Văn phòng linh hoạt - xu hướng mới trong thiết kế văn phòng

Với sự phát triển của công nghệ và xu hướng làm việc từ xa, văn phòng linh hoạt (Agile Office) đã trở thành lựa chọn tối ưu của nhiều doanh nghiệp hiện đại. Không chỉ phá vỡ các ràng buộc về không gian và thời gian, xu hướng văn phòng này còn giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng trước những thay đổi của môi trường kinh doanh. Đây thực sự là giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ trong thời đại số hóa.

>> Xem thêm: Các loại hình văn phòng doanh nghiệp phổ biến hiện nay 

Văn phòng linh hoạt (Agile Office) là gì?

Văn phòng linh hoạt (còn được gọi là Agile Office hay Agile Workspace) là mô hình văn phòng hiện đại, cho phép nhân viên tự do lựa chọn địa điểm, thời gian và cách thức làm việc phù hợp với từng nhiệm vụ và nhu cầu cá nhân. 

Khác với mô hình văn phòng truyền thống đặc trưng với các chỗ ngồi làm việc cố định, văn phòng linh hoạt khuyến khích nhân viên làm việc tại bất cứ đâu, miễn là họ cảm thấy thoải mái, tập trung và làm việc năng suất nhất. 

Bên cạnh đó, Agile Workspace cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ ý tưởng, thảo luận và làm việc nhóm. Thiết kế văn phòng linh hoạt với nhiều không gian mở giúp thúc đẩy giao tiếp và hợp tác hiệu quả, đồng thời cũng góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp gắn kết bền vững. Có thể nói, Agile Office là mô hình phản ánh xu hướng làm việc hiện đại, trong đó sự linh hoạt và sáng tạo được coi là yếu tố quyết định cho sự thành công trong môi trường cạnh tranh. 

Các loại hình văn phòng làm việc linh hoạt

Sự ra đời của mô hình văn phòng làm việc linh hoạt đã mở ra một kỷ nguyên mới trong cách thức tổ chức làm việc của nhiều doanh nghiệp. Tùy thuộc vào quy mô, nhu cầu và đặc thù hoạt động, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các loại hình văn phòng linh hoạt dưới đây:

• Không gian làm việc chung (Coworking Space);
• Văn phòng dịch vụ (Serviced Office);
• Văn phòng quản lý (Managed Office);
• Văn phòng chia sẻ (Shared Office);
• Mô hình chỗ ngồi làm việc linh hoạt (Hot Desking).

Không gian làm việc chung (Coworking Space)

Không gian làm việc chung (Coworking Space) là mô hình văn phòng chia sẻ, nơi nhiều cá nhân và tổ chức khác nhau cùng làm việc trong một không gian chung. Điểm nổi bật của Coworking Space nằm ở tính linh hoạt, cho phép người dùng thuê không gian theo nhu cầu sử dụng, từ chỗ ngồi theo giờ đến các gói thuê dài hạn. 

Bên cạnh đó, mô hình này cũng khuyến khích sự giao tiếp và tương tác giữa các cá nhân từ nhiều lĩnh vực khác nhau, tạo cơ hội cho việc kết nối và hợp tác trong các dự án.

Văn phòng dịch vụ (Serviced Office)

Văn phòng dịch vụ (hay Serviced Office) là một mô hình văn phòng cho thuê cung cấp trọn gói các tiện ích như không gian làm việc, phòng họp, thiết bị văn phòng, lễ tân,... Các văn phòng này thường nằm trong các tòa nhà văn phòng hiện đại, được quản lý và vận hành bởi đơn vị cung cấp dịch vụ. 

Ngoài thời gian thuê văn phòng linh hoạt, doanh nghiệp sử dụng Serviced Office còn có thể tiết kiệm đáng kể chi phí bởi không phải đầu tư vào cơ sở vật chất hay quản lý vận hành. Doanh nghiệp cũng có thể chỉ sử dụng văn phòng làm địa chỉ đặt trụ sở chính, thay vì sử dụng không gian làm việc để tiết kiệm chi phí. 

Văn phòng quản lý (Managed Office)

Văn phòng quản lý (Managed Office) là sự kết hợp giữa văn phòng truyền thống và văn phòng dịch vụ. Theo đó, mô hình này cung cấp cho doanh nghiệp một không gian văn phòng riêng, có thể được tùy chỉnh về thiết kế và cách bố trí nội thất văn phòng sao cho phù hợp với nhu cầu. Điều này cho phép doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc mang bản sắc thương hiệu và phản ánh văn hóa làm việc của tổ chức

Đặc biệt, doanh nghiệp hoàn toàn có thể ký hợp đồng thuê ngắn hạn theo tháng hoặc theo năm, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thay đổi trong quá trình hoạt động. 

Văn phòng chia sẻ (Shared Office)

Văn phòng chia sẻ (Shared Office) là hình thức văn phòng dịch vụ cho thuê, nơi các cá nhân và tổ chức sử dụng chung không gian làm việc để tối ưu hóa chi phí và tài nguyên. Với Shared Office, người dùng có thể thuê một khu vực làm việc trong một không gian lớn với đầy đủ các tiện nghi như bàn làm việc, phòng họp, khu vực tiếp khách, pantry,...

Nhờ thiết kế văn phòng linh hoạt, mô hình văn phòng chia sẻ khuyến khích sự giao lưu và hợp tác giữa các cá nhân, tổ chức từ nhiều lĩnh vực khác nhau. Chi phí thuê ngắn hạn (theo giờ, ngày hoặc tháng) cũng giúp giảm gánh nặng tài chính so với việc duy trì một văn phòng riêng.

Mô hình chỗ ngồi làm việc linh hoạt (Hot Desking)

Hot Desking là mô hình chỗ ngồi làm việc linh hoạt, cho phép khách thuê làm việc tại bất cứ đâu trong một không gian chung, thay vì ngồi tại bàn làm việc cố định. Chi phí thuê chỗ ngồi linh hoạt thường thấp hơn so với các hình thức văn phòng khác, đồng thời cũng không ràng buộc về hợp đồng thuê dài hạn. Đây sẽ là lựa chọn thích hợp dành cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty start-up. 
 

Đặc điểm chung của các mô hình văn phòng linh hoạt

Các mô hình văn phòng linh hoạt thường có những đặc điểm chung sau đây:

• Không ràng buộc hợp đồng thuê dài hạn, có thể cho thuê theo giờ, theo ngày hoặc theo tháng.
• Cho thuê không gian văn phòng theo chỗ ngồi hoặc mét vuông diện tích, thay vì cho thuê theo tầng hoặc tòa nhà riêng biệt. 
• Chi phí thuê Agile Workplace thường tính theo gói, bao gồm chi phí không gian làm việc, chi phí điện, nước, Internet, thiết bị văn phòng,...  
• Cung cấp đa dạng các tiện ích, tiện nghi văn phòng như phòng họp, dịch vụ lễ tân, hỗ trợ CNTT, dịch vụ tiếp nhận thư từ, bưu phẩm,...
• Môi trường làm việc khuyến khích sự cộng tác giữa các cá nhân từ nhiều lĩnh vực khác nhau.

Vì sao nói văn phòng linh hoạt là xu hướng mới của tương lai?

Văn phòng linh hoạt (Agile Office) đang nổi lên như một xu hướng mới của tương lai. Mô hình này không chỉ đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp hiện đại mà còn phản ánh sự thay đổi trong cách thức mà con người tương tác và làm việc. Dưới đây là những ưu điểm nổi bật của mô hình Agile Office: 

Không tốn nhiều chi phí đầu tư ban đầu

Văn phòng linh hoạt được đánh giá là lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp hiện đại, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty startup. Với Agile Workspace, doanh nghiệp không phải bỏ ra chi phí đầu tư quá lớn cho việc xây dựng văn phòng. Thay vào đó, họ có thể tận dụng các không gian làm việc linh hoạt sẵn có với chi phí thấp mà vẫn đảm bảo sự chuyên nghiệp.

Doanh nghiệp có thể chọn các gói thuê văn phòng theo giờ, theo ngày hoặc theo tháng. Đồng thời cũng có thể nhanh chóng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô khi cần thiết mà không mất quá nhiều chi phí setup. 

Đi vào hoạt động nhanh chóng

Do không cần xây dựng văn phòng từ đầu, doanh nghiệp sử dụng Agile Workplace có thể nhanh bắt đầu làm việc tại văn phòng mới mà không gặp bất kỳ trở ngại nào. Thời gian ký kết hợp đồng và thực hiện quy trình vô cùng nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian trong quá trình khởi động các hoạt động kinh doanh. 

Tiết kiệm chi phí vận hành

Thay vì phải tự quản lý một văn phòng với nhiều chi phí cố định như tiền thuê mặt bằng, điện, nước, bảo trì, Agile Office cho phép doanh nghiệp sử dụng các tiện ích chung với chi phí thấp hơn. Gói thuê văn phòng linh hoạt cũng bao gồm các dịch vụ như lễ tân, an ninh, vệ sinh, internet,... Điều này giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng về chi phí quản lý vận hành để tập trung vào các hoạt động cốt lõi. 

Phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các công ty startup thường có sự thay đổi nhanh chóng về mặt quy mô. Đứng trước nhu cầu mở rộng hoặc thu hẹp quy mô hoạt động, Agile Workspace sẽ là giải pháp lý tưởng cho phép doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh hợp đồng thuê theo nhu cầu thực tế. Thậm chí, doanh nghiệp còn có thể linh hoạt sử dụng các địa điểm làm việc khác nhau tùy theo tình hình phát triển tại từng thị trường.

Mở rộng phạm vi tuyển dụng nhân lực

Với Agile Workspace, doanh nghiệp có thể mở rộng phạm vi tuyển dụng từ khắp mọi nơi mà không cần phải thiết lập văn phòng cố định tại mỗi địa điểm. Điều này cho phép doanh nghiệp tận dụng nguồn nhân lực đa dạng từ các khu vực khác nhau mà không gặp phải trở ngại về cơ sở hạ tầng hay chi phí vận hành.

Văn phòng linh hoạt sẽ hỗ trợ tốt nhất cho các mô hình làm việc từ xa (remote) hoặc làm việc kết hợp (hybrid). Trong đó nhân viên có thể chọn làm việc tại nhà hoặc tại văn phòng tùy thuộc vào nhu cầu cá nhân.

Tăng cường hợp tác kinh doanh

Đây là một trong những lợi ích quan trọng mà doanh nghiệp có được khi sử dụng văn phòng linh hoạt, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp trẻ và startup. Không chỉ giải quyết bài toán tài chính, mô hình này còn tạo ra môi trường thuận lợi để mở rộng các mối quan hệ đối tác và tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

Các không gian làm việc linh hoạt thường thu hút nhiều doanh nghiệp, cá nhân đến từ các ngành nghề khác nhau. Điều này tạo ra cơ hội cho các công ty dễ dàng giao lưu, trao đổi và hợp tác trong các dự án mới. Ngoài ra, các sự kiện networking, hội thảo thường xuyên được tổ chức giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng kết nối, thậm chí thu hút thêm nhà đầu tư.

Chi phí thuê văn phòng linh hoạt là bao nhiêu?

Chi phí thuê văn phòng linh hoạt sẽ có sự chênh lệch nhất định tùy thuộc vào các yếu tố như: 

• Loại hình văn phòng (Coworking Space, Serviced Office, Hot Desking, v.v.);
• Vị trí văn phòng;
• Quy mô không gian;
• Các dịch vụ, tiện ích đi kèm (lễ tân, an ninh, bảo trì,...);
• Thời hạn thuê văn phòng.

Trong thực tế, các doanh nghiệp thường lựa chọn gói thuê với đầy đủ các dịch vụ và tiện ích để đảm bảo sự thuận tiện trong hoạt động kinh doanh. Dưới đây là một vài mức giá thuê văn phòng linh hoạt mà bạn có thể tham khả

• Văn phòng ảo: Từ 900.000 – 2.000.000 đồng/tháng;
• Coworking Space: Từ 2.000.000 – 10.000.000 đồng/người/tháng;
• Hot Desking: Từ 1.000.000 – 3.000.000 đồng/người/tháng;

Các mức giá trên đây được đánh giá là tương đối phải chăng so với việc thuê một văn phòng truyền thống. Ngoài ra, hợp đồng thuê không ràng buộc dài hạn mà có thể tùy chỉnh theo nhu cầu sử dụng (thường là theo tháng), giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát ngân sách tốt hơn. 

Doanh nghiệp của bạn có phù hợp với văn phòng linh hoạt?

Để biết được văn phòng linh hoạt có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không, hãy tiến hành xem xét các yếu tố như quy mô nhân sự, nhu cầu làm việc và khả năng tài chính. 

Nếu doanh nghiệp của bạn là một startup hoặc doanh nghiệp nhỏ với quy mô thay đổi thường xuyên, Agile Office sẽ là lựa chọn lý tưởng. Mô hình này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu để tập trung phát triển các hoạt động kinh doanh cốt lõi. Đồng thời cũng dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô theo nhu cầu thực tế hoạt động.

 Ngoài ra, Agile Office cũng là lựa chọn phù hợp với các doanh nghiệp đang tìm kiếm không gian làm việc linh hoạt cho các dự án ngắn hạn. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp yêu cầu một không gian làm việc riêng biệt, yên tĩnh và có tính bảo mật cao thì văn phòng truyền thống vẫn là lựa chọn phù hợp.

Tóm lại, văn phòng linh hoạt có thể mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp hiện đại, tuy nhiên còn tùy thuộc vào nhu cầu thực tế và văn hóa làm việc của mỗi doanh nghiệp.

Có thể nói, văn phòng linh hoạt đã và đang trở thành xu hướng tất yếu trong môi trường kinh doanh hiện đại. Với nhiều ưu điểm nổi bật, mô hình này có thể đáp ứng hiệu quả nhu cầu làm việc của mọi doanh nghiệp, từ các doanh nghiệp nhỏ, công ty startup cho đến các tập đoàn lớn. Trong tương lai, Agile Office chắc chắn sẽ còn nắm giữ vai trò quan trọng trong chiến lược phát triển của nhiều doanh nghiệp.