Trụ sở là gì? Trụ sở khác địa điểm kinh doanh như thế nào?

Bạn đang có dự định thành lập một công ty riêng. Điều đầu tiên bạn cần làm là gì? Đó chính là chọn một nơi để đặt trụ sở. Vậy trụ sở là gì? Tại sao nó quan trọng để bạn cần ưu tiên xây dựng? Trụ sở có khác gì so với địa điểm kinh doanh? Tìm câu trả lời ngay sau đây!

1. Trụ sở là gì? 

Căn cứ theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định: "Trụ sở chính của một doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ đất nước Việt Nam là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp, được xác định theo địa giới đơn vị hành chính, có số fax, số điện thoại và thư điện tử (nếu có)."

Nói một cách khác, có thể hiểu trụ sở chính là địa chỉ pháp lý chính thức của công ty, tổ chức hay cơ quan bất kỳ. Đây là nơi được ghi nhận trên các hồ sơ pháp lý, là địa chỉ liên lạc chính thức và đại diện cho sự hiện diện của một tổ chức.

Pháp luật Việt Nam quy định doanh nghiệp cần phải đặt trụ sở tại một nơi có địa chỉ rõ ràng, xác thực. Và địa chỉ trụ sở chính cần phải được đăng ký với các cơ quan có thẩm quyền liên quan và được ghi nhận rõ ràng trên giấy phép kinh doanh. Cùng với đó, tuy không bắt buộc về nơi đặt trụ sở trên lãnh thổ Việt Nam nhưng mỗi doanh nghiệp cần đảm bảo chỉ có 1 trụ sở chính duy nhất.

Xem thêm trụ sở, văn phòng các tập đoàn/công ty công nghệ nổi tiếng khác:

2. Quy định về việc đặt trụ sở doanh nghiệp 

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, hầu hết các loại hình doanh nghiệp đều phải có địa chỉ trụ sở chính được đăng ký rõ ràng. Trụ sở này là địa chỉ liên hệ chính thức của doanh nghiệp với các cơ quan nhà nước và đối tác. Hầu hết, tất cả các thông tin liên lạc, giấy tờ, thư từ đều được gửi đến trụ sở. Chính vì tầm quan trọng như vậy nên pháp luật đã có quy định đầy đủ về điều kiện đặt trụ sở doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

2.1 Trụ sở chính của doanh nghiệp cần phải có địa chỉ cụ thể

Trụ sở công ty, doanh nghiệp cần được đặt ở địa chỉ xác định, bao gồm số nhà, ngách, hẻm, phố, đường, thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương… tùy vào cách phân chia đơn vị hành chính của từng địa phương.

Trong trường hợp địa chỉ trụ sở đặt tại nơi chưa có số nhà hoặc chưa có tên đường thì cần nộp kèm hồ sơ đăng ký kinh doanh xác nhận của địa phương về việc địa chỉ đó chưa có số nhà hay tên đường. Cùng với đó, địa chỉ trụ sở chính phải là nơi doanh nghiệp thực sự hoạt động hoặc có thể liên lạc được, có thể sử dụng lâu dài để phục vụ cho hoạt động kinh doanh.

2.2 Trụ sở chính của doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện kinh doanh

Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp không chỉ cần giấy phép kinh doanh mà còn phải có giấy phép con. Đồng thời, trụ sở chính của doanh nghiệp cũng phải đáp ứng các yêu cầu cụ thể về điều kiện kinh doanh mới được cấp giấy phép. Chẳng hạn:

• Đối với các cơ sở sản xuất và kinh doanh thực phẩm: Cần đảm bảo diện tích cho khu trưng bày sản phẩm, bảo quản nguyên vật liệu…
• Đối với nhóm ngành chế biến, nuôi trồng đặc thù: Không được đặt trụ sở chính tại gần khu dân cư, trung tâm thành phố…

2.3 Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp không được đặt tại chung cư

Chung cư được hiểu là một loại hình nhà ở tập thể, bao gồm nhiều căn hộ riêng biệt được xây dựng trên một tòa nhà hay một khu. Mỗi căn hộ sẽ có các không gian sống riêng nhưng sẽ cùng sử dụng các tiện ích chung như sảnh, hồ bơi, thang máy… với các căn hộ khác.

Chung cư được chia thành 2 dạng chính:

• Thứ nhất, chung cư được xây dựng với mục đích để ở, không được tổ chức hoạt động kinh doanh.
• Thứ hai, chung cư được xây dựng với mục đích hỗn hợp, vừa để ở vừa có thể sử dụng để làm văn phòng hay kinh doanh…

Hiện tại, pháp luật nước ta có quy định không cho phép đặt trụ sở chính tại chung cư, nhà tập thể. Trong trường hợp căn hộ được phép kinh doanh thì doanh nghiệp cần phải có giấy tờ chứng minh được căn hộ chung cư không có mục đích dùng để ở khi thực hiện các thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

2.4 Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty là một thủ tục hành chính phổ biến khi doanh nghiệp có nhu cầu chuyển đổi địa điểm hoạt động. Nó được thực hiện khi doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô kinh doanh, cần một không gian lớn hơn để đáp ứng nhu cầu phát triển hoặc cần một vị trí thuận lợi hơn để tiếp cận khách hàng, đối tác… 

Khi muốn thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau đây:

• Doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến vấn đề thay đổi trụ sở trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ mới.
• Trong trường hợp địa chỉ trụ sở mới vẫn thuộc phạm vi tỉnh hay thành phố, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ và gửi đến các cơ quan có thẩm quyền để đăng ký.
• Sau đó, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy phép kinh doanh mới và có thể thực hiện chuyển trụ sở đến địa chỉ mới để hoạt động.
• Trong trường hợp địa chỉ trụ sở mới không thuộc phạm vi tỉnh hay thành phố của nơi đặt trụ sở cũ, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ và gửi đến các cơ quan có thẩm quyền tại nơi mới để đăng ký. Sau khi được cấp giấy phép kinh doanh mới, doanh nghiệp cần gửi bản sao giấy phép kinh doanh mới đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã từng đăng ký thành lập trước đây.

Cùng với đó, hồ sơ thay đổi trụ sở công ty sẽ bao gồm:

• Thông báo thay đổi trụ sở chính công ty.
• Bản chính giấy phép kinh doanh.
• Bản điều lệ công ty.
• Biên bản họp về việc thay đổi trụ sở chính công ty.
• Quyết định thay đổi trụ sở đã được hội đồng quản trị, hội đồng thành viên phê duyệt.

3. Phân biệt trụ sở chính và địa điểm kinh doanh

3.1 Địa điểm kinh doanh là gì?

Trụ sở chính và địa điểm kinh doanh là hai thuật ngữ thường được dùng trong hoạt động kinh doanh của các công ty hay tổ chức. Nhiều người cho rằng chúng là một, mang ý nghĩa giống nhau. Liệu đây có phải là quan niệm đúng? Trước hết, ta cùng tìm hiểu địa điểm kinh doanh là gì!

Nói một cách dễ hiểu, địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành các hoạt động kinh doanh cụ thể của mình. Tại đây, doanh nghiệp sẽ trực tiếp bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng để tạo ra doanh thu hay sản xuất sản phẩm. Thực tế hiện nay, các doanh nghiệp thường mở nhiều địa điểm kinh doanh nhằm quảng bá thương hiệu và thực hiện bán hàng tại nhiều điểm khác nhau để tăng doanh số. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể nâng cao dịch vụ khi khách hàng có thể dễ dàng đến các địa điểm kinh doanh gần nơi họ sinh sống để mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ.

Từ khái niệm trên cũng như theo quy định hiện hành, trụ sở và địa điểm kinh doanh là 2 thuật ngữ hoàn toàn khác nhau. Bạn có thể dễ dàng nhận ra một doanh nghiệp chỉ được phép có một trụ sở duy nhất nhưng lại được phép mở rất nhiều địa điểm kinh doanh.

3.2 Tại sao cần phân biệt rõ trụ sở chính và địa điểm kinh doanh?

Việc phân biệt rõ trụ sở chính và địa điểm kinh doanh là vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo đang tuân thủ đúng pháp luật hiện hành và còn mang lại nhiều lợi ích khác về mặt kinh tế. Cụ thể:

• Theo quy định, mỗi địa điểm kinh doanh đều phải được đăng ký và cấp phép hoạt động. Việc phân biệt rõ ràng giúp cơ quan quản lý nắm bắt được quy mô hoạt động và quản lý hiệu quả hơn. Cùng với đó, vấn đề nộp thuế cũng minh bạch và chính xác hơn.
• Việc phân biệt giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi doanh thu, chi phí, lợi nhuận cho từng địa điểm, từ đó có thể đánh giá và đưa ra quyết định phù hợp.
• Nó cũng góp phần xác định rõ trách nhiệm pháp lý của từng địa điểm, từ đó hạn chế sự cố hay tranh chấp xảy ra.
• Mỗi địa điểm kinh doanh có thể góp phần tăng độ phủ thương hiệu, mang sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng. Do đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc việc mở thêm nhiều địa điểm kinh doanh (không được phép mở thêm trụ sở) để chiếm lĩnh thị trường.

3.3 Trụ sở chính và địa điểm kinh doanh khác nhau như thế nào?

Trụ sở chính và địa điểm kinh doanh là hai khái niệm thường được sử dụng trong hoạt động kinh doanh, tuy nhiên chúng có những đặc điểm riêng biệt. Đó là gì?

Từ bảng so sánh trên, ta có thể kết luận trụ sở chính và địa điểm kinh doanh khác nhau những điểm chính sau đây:

• Thứ nhất, mỗi doanh nghiệp chỉ có một trụ sở chính và không hạn chế số lượng địa điểm kinh doanh. Doanh nghiệp có thể thành lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc chi nhánh.
• Thứ hai, trụ sở chính không bắt buộc là nơi diễn ra các hoạt động kinh doanh trực tiếp. Nó đóng vai trò đại diện pháp lý và thông tin liên lạc. Trong khi đó, địa điểm kinh doanh bắt buộc phải thực hiện các hoạt động kinh doanh đã đăng ký.
• Thứ ba, địa điểm kinh doanh không có mã số thuế riêng, phải thực hiện hạch toán thuế phụ thuộc vào doanh nghiệp theo hình thức kê khai tập trung.

3.4 Một số lưu ý quan trọng khác

Khi thực hiện mở rộng quy mô bằng cách lập thêm các địa điểm kinh doanh, bạn cần lưu ý một số điều sau đây:

• Trong vòng 10 ngày kể từ khi quyết định mở địa điểm kinh doanh mới, doanh nghiệp phải thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh địa phương.
• Trong trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp, thông báo lập địa điểm kinh doanh do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký. Còn nếu địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh thì thông báo sẽ do người đứng đầu chi nhánh thực hiện ký.
• Tên của địa điểm kinh doanh mới phải bao gồm tên của doanh nghiệp và cụm từ “Địa điểm kinh doanh”. Tên này cần được gắn hoặc viết rõ ràng tại chính địa điểm kinh doanh đó.

4. Nên đặt trụ sở chính công ty ở đâu?

Việc lựa chọn địa điểm đặt trụ sở chính cho công ty là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng đến nhiều yếu tố của hoạt động kinh doanh. Căn cứ vào các quy định pháp luật cũng như điều kiện thực tế, bạn hãy cân nhắc các yếu tố dưới đây để chọn được một địa chỉ đặt trụ sở chính phù hợp nhất:

• Tuân thủ các quy định của pháp luật về đăng ký kinh doanh, phòng cháy chữa cháy, xây dựng…
• Có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hay quyền sử dụng địa điểm rõ ràng.
• Gần các tuyến đường chính, thuận lợi cho việc đi lại của nhân viên, khách hàng và đối tác.
• Nằm trong khu vực có môi trường kinh doanh sôi động để dễ dàng phát triển và cộng hưởng.
• Cân nhắc thêm các khả năng mở rộng quy mô trong tương lai.
• Phù hợp với tài chính của công ty.

Có thể thấy, trụ sở chính được xem là bộ mặt của doanh nghiệp, góp phần quan trọng vào sự thành công. Do đó, việc lựa chọn địa điểm đặt trụ sở chính là một quyết định khó khăn, cần được cân nhắc và lựa chọn kỹ lưỡng. Bạn có thể tự đặt ra một số câu hỏi khi lựa chọn địa điểm như “Ngân sách của công ty bao nhiêu? Tầm nhìn và mục tiêu phát triển trong tương lai là gì? Các đối tác chính của công ty ở đâu?…” để chọn được nơi đặt trụ sở chính phù hợp nhất.

Đến đây, chắc chắn bạn đã hiểu được trụ sở và địa điểm kinh doanh là hai khái niệm có liên quan mật thiết nhưng lại mang những ý nghĩa khác nhau trong kinh doanh. Việc phân biệt rõ chúng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của pháp luật mà còn điều chỉnh các hoạt động kinh doanh hiệu quả. Cùng với đó, doanh nghiệp cần có sự đầu tư và nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi quyết định đặt trụ sở và các địa điểm kinh doanh của mình.