thông minh (Smart Office)

• Tự động hóa các quy trình vận hành giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Hệ thống điều khiển ánh sáng, nhiệt độ, an ninh thông minh tăng sự tiện nghi.
• Tăng khả năng quản lý dữ liệu và phân tích hoạt động văn phòng.

Nhược điểm loại hình văn phòng thông minh (Smart Office)

• Chi phí đầu tư ban đầu cao, yêu cầu hạ tầng công nghệ phức tạp.
• Yêu cầu đội ngũ IT chuyên môn cao để vận hành và bảo trì.
• Nguy cơ về an ninh mạng và bảo mật thông tin nếu hệ thống không được bảo vệ tốt.
• Một số nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc làm quen với công nghệ mới.

3.2.7 Văn phòng linh hoạt (Agile Workspace)

Văn phòng linh hoạt là mô hình không gian làm việc đa năng, có khả năng tái cấu hình nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu thay đổi liên tục của doanh nghiệp hiện đại. Agile Workspace một trong các loại hình văn phòng hiện đại được nhiều công ty công nghệ và startup áp dụng nhằm tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc.

Ưu điểm loại hình văn phòng linh hoạt (Agile Workspace)

• Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê và vận hành
• Tăng khả năng thích ứng với thay đổi về quy mô và mô hình làm việc.
• Nâng cao trải nghiệm người dùng, thúc đẩy sáng tạo và hiệu quả làm việc

Nhược điểm loại hình văn phòng linh hoạt (Agile Workspace)

• Thiếu không gian riêng tư, gây khó khăn cho những công việc cần sự tập trung cao.
• Quản lý không gian và thiết bị phức tạp, đòi hỏi hệ thống vận hành hiệu quả.
• Khó kiểm soát tài sản nếu không có quy trình quản lý chặt chẽ.

4. Tiêu chí lựa chọn loại hình văn phòng phù hợp cho từng doanh nghiệp

Lựa chọn loại hình văn phòng phù hợp là quyết định chiến lược ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá và lựa chọn mô hình văn phòng tối ưu nhất:

4.1 Chọn loại hình văn phòng theo quy mô doanh nghiệp

Quy mô doanh nghiệp quyết định rõ nhu cầu về không gian làm việc và tính chất vận hành. Doanh nghiệp lớn thường cần văn phòng truyền thống hoặc trọn gói để đảm bảo không gian riêng tư, bảo mật và kiểm soát quy trình hiệu quả. Trong khi đó, các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là startup, ưu tiên sự linh hoạt và tiết kiệm chi phí, nên thường chọn văn phòng ảo, coworking hoặc shared office để phù hợp với sự phát triển nhanh và thay đổi linh hoạt.

4.2 Chọn loại hình văn phòng theo ngành nghề

Đặc thù ngành nghề ảnh hưởng trực tiếp đến loại hình văn phòng phù hợp. Các lĩnh vực như tài chính, luật hay công nghệ cao đòi hỏi môi trường làm việc bảo mật và riêng tư, phù hợp với văn phòng truyền thống hoặc trọn gói. Ngược lại, ngành sáng tạo, công nghệ và marketing ưu tiên không gian mở, khuyến khích sự tương tác và sáng tạo, vì vậy coworking space hay văn phòng linh hoạt sẽ là lựa chọn lý tưởng. Các doanh nghiệp tư vấn hoặc kinh doanh nhỏ thường chọn văn phòng ảo hoặc officetel nhằm tối ưu chi phí và linh hoạt trong hoạt động.

4.3 Chọn loại hình văn phòng theo ngân sách

Ngân sách dành cho thuê và vận hành văn phòng là yếu tố quyết định mô hình văn phòng phù hợp. Doanh nghiệp cần cân đối chi phí thuê, dịch vụ và vận hành sao cho phù hợp với khả năng tài chính và mục tiêu kinh doanh. Việc lựa chọn văn phòng dựa trên ngân sách không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo duy trì hiệu quả hoạt động lâu dài, tránh phát sinh chi phí ngoài ý muốn.

4.4 Chọn loại hình văn theo mục tiêu phát triển

Mục tiêu phát triển doanh nghiệp sẽ dẫn dắt sự lựa chọn về không gian làm việc. Những doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng nhanh chóng nên ưu tiên mô hình văn phòng linh hoạt hoặc trọn gói để dễ dàng thay đổi quy mô thuê khi cần thiết. Trong khi đó, doanh nghiệp ổn định và phát triển lâu dài thường chọn văn phòng truyền thống nhằm đảm bảo sự ổn định và đồng bộ trong quản lý cũng như vận hành.

4.5 Chọn loại hình văn phòng theo văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp ảnh hưởng lớn đến môi trường làm việc và sự gắn kết của nhân viên. Việc lựa chọn văn phòng phù hợp với phong cách làm việc và giá trị văn hóa giúp thúc đẩy tinh thần sáng tạo, hợp tác và nâng cao hiệu quả công việc. Một không gian làm việc thân thiện, tiện nghi còn góp phần giữ chân nhân tài và xây dựng hình ảnh doanh nghiệp tích cực trên thị trường.

5. Thiết kế nội thất phù hợp từng loại hình văn phòng

Thiết kế nội thất văn phòng đóng vai trò then chốt trong việc tạo nên môi trường làm việc hiệu quả, góp phần nâng cao tinh thần và sự sáng tạo của nhân viên. Mỗi loại hình văn phòng đều có đặc thù riêng về không gian và chức năng, do đó cần có giải pháp thiết kế phù hợp để tối ưu công năng và thẩm mỹ.

• Văn phòng truyền thống: Thiết kế tập trung vào không gian riêng tư, phân chia khu vực rõ ràng giữa các phòng ban. Nội thất thường trang nhã, sang trọng với bàn làm việc cá nhân, phòng họp và phòng lãnh đạo được bố trí khoa học, nhằm tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và yên tĩnh.
• Văn phòng ảo: Do không có không gian vật lý, tập trung vào thiết kế các khu vực lễ tân và phòng họp khi có nhu cầu sử dụng. Mục tiêu là tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp khi tiếp khách và tổ chức sự kiện.
• Coworking Space và văn phòng chia sẻ: Thiết kế ưu tiên không gian mở, linh hoạt với các khu vực làm việc nhóm, ghế ngồi linh động và các phòng họp nhỏ đa năng. Phong cách hiện đại, trẻ trung, tích hợp nhiều yếu tố xanh và công nghệ giúp tăng tính tương tác và sáng tạo.
• Căn hộ văn phòng (Officetel): Kết hợp yếu tố văn phòng và sinh hoạt, thiết kế nội thất cần đảm bảo tiện nghi, tối ưu diện tích và tạo sự thoải mái cho người dùng, phù hợp cả làm việc và nghỉ ngơi.
• Văn phòng xanh (Biophilic Office): Tích hợp cây xanh, ánh sáng tự nhiên và vật liệu thân thiện môi trường trong thiết kế. Mục tiêu là tạo không gian làm việc trong lành, thúc đẩy sức khỏe và tinh thần nhân viên.
• Văn phòng thông minh (Smart Office): Thiết kế tích hợp hệ thống công nghệ hiện đại như điều khiển tự động, IoT, tối ưu hóa không gian và trải nghiệm người dùng. Cần sự phối hợp chặt chẽ giữa kiến trúc và công nghệ để đảm bảo vận hành hiệu quả.
• Văn phòng linh hoạt (Agile Workspace): Thiết kế đa năng, dễ dàng tái cấu hình với các loại bàn ghế di động, khu vực làm việc đa dạng phục vụ nhiều mục đích khác nhau. Phù hợp với mô hình làm việc kết hợp onsite và remote, giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh với thay đổi.

Đầu tư thiết kế nội thất phù hợp không chỉ nâng cao hiệu quả sử dụng không gian mà còn giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, hấp dẫn nhân tài và gia tăng giá trị thương hiệu trên thị trường cạnh tranh.

Việc lựa chọn loại hình văn phòng phù hợp không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tạo môi trường làm việc hiệu quả, hỗ trợ phát triển doanh nghiệp bền vững. Hơn thế, đầu tư thiết kế thi công nội thất văn phòng chuyên nghiệp càng làm tăng giá trị văn phòng, nâng cao hình ảnh và sự hài lòng nhân viên. Maison Interior sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình xây dựng không gian làm việc tối ưu nhất.

➤ Liên hệ ngay 0983.962.294 để được nhận tư vấn và báo giá thiết kế thi công nội thất văn phòng chi tiết! 

6. FAQ – Giải đáp thắc mắc thường gặp

6.1 Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Văn phòng ảo hoàn toàn hợp pháp khi đáp ứng các quy định về đăng ký địa chỉ kinh doanh theo pháp luật Việt Nam. Đây là hình thức cho phép doanh nghiệp sử dụng địa chỉ đăng ký mà không cần thuê không gian làm việc vật lý.

6.2 Coworking space có đảm bảo bảo mật thông tin?

Mặc dù coworking space là không gian mở với nhiều doanh nghiệp và cá nhân cùng sử dụng, các nhà cung cấp thường trang bị hệ thống bảo mật mạng, phòng họp riêng và quy định nghiêm ngặt về việc sử dụng thiết bị và thông tin. Tuy nhiên, đối với những công việc đòi hỏi bảo mật cao, doanh nghiệp nên cân nhắc thêm các giải pháp bảo vệ hoặc lựa chọn mô hình văn phòng có không gian riêng biệt hơn.

6.3 Chi phí thuê văn phòng trọn gói bao gồm những gì?

Chi phí thuê văn phòng trọn gói thường bao gồm:

• Tiền thuê mặt bằng và phí quản lý tòa nhà.
• Dịch vụ lễ tân, bảo vệ, vệ sinh và bảo trì.
• Tiện ích như điện, nước, internet, hệ thống điều hòa.
• Sử dụng chung các phòng họp, khu vực tiếp khách và tiện ích chung.

Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian quản lý và tập trung vào hoạt động kinh doanh chính.