Văn phòng ảo là gì? Top 10 văn phòng ảo chất lượng tại TPHCM
Trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ và xu hướng làm việc từ xa đang ngày càng trở nên phổ biến, văn phòng ảo nổi lên như một giải pháp văn phòng linh hoạt. Các doanh nghiệp hiện nay đang tận dụng tối đa lợi ích của văn phòng ảo nhằm tối ưu chi phí vận hành đồng thời xây dựng hình ảnh uy tín, chuyên nghiệp. Vậy văn phòng ảo là gì? Mô hình này phù hợp với đối tượng nào và mang lại lợi ích ra sao?
- Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo (Virtual Office) hay còn gọi là “văn phòng cho thuê 0m2”, là thuật ngữ dùng để chỉ loại hình văn phòng cho phép doanh nghiệp sử dụng địa chỉ để đăng ký kinh doanh mà không cần đến diện tích thực tế.
Khác với loại hình văn phòng truyền thống, văn phòng ảo không cung cấp khu vực làm việc cố định cho nhân viên. Thay vào đó, nó chỉ đại diện doanh nghiệp trong việc tiếp nhận thư từ, văn bản, đồng thời cung cấp một vài tiện ích cơ bản theo nhu cầu của khách thuê như: phòng họp, khu vực tiếp khách, quầy lễ tân,...
Như vậy, khi sử dụng Virtual Office, doanh nghiệp không phải đầu tư mua sắm thiết bị văn phòng mà chỉ đặt biển hiệu, logo công ty tại đó. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể thuê thêm phòng họp khi có nhu cầu gặp gỡ, liên lạc với các đối tác và khách hàng. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành, đồng thời tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng.
Tìm hiểu thêm các loại hình văn phòng
- Dịch vụ văn phòng ảo hướng đến đối tượng nào?
Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo là giải pháp văn phòng phù hợp đối với các đối tượng khách hàng như sau:
Các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ (SMEs) có tiềm lực tài chính không quá lớn, muốn tối ưu chi phí vận hành doanh nghiệp.
Các công ty startup cần không gian linh hoạt và tiết kiệm chi phí.
Doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động kinh doanh sang các tỉnh thành khác.
Doanh nghiệp nước ngoài muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Các cá nhân đang có ý định thành lập doanh nghiệp.
Các ngành nghề có nhu cầu mở văn phòng giao dịch như luật, tài chính, kiểm toán, dịch thuật,...
Các chuyên viên cần văn phòng để gặp gỡ và tư vấn khách hàng.
- Lợi ích khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo
Sử dụng dịch vụ văn phòng ảo mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, trong đó phải kể đến:
Tiết kiệm chi phí: Mô hình Virtual Office giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể các chi phí như: chi phí đầu tư trang thiết bị, chi phí quản lý tòa nhà, chi phí bảo trì,... Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách và tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Vị trí thuận tiện: Hầu hết các văn phòng ảo đều được đặt tại các tòa nhà lớn ngay vị trí trung tâm các thành phố. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận đối tác và khách hàng, đồng thời cũng giúp nâng cao hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp.
Đa dạng tiện ích: Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, doanh nghiệp có thể được hỗ trợ đa dạng các tiện ích như: dịch vụ lễ tân, quản lý thư từ, bưu kiện, tiếp nhận cuộc gọi, phòng họp, khu vực tiếp khách,... Điều này giúp cho mọi hoạt động hành chính của doanh nghiệp diễn ra thuận tiện, nhanh chóng và hiệu quả.
Thời gian linh hoạt: Với mô hình Virtual Office, doanh nghiệp có thể linh động làm việc ở bất cứ đâu mà không nhất thiết phải đến văn phòng. Thời gian làm việc linh hoạt cho phép nhân viên chủ động sắp xếp lịch làm việc sao cho phù hợp.
- Hình thức văn phòng ảo có hợp pháp hay không?
Luật Doanh nghiệp đã đưa ra định nghĩa, doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có trụ sở giao dịch, có tài sản được đăng ký thành lập với mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020: “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp, đặt trên lãnh thổ Việt Nam và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”
Như vậy, trụ sở doanh nghiệp chỉ cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu như quy định trên. Không có quy định nào cụ thể cấm sử dụng một địa chỉ làm trụ sở cho nhiều doanh nghiệp và cũng không có quy định cấm doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Do đó, việc sử dụng văn phòng ảo để đăng ký thành lập doanh nghiệp là hoàn toàn hợp pháp, không trái với quy định pháp luật.
- Tiêu chí lựa chọn văn phòng ảo uy tín, chuyên nghiệp
Hình thức cho thuê văn phòng ảo đang ngày càng trở nên phổ biến nhằm đáp ứng nhu cầu của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Song để đảm bảo uy tín và chất lượng dịch vụ, doanh nghiệp cần cân nhắc một vài tiêu chí quan trọng sau đây:
5.1. Vị trí đắc địa, giao thông thuận tiện
Vị trí văn phòng đẹp chính là một trong những yếu tố quan trọng được nhiều doanh nghiệp quan tâm hiện nay. Các văn phòng nằm ở vị trí trung tâm hoặc khu vực kinh doanh sầm uất sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và thu hút khách hàng tiềm năng. Ngoài ra, nó cũng giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh uy tín, chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng.
5.2. Cơ sở vật chất hiện đại
Mặc dù không cần sử dụng đến chỗ ngồi làm việc cố định, các doanh nghiệp vẫn đặt ra yêu cầu cao đối với cơ sở vật chất tại văn phòng ảo. Điều này đảm bảo rằng các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Chính vì vậy, doanh nghiệp khi thuê văn phòng ảo cần cân nhắc lựa chọn đơn vị cung cấp đầy đủ các tiện ích như: phòng họp, khu vực tiếp khách, quầy lễ tân, bãi đỗ xe, các thiết bị văn phòng (máy in, máy photocopy, máy fax), v.v.
5.3. Dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp
Một trong những tiêu chí mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi chọn thuê Virtual Office đó chính là chất lượng dịch vụ hỗ trợ. Trong đó bao gồm:
Dịch vụ lễ tân chuyên nghiệp: Nhân viên lễ tân được đào tạo bài bản, có khả năng tiếp nhận, xử lý cuộc gọi và tiếp đón khách hàng đến văn phòng một cách chuyên nghiệp.
Quản lý thư từ, bưu kiện: Văn phòng có đội ngũ nhân viên tiếp nhận, lưu trữ chuyển tiếp thư từ, bưu kiện cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng, đảm bảo các thông tin quan trọng không bị bỏ lỡ.
Dịch vụ kế toán và pháp lý: Một số văn phòng ảo cung cấp dịch vụ kế toán và tư vấn pháp lý, giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật và giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh.
5.4. Chi phí thuê hợp lý
Chi phí thuê văn phòng ảo chắc chắn là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm hiện nay, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Trên thị trường ngày càng có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo với các mức phí khác nhau.
Chi phí sẽ có sự chênh lệch nhất định dựa vào nhiều yếu tố như: quy mô văn phòng, tiện ích, dịch vụ được cung cấp, thời hạn gói thuê,... Chính vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng về chi phí dựa trên nhu cầu thực tế cũng như khả năng tài chính của mình.
- Top 10 văn phòng ảo uy tín hàng đầu tại TP.HCM
Với sự bùng nổ của các doanh nghiệp startup và xu hướng làm việc từ xa, nhu cầu về văn phòng ảo tại TP.HCM vẫn đang không ngừng tăng cao. TP. Hồ Chí Minh được biết đến là một trong những thị trường văn phòng ảo phát triển mạnh mẽ hàng đầu hiện nay với những đơn vị uy tín nổi bật như:
TOP 10 VĂN PHÒNG ẢO UY TÍN TẠI TP.HCM
- Một vài lưu ý khi thuê văn phòng ảo
Dưới đây là một vài lưu ý dành cho doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo:
Cần tìm hiểu kỹ thông tin về đơn vị cho thuê văn phòng ảo, đảm bảo địa chỉ này đáp ứng đủ các điều kiện để đăng ký kinh doanh hợp pháp và lâu dài.
Nắm rõ quyền và nghĩa vụ của các bên trước khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng.
Một địa chỉ văn phòng ảo thường được sử dụng đăng ký làm trụ sở kinh doanh cho nhiều doanh nghiệp khác nhau. Do đó, các tiện ích văn phòng cũng được chia sẻ giữa các doanh nghiệp. Trong trường hợp cần sử dụng phòng họp hay phòng tiếp khách, các doanh nghiệp cần đặt lịch trước để tránh phải chờ đợi hay ảnh hưởng đến công việc.
Văn phòng ảo dù là một địa chỉ giao dịch gián tiếp nhưng thông tin về doanh nghiệp và chủ sở hữu là thật. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ bắt buộc theo quy định của pháp luật hiện hành.
Văn phòng ảokhông chỉ là giải pháp tiết kiệm chi phí mà còn mang đến sự linh hoạt và hiệu quả cho các doanh nghiệp trong bối cảnh kinh doanh hiện đại. Với những lợi ích mà nó mang lại, mô hình này sẽ tiếp tục phát triển và trở thành lựa chọn của nhiều doanh nghiệp trong tương lai.
Nâng tầm không gian làm việc của bạn ngay hôm nay với Maison Interior
- Thiết kế nội thất văn phòng trọn gói từ A-Z
- Báo giá thiết kế nội thất văn phòng
Duc Huy Bui
Chịu trách nhiệm nội dung tại Maison Interior
Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Interior . Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực thiết kế nội thất và dịch vụ bất động sản.
Cùng chủ đề
Nhận tư vấn và báo giá thiết kế nội thất văn phòng
1
2
3
4
