Hybrid Working là gì? Lợi ích của mô hình làm việc Hybrid

Hybrid Working đang trở thành xu hướng làm việc phổ biến trong bối cảnh hiện đại. Với sự phát triển của công nghệ và những thay đổi trong cách thức làm việc, Hybrid Working không chỉ mang lại lợi ích cho người lao động mà còn mở ra nhiều cơ hội mới cho các doanh nghiệp. Để tận dụng tối đa những lợi ích mà mô hình này mang lại, trước tiên ta cần hiểu rõ Hybrid Working là gì cũng như cách triển khai hiệu quả trong thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp. 

1. Mô hình Hybrid Working là gì?

Hybrid Working là hình thức làm việc kết hợp giữa văn phòng truyền thống và làm việc từ xa, cho phép nhân viên linh hoạt trong việc lựa chọn môi trường làm việc phù hợp. 

Với hình thức này, nhân viên có thể làm việc tại văn phòng vào những ngày nhất định và làm việc từ xa (tại nhà hoặc các địa điểm khác) vào những ngày còn lại. 

Đây là hình thức làm việc giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc, được rất nhiều tập đoàn và doanh nghiệp lớn áp dụng như: Microsoft, Google, Facebook,... 

>> Xem thêm: Các loại hình văn phòng doanh nghiệp phổ biến hiện nay 

2. Lợi ích của mô hình làm việc Hybrid Working 

Hình thức làm việc Hybrid đang dần trở thành xu hướng mới trong các doanh nghiệp hiện đại nhờ vào những ưu điểm vượt trội mà nó mang lại. Vậy những ưu điểm nổi bật của Hybrid Working là gì?

2.1 Linh hoạt về thời gian và không gian

Với mô hình Hybrid, nhân viên có thể linh hoạt lựa chọn nơi làm việc phù hợp với nhu cầu cá nhân. Có thể là làm việc tại nhà, quán cà phê, coworking space hay bất cứ đâu miễn là có kết nối internet. Bên cạnh đó, thời gian làm việc cũng trở nên linh hoạt hơn, cho phép nhân viên tự điều chỉnh lịch trình sao cho phù hợp. 

2.2 Cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Làm việc theo hình thức Hybrid tạo điều kiện cho nhân viên dễ dàng cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Theo đó, họ có thể linh hoạt sắp xếp lịch trình làm việc để dành nhiều thời gian hơn cho gia đình hoặc các sở thích cá nhân. Khi nhân viên cảm thấy hài lòng với sự cân bằng này, họ sẽ có thêm nhiều động lực và tinh thần để tiếp tục làm việc hiệu quả.

2.3 Giảm thiểu chi phí thuê văn phòng

Khi triển khai hoạt động theo mô hình Hybrid Working, doanh nghiệp không cần phải duy trì một không gian văn phòng rộng lớn và tốn kém cho toàn bộ nhân viên. Điều này là bởi phần lớn các công việc có thể được thực hiện từ xa thông qua kết nối Internet. 

Ngoài chi phí thuê văn phòng, các khoản chi phí khác như điện, nước, bảo trì và tiện ích cũng sẽ được cắt giảm đáng kể. Đây sẽ là mô hình làm việc phù hợp với các công ty startup hoặc những doanh nghiệp có nhu cầu cắt giảm chi phí vận hành.

>> Hướng dẫn cách hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê 

2.4 Không giới hạn phạm vi tuyển dụng

Một trong những ưu điểm nổi bật của mô hình Hybrid Working là tính linh hoạt, không bị giới hạn bởi một không gian vật lý hay cơ sở vật chất. Điều này đồng nghĩa doanh nghiệp có thể mở rộng phạm vi tuyển dụng để tiếp cận được nhiều ứng viên tiềm năng hơn. 

3. Các mô hình văn phòng làm việc Hybrid phổ biến

Trên đây, ta đã cũng tìm hiểu Hybrid Work là gì cũng như xu hướng phát triển của nó trong thời đại hiện nay. Tùy thuộc vào quy mô và lĩnh vực hoạt động, các doanh nghiệp có thể lựa chọn những mô hình Hybrid Working khác nhau để đáp ứng nhu cầu của cả tổ chức và đội ngũ nhân viên. 

3.1 Mô hình Hybrid Working linh hoạt (Flexible Hybrid Work)

Flexible Hybrid Work là hình thức làm việc cho phép nhân viên tự do lựa chọn thời gian và địa điểm làm việc dựa trên nhu cầu cá nhân và yêu cầu công việc. 

Trong mô hình này, không có lịch trình cố định về việc làm tại văn phòng hay từ xa. Thay vào đó, nhân viên có thể tự quyết định và phối hợp với đồng nghiệp hoặc quản lý để đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả.

Ưu điểm

• Nhân viên có thể chọn làm việc tại nhà, quán cà phê hoặc tại văn phòng vào bất kỳ thời điểm nào, miễn là chất lượng công việc được đảm bảo.
• Mô hình này tạo ra sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống cá nhân, tăng sự hài lòng và động lực làm việc cho nhân viên.
• Doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí văn phòng, trong khi nhân viên có thể tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại. 
• Doanh nghiệp có thể mở rộng nguồn ứng viên tiềm năng tại nhiều khu vực khác nhau. 

Nhược điểm

• Khó khăn trong việc trao đổi thông tin và phối hợp làm việc nhóm.
• Việc giám sát và theo dõi tiến độ công việc của nhân viên có thể phức tạp hơn.
• Khó sắp xếp chỗ ngồi làm việc nếu không biết cụ thể số lượng nhân viên đến làm việc tại văn phòng. 

3.2 Mô hình Hybrid Working cố định (Fixed Hybrid Work)

Hybrid Work cố định (Fixed Hybrid Work) là mô hình trong đó doanh nghiệp sẽ phân chia ngày giờ làm việc rõ ràng tại văn phòng và làm việc từ xa cho nhân viên. 

Trong đó, một nhóm nhân viên có thể đến văn phòng vào thứ Hai và thứ Tư, trong khi những nhóm khác sẽ đến vào thứ Ba và thứ Năm. Ngoại trừ lịch trình cố định tại văn phòng, những ngày còn lại nhân viên có thể làm việc từ xa theo nhu cầu cá nhân. 

Ưu điểm

• Mô hình này giúp duy trì sự tương tác trực tiếp giữa các nhân viên, đồng thời vẫn đảm bảo sự linh hoạt cần thiết.
• Nhân viên vẫn có thể lựa chọn thời gian làm việc phù hợp dựa trên các tùy chọn lịch trình cố định của doanh nghiệp. 
• Tăng cường hiệu quả quản lý năng suất làm việc của nhân viên.

Nhược điểm

• Lịch trình cố định có thể không phù hợp với mọi cá nhân.
• Việc sắp xếp và quản lý lịch trình cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận để tránh trùng lặp hoặc thiếu nhân sự tại văn phòng.

3.3 Mô hình Hybrid ưu tiên văn phòng (Office-first Hybrid Work)

Đây là hình thức làm việc kết hợp, trong đó nhân viên chủ yếu làm việc tại văn phòng nhưng vẫn có thể linh hoạt chọn một vài ngày trong tuần để làm việc từ xa. 

Trong mô hình này, văn phòng vẫn được xem là trung tâm của các hoạt động làm việc, giúp duy trì văn hóa tổ chức và tăng cường kết nối đội ngũ.

Ưu điểm

• Tạo ra sự linh hoạt trong cách thức làm việc, phù hợp với nhu cầu cá nhân mà vẫn giữ hiệu suất cao.
• Làm việc phần lớn tại văn phòng giúp giảm thiểu các vấn đề về giao tiếp, tăng hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban, đội nhóm.
• Giúp duy trì văn hóa doanh nghiệp và tăng cường sự gắn kết giữa đội ngũ. 

Nhược điểm

• Khó khăn trong việc giám sát lịch trình làm việc của nhân viên. 
• Khó dự đoán chính xác số lượng nhân viên sẽ có mặt tại văn phòng vào một ngày nhất định.

3.4 Mô hình Hybrid ưu tiên làm việc từ xa (Remote-first Hybrid Work)

Với hình thức này, nhân viên không cần đến văn phòng thường xuyên mà sẽ dành phần lớn thời gian để làm việc từ xa. Như vậy, họ có thể làm việc tại bất cứ đâu và chỉ đến văn phòng trong các trường hợp cần thiết như họp nhóm, training hoặc các sự kiện đặc biệt. 

Ưu điểm

• Nhân viên có thể tự do lựa chọn không gian và thời gian làm việc, miễn là có kết nối Internet. 
• Giảm thiểu áp lực cho nhân viên, mang đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
• Doanh nghiệp có thể giảm bớt chi phí duy trì văn phòng. 
• Mô hình này cho phép doanh nghiệp mở rộng phạm vi tuyển dụng.

Nhược điểm

• Việc thiếu sự tương tác trực tiếp có thể làm giảm sự gắn kết giữa các thành viên trong đội nhóm và ảnh hưởng đến văn hóa tổ chức.
• Việc quản lý tiến độ và đảm bảo hiệu quả công việc có thể trở nên khó khăn.
• Đòi hỏi phải đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ để hỗ trợ giao tiếp và cộng tác từ xa.

4. Xu hướng Hybrid Work tại Việt Nam

Trong bối cảnh thế giới đang chuyển mình nhanh chóng nhờ sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, hình thức làm việc Hybrid đã trở thành một xu hướng nổi bật tại nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam. 

Bên cạnh đó, tình hình dịch bệnh COVID-19 trong những năm qua đã thúc đẩy các doanh nghiệp phải chuyển sang làm việc từ xa để đảm bảo an toàn cho nhân viên. Khi dịch bệnh lắng xuống, các công ty nhận ra rằng mô hình Hybrid không chỉ giúp giảm chi phí cơ sở vật chất mà còn tăng sự hài lòng và năng suất làm việc của nhân viên. 

Người lao động Việt Nam, đặc biệt là thế hệ trẻ, đang ngày càng ưu tiên tính linh hoạt trong công việc nhằm cân bằng giữa sự nghiệp và cuộc sống cá nhân. Điều này cũng thúc đẩy các doanh nghiệp xây dựng chính sách Hybrid Work nhằm thu hút và giữ chân nhân tài.

Ban đầu, chỉ có các tập đoàn lớn và công ty công nghệ tiên phong trong việc áp dụng Hybrid Work. Thế nhưng hiện nay, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng đang dần chuyển đổi để thích ứng nhanh chóng với yêu cầu của thời đại số. Với những lợi ích vượt trội, Hybrid Working được dự đoán sẽ trở thành một xu hướng bền vững trong tương lai gần tại thị trường lao động Việt Nam.

5. Phân biệt Remote Work và Hybrid Work

Mặc dù cả hai mô hình Remote Work và Hybrid Work đều mang đến sự linh hoạt về không gian làm việc, thế nhưng cách thức tổ chức và yêu cầu đối với người lao động lại có sự khác biệt rõ rệt.

6. Thách thức khi triển khai hình thức làm việc Hybrid  Working 

Mặc dù mô hình làm việc Hybrid mang đến rất nhiều ưu điểm, thế nhưng việc triển khai và duy trì hình thức này không phải là điều đơn giản. Dưới đây hãy cùng điểm qua những thách thức lớn mà doanh nghiệp phải đối mặt khi triển khai Hybrid Working!

6.1 Không phải ngành nào cũng phù hợp với Hybrid Working

Hybrid Working được đánh giá là mô hình làm việc hiệu quả, thế nhưng không phải ngành nghề nào cũng phù hợp với mô hình này. Các ngành nghề yêu cầu sự hiện diện trực tiếp của nhân viên như sản xuất, chăm sóc khách hàng, vận hành trực tiếp,... sẽ khó có thể áp dụng làm việc từ xa. Ngoài ra, những lĩnh vực đòi hỏi bảo mật cao và quy trình nghiêm ngặt như ngân hàng, luật pháp, chứng khoán,... cũng không nên áp dụng mô hình Hybrid. 

6.2 Thách thức trong khâu quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự đối với mô hình Hybrid thường phức tạp hơn so với mô hình làm việc truyền thống. Khi phần lớn nhân viên làm việc từ xa, các nhà quản lý có thể gặp khó khăn trong việc giám sát tiến độ công việc và đánh giá hiệu suất. Thêm vào đó, việc thiếu đi sự tương tác trực tiếp hàng ngày có thể dẫn đến chồng chéo thông tin và gây khó khăn trong việc phối hợp công việc. 

6.3 Các rủi ro về bảo mật thông tin

Một thách thức quan trọng khác mà doanh nghiệp phải đối mặt khi triển khai Hybrid Working là bảo mật thông tin. Các công cụ làm việc từ xa như email, phần mềm quản lý công việc hoặc các cuộc họp trực tuyến đều có thể trở thành mục tiêu của các cuộc tấn công mạng. Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần đầu tư vào các giải pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, tường lửa, kiểm soát truy cập,... 

6.4 Khó khăn trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp được xây dựng phần lớn thông qua các cuộc gặp gỡ, trao đổi trực tiếp và tương tác giữa các nhân viên. Vậy nên việc triển khai mô hình Hybrid có thể dẫn đến những khó khăn trong việc xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp. Nhân viên có thể cảm thấy sự “lạc lõng” và thiếu gắn kết với đội ngũ, làm giảm sự cam kết lâu dài đối với tổ chức. 

6.5 Đòi hỏi đầu tư vào công nghệ

Mô hình làm việc Hybrid đòi hỏi các công ty phải đầu tư vào công nghệ để hỗ trợ giao tiếp, cộng tác và quản lý công việc hiệu quả. Các công cụ làm việc từ xa cũng cần được tích hợp và đồng bộ để đảm bảo thông tin được truyền tải một cách chính xác. 

Thêm vào đó, công ty cũng cần chú trọng đến việc đào tạo nhân viên về cách sử dụng công nghệ và các quy trình làm việc. Điều này không chỉ đòi hỏi đầu tư tài chính mà còn cần có sự thay đổi trong cách thức vận hành và tư duy của toàn bộ tổ chức.

7. Làm thế nào để triển khai Hybrid Working thành công?

Để triển khai Hybrid Working thành công, doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược toàn diện, kết hợp giữa các yếu tố: con người – quy trình – công nghệ. 

• Xây dựng chính sách rõ ràng: Doanh nghiệp cần thiết lập các quy định, chính sách rõ ràng về mô hình làm việc kết hợp. Trong đó bao gồm: mô hình Hybrid được áp dụng, quy định về thời gian và địa điểm làm việc, quy trình hoạt động,...
• Đầu tư vào công nghệ: Doanh nghiệp cần đầu tư vào các công cụ và nền tảng công nghệ hiện đại, đảm bảo nhân viên có đủ phương tiện cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Chẳng hạn như: phần mềm quản lý công việc, nền tảng họp trực tuyến, hệ thống bảo mật cao,...  

• Tăng cường giao tiếp, kết nối: Khuyến khích sự giao tiếp và kết nối giữa các nhân viên, bất kể họ làm việc từ xa hay tại văn phòng. Các giải pháp mà doanh nghiệp có thể áp dụng như: xây dựng các kênh giao tiếp nội bộ, tổ chức các cuộc họp định kỳ, khuyến khích nhân viên chia sẻ ý tưởng và cùng thảo luận,... 
• Đào tạo và hỗ trợ nhân viên: Đây là yếu tố quan trọng để nhân viên có thể thích nghi nhanh chóng với mô hình làm việc Hybrid. Trong đó bao gồm cung cấp các khóa học đào tạo kỹ năng, xây dựng chương trình mentoring cũng như các công cụ hỗ trợ công việc hiệu quả. 

Mô hình Hybrid Working không chỉ là giải pháp thích nghi với sự thay đổi của thời đại mà còn mở ra nhiều cơ hội mới cho sự phát triển của các doanh nghiệp. Để triển khai mô hình này một cách hiệu quả, việc hiểu rõ khái niệm Hybrid Working là gì cũng như các đặc điểm của nó sẽ là điều cần thiết. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược triển khai toàn diện, kết hợp giữa con người, quy trình và công nghệ để đảm bảo sự thành công. 

Các mô hình làm việc liên quan:

• Văn phòng linh hoạt (Agile Office) 
• Chỗ ngồi làm việc linh hoạt (Hot Desking)
• Văn phòng chia sẻ (Shared Office)