Văn phòng mở là gì? Đặc điểm và giải pháp thiết kế Open Space

Trong những năm gần đây, mô hình văn phòng mở(Open Space) đang trở nên ngày càng phổ biến, được ứng dụng rộng rãi cho nhiều loại hình doanh nghiệp. Bằng cách tạo ra không gian làm việc chung linh hoạt, mô hình này sẽ mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích thiết thực. Vậy Open Space có những đặc điểm và lợi ích ra sao? Làm thế nào để thiết kế không gian làm việc mở tối ưu?

Văn phòng mở – Open Space là gì?

Văn phòng mở (Open Space) là mô hình thiết kế văn phòng hiện đại loại bỏ tối đa các bức tường kín, vách ngăn và cửa ra vào nhằm tạo ra một không gian làm việc chung rộng lớn và liền mạch. Trong đó, không gian làm việc được bố trí linh hoạt, sử dụng các vách ngăn kính, kệ tủ hoặc cây xanh để phân chia thành các khu vực chức năng. 

Với mô hình văn phòng Open Space, mọi người sẽ cùng nhau làm việc trong một không gian chung linh hoạt, dễ dàng giao tiếp và trao đổi công việc. Đây cũng được xem là mô hình văn phòng có tính ứng dụng cao, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp và ngành nghề khác nhau.

Tìm hiểu thêm các loại hình văn phòng

• Văn phòng ảo
• Văn phòng chia sẻ
• Văn phòng xanh
• Văn phòng thông minh
• Văn phòng hiện đại
• Coworking Space
• Văn phòng đóng 

Lịch sử ra đời của mô hình văn phòng mở

Ý tưởng hình thành mô hình văn phòng mở xuất hiện từ nửa đầu thế kỷ 20. Khi đó, kiến trúc sư người Mỹ – Frank Lloyd Wright cho rằng, các văn phòng riêng đóng kín mang tính cực đoan và khá bó buộc. Trong khi một không gian mở linh hoạt sẽ giúp nhân viên cảm thấy thư thái, dễ chịu và làm việc hiệu quả hơn. 

Dưới đây là một số mốc thời gian cho sự ra đời của mô hình Open Space: 

• Năm 1939:Frank Lloyd Wright đã thiết kế trụ sở Johnson Wax theo phong cách mở với những cột trụ trắng thay cho tường kín và đặt bàn làm việc trong một không gian chung rộng lớn. 
• Năm 1950:  Ý tưởng về văn phòng mở bắt đầu hình thành tại Đức với phong trào “Burolandschaft” và trở nên phổ biến hơn vào những năm 1960. 
• Năm 1950:  Ý tưởng về văn phòng mở bắt đầu hình thành tại Đức với phong trào “Burolandschaft” và trở nên phổ biến hơn vào những năm 1960. 
• Thập niên 1960 - 1970: Mô hình văn phòng mở dần trở nên phổ biến tại Châu Âu và Bắc Mỹ. Các công ty bắt đầu áp dụng thiết kế không gian mở nhằm thúc đẩy sự giao tiếp và sáng tạo, đồng thời giảm chi phí xây dựng và tối ưu hóa diện tích văn phòng.

• Thập niên 1980:  Sự phát triển của công nghệ thông tin và máy tính cá nhân đã làm thay đổi cách thức làm việc. Mô hình văn phòng mở tiếp tục được điều chỉnh bằng cách sử dụng các vách ngăn màu xám để phân chia không gian lớn thành nhiều khu vực chức năng. 
• Thập niên 1990: Các công ty công nghệ và startup phát triển văn phòng mở hoàn toàn, đưa mô hình này trở thành chuẩn mực mới trong thiết kế văn phòng hiện đại. 
• Ngày nay: Văn phòng mở đã có nhiều cải tiến linh hoạt theo nhu cầu của các doanh nghiệp hiện đại. Tính đến năm 2023, có hơn 70% văn phòng làm việc tại Mỹ được thiết kế theo mô hình mở. Xu hướng này cũng dần trở nên phổ biến trên toàn cầu, được áp dụng tại nhiều quốc gia hiện nay. 

Đặc điểm của mô hình văn phòng mở là gì?

Thiết kế văn phòng mở có ảnh hưởng sâu rộng đến cách mà các công ty xây dựng môi trường làm việc. Một không gian làm việc mở linh hoạt thường có các đặc trưng cơ bản như sau: 

• Hạn chế vách ngăn: Nhằm tạo ra một không gian làm việc rộng lớn và thông thoáng hơn, văn phòng mở sẽ loại bỏ tối đa các yếu tố ngăn cách như: tường kín, vách ngăn, cửa ra vào,... 

• Hạn chế số lượng phòng làm việc riêng: Thiết kế văn phòng riêng chỉ được áp dụng cho các phòng ban cần sự chuyên nghiệp và bảo mật cao như phòng kế toán, tài chính, nhân sự, phòng họp,... Không gian còn lại sẽ được thiết kế mở tối đa nhằm tăng cường giao tiếp, kết nối trong công việc.

• Sử dụng vách ngăn trong suốt: Mặc dù văn phòng mở khuyến khích việc mở rộng không gian nhưng không nhất thiết phải loại bỏ toàn bộ các vách ngăn.. Thay vào đó, ta có thể sử dụng vách ngăn trong suốt từ các loại vật liệu như: tấm panel, vách ngăn kính,... hoặc dàn cây xanh để thay thế cho các bức tường kín ngột ngạt. 
• Nhân viên dễ dàng giao tiếp: Trong không gian làm việc mở, nhân viên có thể dễ dàng nhìn thấy nhau và thuận tiện trong việc giao tiếp, trao đổi công việc. 
• Không gian chung chiếm diện tích lớn:  Open Space được thiết kế với ít phòng làm việc riêng, do đó hầu như toàn bộ diện tích đều là không gian chung. 

Nâng tầm không gian làm việc của bạn ngay hôm nay với Maison Interior

• Thiết kế nội thất văn phòng trọn gói từ A-Z
• Báo giá thiết kế nội thất văn phòng

Lợi ích khi thiết kế văn phòng mở 

Thiết kế văn phòng mở không chỉ mang đến nhiều lợi ích cho nhân viên mà còn góp phần vào sự thành công trong quá trình hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích thiết thực khi thiết kế văn phòng Open Space: 

Đối với doanh nghiệp

• Tối ưu hóa chi phí:  Mô hình Open Space giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí cho việc xây dựng nhờ loại bỏ tối đa các vách ngăn và tường kín. Không gian làm việc cũng có thể được điều chỉnh linh hoạt tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp mà không tốn quá nhiều chi phí xây dựng lại. 
• Dễ dàng thích nghi với sự thay đổi: Open Space cung cấp một nền tảng linh hoạt cho phép các doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh và tái cấu trúc không gian làm việc để đáp ứng các yêu cầu mới của môi trường kinh doanh.

• Tăng cường hiệu quả quản lý:  Văn phòng mở tạo điều kiện thuận lợi cho việc giám sát và quản lý các phòng ban. Theo đó, lãnh đạo các cấp có thể dễ dàng theo dõi hoạt động, tiến độ công việc cũng như cách thức mà các nhân viên, phòng ban làm việc với nhau. Từ đó đưa ra điều chỉnh phù hợp để đảm bảo hiệu quả công việc. 
• Xây dựng văn hóa làm việc tích cực:Không gian làm việc chung khuyến khích sự hợp tác, kết nối giữa các thành viên trong tổ chức. Điều này góp phần tạo ra một tập thể có tính gắn kết, cùng nhau nỗ lực vì mục tiêu chung.

Đối với nhân viên

• Tăng cường giao tiếp, hợp tác: Không còn phải mất thời gian chờ đợi phản hồi qua email hay điện thoại, với không gian làm việc mở, mọi người có thể giao tiếp và trao đổi công việc một cách dễ dàng. Tiến độ công việc cũng được đẩy nhanh nhờ có sự phối hợp nhanh chóng giữa các phòng ban, bộ phận. 
• Khuyến khích sáng tạo và đổi mới: Thiết kế văn phòng mở khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới trong môi trường làm việc. Tại đây, nhân viên có thể linh hoạt sắp xếp không gian làm việc theo cách phù hợp nhất để tối ưu hóa sự sáng tạo và hiệu quả làm việc của mình.
• Cải thiện sức khỏe, tinh thần: Open Space thường được thiết kế với không gian rộng lớn, giúp hạn chế cảm giác ngột ngạt. Điều này cho phép nhân viên làm việc một cách thoải mái, giảm bớt căng thẳng và cải thiện sức khỏe tinh thần.

Lưu ý khi thiết kế văn phòng mở cho doanh nghiệp

Open Space đang trở thành xu hướng thiết kế văn phòng mới nhờ mang đến những lợi ích vượt trội cho cả nhân viên và doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa các lợi ích này việc thiết kế văn phòng cũng cần tuân theo một vài nguyên tắc cơ bản như sau:

Đảm bảo tính liền mạch về không gian

Yếu tố quan trọng hàng đầu trong thiết kế văn phòng mở là tính liền mạch về không gian. Theo đó, các khu vực làm việc, phòng họp, khu vực tiếp khách,... cần được bố trí một cách hợp lý để đảm bảo dòng chảy công việc, tránh sự ngắt quãng không cần thiết. 

Ngoài ra, các giải pháp vật liệu như vách ngăn kính, vách ngăn di động, vách ngăn lửng hoặc cây xanh cũng nên được ưu tiên sử dụng để phân chia không gian. Lối thiết kế này cho phép tạo ra các không gian làm việc riêng tư mà vẫn không làm mất đi tính “mở” của văn phòng.

Thiết kế phù hợp với văn hóa doanh nghiệp

Văn phòng làm việc không chỉ là một không gian vật lý mà còn là một phần quan trọng trong chiến lược xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp. Chính vì vậy, cách thiết kế văn phòng mở phải phản ánh được những giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp muốn truyền tải. 

Ví dụ, nếu doanh nghiệp đề cao sự sáng tạo và đổi mới, văn phòng nên có các khu vực linh hoạt và không gian sáng tạo để khuyến khích các ý tưởng mới. Nếu tính kỷ luật và tập trung cao là ưu tiên hàng đầu, không gian làm việc nên được thiết kế để hỗ trợ sự tập trung và hiệu quả công việc.

Tận dụng các yếu tố tự nhiên

Việc tận dụng các yếu tố tự nhiên trong thiết kế văn phòng mở không chỉ giúp tạo ra môi trường làm việc lý tưởng mà còn mang lại nhiều lợi ích về sức khỏe và tinh thần cho nhân viên. Có nhiều cách để đưa thiên nhiên vào không gian làm việc, nổi bật trong số đó phải kể đến:

• Tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên bằng cách lắp đặt cửa kính lớn, cửa sổ sát đất hoặc xây dựng giếng trời,...
• Trồng nhiều cây xanh cho văn phòng, từ cây xanh để bàn, chậu cây lớn để đất, chậu cây treo cho đến thiết kế ban công hay khu vườn xanh.
• Sử dụng các vật liệu tự nhiên trong thiết kế nội thất như: gỗ, tre, đá,...

Ưu tiên lựa chọn nội thất thông minh

Không gian văn phòng mở thường có diện tích rộng lớn, thông thoáng hơn so với các thiết kế thông thường. Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa là bạn có thể sắp xếp nội thất một cách tùy ý, thiếu khoa học và chiếm dụng quá nhiều diện tích. 

Để tối ưu hóa diện tích văn phòng, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn các món đồ nội thất thông minh. Chẳng hạn như: bàn làm việc gập mở thông minh, vách ngăn di động, kệ sách kiêm vách ngăn phân chia không gian, v.v. 

30+ mẫu thiết kế văn phòng mở hiện đại, xu hướng mới nhất

Văn phòng mở hiện đại đang trở thành một xu hướng thịnh hành trong lĩnh vực thiết kế văn phòng nhờ vào những lợi ích vượt trội mà nó mang lại. Dưới đây là 30+ mẫu thiết kế văn phòng mở hiện đại, phù hợp với xu hướng mới nhất:

Văn phòng mở không chỉ là một xu hướng thiết kế hiện đại mà còn là một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành và nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối đa, việc thiết kế văn phòng mở cần phải được thực hiện một kỹ lưỡng, đảm bảo phù hợp với văn hóa và mục tiêu chung. 

Xem thêm các mẫu thiết kế đẹp ấn tượng:

• Mẫu thiết kế pantry

• Mẫu thiết kế phòng họp

• Mẫu thiết kế phòng giám đốc

• Mẫu thiết kế bàn làm việc tại nhà

• Mẫu thiết kế quầy lễ tân