Các loại hình văn phòng doanh nghiệp phổ biến hiện nay

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, các loại văn phòngcũng trở nên ngày càng đa dạng nhằm đáp ứng nhu cầu thay đổi liên tục của các doanh nghiệp. Việc lựa chọn loại hình văn phòng phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mà còn giúp nâng cao hiệu quả hoạt động. 

1. Văn phòng là gì?

Văn phòng là không gian làm việc được thiết kế để thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành và kinh doanh của một doanh nghiệp. Đây đồng thời cũng là nơi tổ chức các cuộc họp, sự kiện quan trọng hay tiếp đón đối tác, khách hàng. 

Một văn phòng có thể bao gồm nhiều không gian chức năng như: khu vực làm việc, phòng họp, khu vực tiếp khách và các tiện ích khác như phòng nghỉ, khu vực pantry,... Tất cả đều hướng đến mục tiêu tạo ra môi trường làm việc hiệu quả, đáp ứng mọi nhu cầu công việc của nhân viên. Bên cạnh đó, một văn phòng đẹp hiện đại cũng góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng. 

2. Các loại văn phòng phổ biến hiện nay

Không còn gói gọn trong mô hình văn phòng truyền thống, các loại văn phòng hiện này ngày càng trở nên đa dạng nhằm đáp ứng nhu cầu của mọi doanh nghiệp. Dưới đây là các loại hình văn phòng phổ biến nhất hiện nay: 

• Văn phòng làm việc truyền thống

• Văn phòng ảo (Virtual Office)

• Văn phòng làm việc chung (Co-working space)

• Văn phòng chia sẻ (Shared Office)

• Căn hộ văn phòng (Officetel)

• Văn phòng thông minh (Smart Office)

• Văn phòng xanh (Biophilic Office)

• Văn phòng Agile

• Văn phòng bền vững

2.1. Văn phòng làm việc truyền thống

Văn phòng làm việc truyền thống là loại hình văn phòng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Đây là văn phòng được thiết kế dành riêng cho đội ngũ nhân viên của một doanh nghiệp. Nói theo cách khác, doanh nghiệp có toàn quyền sở hữu toàn bộ không gian văn phòng mà không phải chia sẻ với bất kỳ doanh nghiệp nào. 

Ưu điểm của văn phòng truyền thống là sự linh hoạt trong cách thiết kế, bày trí nội thất tùy theo nhu cầu và định hướng phong cách riêng mà doanh nghiệp lựa chọn. Không gian văn phòng thường được phân chia rõ ràng thành các khu vực làm việc cho mỗi phòng ban, bộ phận và chức vụ. Nhờ đó, đội ngũ nhân viên được làm việc trong một không gian riêng tư, có tính bảo mật cao. 

Tuy nhiên, văn phòng truyền thống lại đòi hỏi chi phí thuê hoặc xây dựng khá cao. Do đó, nó chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn và tài chính ổn định. 

2.2. Văn phòng ảo (Virtual Office)

Văn phòng ảo (Virtual Office) là loại hình văn phòng cho thuê  với mục đích sử dụng địa chỉ để đăng ký thành lập doanh nghiệp. Loại hình này không bao gồm khu vực làm việc cho nhân viên nhưng vẫn có văn phòng hiện hữu để tiếp nhận giấy tờ, thư từ hay tiếp đón đối tác, khách hàng. 

Văn phòng ảo thường không yêu cầu quá cao về quy mô diện tích song vẫn được trang bị bàn ghế, phòng họp, khu vực lễ tân,... nhằm đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp khi cần. Đây được xem là giải pháp linh hoạt cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty startup, giúp xây dựng hình ảnh văn phòng chuyên nghiệp với ít chi phí. Một văn phòng ảo có thể được sử dụng để đăng ký kinh doanh hợp pháp cho nhiều doanh nghiệp khác nhau. 

2.3. Văn phòng làm việc chung (Co-working Space)

Văn phòng chung (Co-working Space) là mô hình văn phòng nơi các cá nhân và doanh nghiệp chia sẻ không gian làm việc chung. Thay vì thuê một văn phòng riêng, các thành viên có thể sử dụng không gian chung với các tiện ích như bàn làm việc, phòng họp, khu vực tiếp khách, không gian nghỉ ngơi,...

Đặc trưng của Co-working Space là sự linh hoạt và môi trường cởi mở, thúc đẩy các cơ hội hợp tác, làm việc giữa các cá nhân và doanh nghiệp khác nhau. Đây sẽ là loại hình văn phòng phù hợp với các freelancer hoặc công ty startup với mong muốn tận dụng không gian làm việc hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

2.4. Văn phòng chia sẻ (Shared Office)

Văn phòng chia sẻ (Shared Office) là loại hình văn phòng được thuê sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp hoặc nhóm dự án. Trong đó, mỗi doanh nghiệp sẽ có không gian làm việc riêng biệt (thường từ 3 – 6 chỗ ngồi) nhưng vẫn sử dụng chung các tiện ích văn phòng cơ bản như: phòng họp, khu vực tiếp khách, quầy lễ tân,... 

Với mô hình này, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể chi phí bằng cách chia sẻ không gian chung. Song vẫn có thể đảm bảo khu vực làm việc riêng tư với đầy đủ tiện ích văn phòng. Đây chắc chắn sẽ là lựa chọn phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc công ty startup đang tìm kiếm không gian làm việc linh hoạt. 

2.5. Căn hộ văn phòng (Officetel)

Officetel là loại hình kết hợp giữa văn phòng làm việc (Office) và không gian căn hộ (Hotel). Đây là một không gian văn phòng đa năng, nơi nhân viên có thể vừa làm việc, vừa nghỉ ngơi, thư giãn thoải mái, thậm chí là lưu trú qua đêm. Không gian văn phòng được trang bị đầy đủ tiện nghi với bàn làm việc, ghế ngồi, tủ kệ hồ sơ, đồng thời bao gồm nhiều tiện ích khác như khu bếp, phòng ngủ hiện đại. 

Đây là một trong các loại văn phòng phù hợp với freelancer hoặc các doanh nghiệp nhỏ, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian di chuyển. Các căn hộ văn phòng cũng thường được đặt tại các vị trí trung tâm, thuận tiện cho việc đi lại và giao dịch kinh doanh.

2.6. Văn phòng thông minh (Smart Office)

Văn phòng thông minh (Smart Office) là mô hình văn phòng được tích hợp nhiều công nghệ hiện đại nhằm tối ưu hóa hiệu quả công việc và nâng cao trải nghiệm của người sử dụng. 

Các tính năng điển hình của một văn phòng thông minh bao gồm: Internet of Things (IoT), thực tế ảo (Virtual Reality), cảm biến thông minh, hệ thống ánh sáng tự động, hệ thống HVAC, hệ thống quản lý tài liệu số,... Với việc ứng dụng công nghệ thông tin và kết nối mạng, vấn đề bảo mật và quyền riêng tư cũng là yếu tố quan trọng hàng đầu của Smart Office. 

Ngoài ra, các văn phòng thông minh cũng cung cấp không gian làm việc linh hoạt, cho phép nhân viên lựa chọn không gian phù hợp với nhu cầu của mình. 

2.7. Văn phòng xanh (Biophilic Office)

Văn phòng xanh (Biophilic Office) là mô hình văn phòng được thiết kế nhằm tăng cường sự kết nối giữa con người và thiên nhiên trong không gian làm việc. Mục tiêu là tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, tập trung cải thiện sức khỏe và tinh thần làm việc của nhân viên. 

Biophilic Office thường được thiết kế với không gian mở, tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên và trồng nhiều cây xanh. Ngoài ra, văn phòng xanh cũng ưu tiên sử dụng các loại vật liệu thân thiện với môi trường để sản xuất nội thất và trang trí không gian. Có thể nói, đây là một trong các loại hình văn phòng đang trở thành xu hướng khi doanh nghiệp ngày càng quan tâm đến các vấn đề về môi trường. 

2.8. Văn phòng Agile

Văn phòng Agile là loại hình văn phòng đề cao tính tự do và linh hoạt, cho phép nhân viên lựa chọn các không gian làm việc khác nhau cho từng mục tiêu công việc. Thiết kế văn phòng khá đa dạng, có thể dễ dàng thay đổi và bố trí lại không gian để phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân hoặc đội nhóm. Tính linh hoạt trong thiết kế giúp thúc đẩy sự sáng tạo và tăng cường hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức.

2.9. Văn phòng bền vững

Văn phòng bền vững được thiết kế và vận hành theo các nguyên tắc bảo vệ môi trường đồng thời tạo ra không gian làm việc lành mạnh. Mục tiêu của văn phòng này là giảm thiểu các tác động tiêu cực đến môi trường tự nhiên và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. 

Đặc điểm chính trong thiết kế của văn phòng bền vững bao gồm: tiết kiệm năng lượng, sử dụng hiệu quả tài nguyên, ưu tiên vật liệu thân thiện với môi trường, áp dụng công nghệ xanh, tái chế và tái sử dụng,... Đây không chỉ là một xu hướng mà còn là một phần thiết yếu trong chiến lược kinh doanh của các công ty nhằm đảm bảo sự hài hòa giữa lợi ích kinh tế và trách nhiệm xã hội.

Có thể nói, việc lựa chọn loại hình văn phòng phù hợp đóng vai rất quan trọng trong quá trình hướng đến mục tiêu phát triển bền vững của doanh nghiệp. Từ văn phòng truyền thống cho đếncác loại văn phònghiện đại và linh hoạt, mỗi loại đều có những lợi ích và ưu điểm riêng biệt. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc dựa trên nhiều yếu tố khác nhau để đưa ra lựa chọn phù hợp, đồng thời tối ưu hóa chi phí vận hành. 

Nâng tầm không gian làm việc của bạn ngay hôm nay với Maison Interior

• Thiết kế nội thất văn phòng trọn gói từ A-Z
• Báo giá thiết kế nội thất văn phòng