Văn phòng đóng là gì? Có gì khác biệt với văn phòng mở?

 Văn phòng đóng là loại hình văn phòng truyền thống, mang đến một trải nghiệm làm việc hoàn toàn khác so với các mô hình văn phòng hiện đại. Trong khi nhiều doanh nghiệp theo đuổi sự tương tác và kết nối, văn phòng đóng lại nhấn mạnh sự tập trung và riêng tư trong quá trình làm việc. 

1. Văn phòng đóng là gì?

Văn phòng đóng là loại hình văn phòng truyền thống, trong đó không gian làm việc được chia thành các phòng riêng biệt, thường được ngăn cách bằng tường, cửa hoặc vách ngăn kín. Mỗi phòng ban, bộ phận hoặc cá nhân sẽ có một không gian riêng để đảm bảo sự yên tĩnh, tập trung và bảo mật thông tin.

Mô hình văn phòng đóng có các đặc điểm cơ bản như sau:

• Không gian làm việc riêng biệt cho từng cá nhân hoặc phòng ban, ngăn cách bằng tường hoặc vách ngăn.
• Tạo môi trường yên tĩnh, ít tiếng ồn, tăng cường sự tập trung.
• Đảm bảo tính riêng tư và bảo mật thông tin.
• Thích hợp cho các công việc đòi hỏi tập trung cao.
• Phù hợp với các doanh nghiệp ưu tiên tính độc lập trong công việc.

2. Ưu điểm của mô hình văn phòng đóng

Nhiều ý kiến cho rằng mô hình văn phòng đóng đã trở nên lỗi thời so với các mô hình văn phòng hiện đại. Thế nhưng trong thực tế, văn phòng đóng vẫn có nhiều ưu điểm nổi bật và mang lại giá trị sử dụng cho doanh nghiệp. 

2.1 Tạo ra môi trường làm việc tập trung

Văn phòng đóng tạo ra môi trường làm việc tập trung nhờ vào thiết kế ngăn cách rõ ràng giữa các không gian làm việc. Theo đó, mỗi phòng ban đều có khu vực riêng, giúp hạn chế tiếng ồn và sự xao lãng từ bên ngoài. Điều này cho phép nhân viên dễ dàng tập trung vào nhiệm vụ của mình, đặc biệt là với những công việc đòi hỏi sự tập trung cao. 

2.2 Nâng cao hiệu suất làm việc

Nhờ sự tách biệt giữa các khu vực làm việc, văn phòng đóng có thể giảm thiểu các yếu tố gây xao lãng như tiếng ồn hay giao tiếp không cần thiết. Từ đó giúp nhân viên tăng cường sự tập trung, cải thiện chất lượng và tốc độ xử lý công việc. Bên cạnh đó, môi trường làm việc riêng tư còn khuyến khích tính độc lập và trách nhiệm cá nhân, giúp nhân viên hoàn thành công việc một cách chủ động và hiệu quả hơn.

2.3 Phân chia bộ phận, phòng ban rõ ràng

Với văn phòng làm việc đóng, mỗi phòng ban sẽ được bố trí trong các không gian riêng biệt, thường được ngăn cách bằng tường hoặc vách ngăn. Việc phân chia rõ ràng không chỉ giúp quản lý dễ dàng hơn mà còn đảm bảo các nhóm có không gian làm việc riêng tư, phù hợp với tính chất công việc của từng bộ phận.

2.4 Tăng tính bảo mật thông tin

Văn phòng đóng được đánh giá cao về tính bảo mật thông tin nhờ vào sự phân chia rõ ràng giữa các phòng ban, bộ phận. Bằng cách thiết kế vách ngăn hoặc tường kín, việc trao đổi thông tin nhạy cảm hay dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp trong quá trình làm việc sẽ được bảo vệ tốt hơn. Điều này là đặc biệt quan trọng với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực yêu cầu bảo mật cao như tài chính, pháp lý hoặc ngân hàng. 

2.5 An toàn cho sức khỏe nhân viên

Khi làm việc trong các không gian riêng biệt, việc tiếp xúc trực tiếp giữa các nhân viên sẽ được hạn chế. Điều này giúp ngăn chặn việc lây lan các bệnh qua đường không khí như cúm, thủy đậu, các bệnh hô hấp,... Bên cạnh đó, không gian làm việc riêng tư còn giúp kiểm soát tốt hơn về vệ sinh và chất lượng không khí, góp phần bảo vệ sức khỏe tổng thể của nhân viên.

3. Nhược điểm của văn phòng đóng là gì?

Ngoài những ưu điểm nổi bật kể trên, mô hình văn phòng đóng cũng có một vài hạn chế nhất định như sau: 

3.1 Hạn chế sự tương tác, kết nối

Do không gian làm việc được chia cắt bởi các vách ngăn hoặc tường kín nên sự tương tác, kết nối giữa đội ngũ nhân viên cũng bị hạn chế. Điều này có thể làm giảm sự linh hoạt trong việc trao đổi thông tin hoặc hợp tác giữa các phòng ban, bộ phận. Vì vậy, trong những môi trường làm việc đòi hỏi sự kết nối và hợp tác cao, mô hình văn phòng đóng có thể không phải là lựa chọn tối ưu.

Ngoài ra, văn phòng đóng cũng hạn chế cơ hội xây dựng các mối quan hệ đồng nghiệp thân thiết. Khác với mô hình văn phòng mở, nơi các nhân viên dễ dàng trao đổi và tương tác một cách thường xuyên. 

3.2 Chi phí xây dựng cao hơn

Văn phòng đóng thường có chi phí xây dựng cao hơn so với văn phòng mở linh hoạt. Trong đó, các khoản chi phí chiếm phần lớn ngân sách bao gồm:

• Chi phí xây dựng tường, cửa, vách ngăn: Để phân chia không gian lớn thành nhiều phòng nhỏ riêng biệt cho từng bộ phận thì cần phải xây dựng các vách ngăn, tường, cửa,... Việc lắp đặt thêm các cấu trúc này đòi hỏi nhiều nguyên vật liệu và chi phí nhân công, dẫn đến gia tăng tổng chi phí xây dựng. Bên cạnh đó, các thiết bị như hệ thống thông gió, hệ thống chiếu sáng,... cũng cần được thiết kế riêng cho từng phòng, làm tăng thêm chi phí lắp đặt và bảo trì.
• Chi phí mua sắm nội thất, trang thiết bị: Mỗi không gian làm việc riêng biệt đều cần được trang bị đầy đủ nội thất và trang thiết bị phục vụ công việc. Do đó, doanh nghiệp phải tốn nhiều chi phí hơn cho việc mua sắm và kèm theo đó là chi phí bảo trì, bảo dưỡng định kỳ. 

3.3 Chiếm nhiều diện tích không gian

Văn phòng đóng chiếm nhiều diện tích không gian hơn so với các mô hình văn phòng mở. Điều này là bởi:

• Phân chia diện tích cho từng phòng ban: Không gian làm việc không được chia sẻ cho nhiều phòng ban, bộ phận khác nhau.Do đó, sẽ cần nhiều diện tích hơn để tạo ra các khu vực riêng biệt.
• Diện tích xây tường, vách ngăn: Mỗi phòng làm việc đều được ngăn cách bằng tường hoặc vách ngăn. Như vậy, khi xây dựng càng nhiều phòng thì diện tích chiếm dụng cho tường và vách ngăn cũng càng lớn.
• Diện tích lắp đặt nội thất, trang thiết bị: Với thiết kế văn phòng đóng, mỗi phòng ban sẽ được lắp đặt nội thất và các trang thiết bị riêng để phục vụ công việc. Điều này dẫn đến việc chiếm dụng thêm diện tích cho việc lắp đặt và bố trí.

>> Xem thêm: 10+ Cách bố trí văn phòng làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp 

3.4 Khó quản lý và giám sát

Do các phòng làm việc được phân chia riêng biệt, người quản lý có thể gặp khó khăn trong việc theo dõi hoạt động và hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Sự tách biệt này cũng có thể dẫn đến tình trạng thiếu sót thông tin, gây khó khăn cho cấp quản lý trong việc nắm bắt tình hình chung của toàn bộ tổ chức. 

3.5 Hạn chế khả năng tái cấu trúc

Với cấu trúc phân chia khá cứng nhắc, văn phòng đóng sẽ có những hạn chế nhất định trong việc thay đổi hay điều chỉnh không gian. Chẳng hạn như khi muốn mở rộng hoặc thu hẹp các phòng ban, việc tháo dỡ và xây dựng lại các vách ngăn có thể tốn nhiều thời gian, công sức và chi phí. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp muốn chuyển đổi sang một mô hình làm việc linh hoạt hơn thì việc thực hiện các thay đổi cũng sẽ khó khăn hơn so với văn phòng mở.

3.6 Tăng chi phí vận hành

Văn phòng đóng thường có chi phí vận hành khá cao, bao gồm các khoản:

• Chi phí sơn sửa, thay thế và nâng cấp hệ thống tường, vách ngăn.
• Chi phí bảo trì, bảo dưỡng, vệ sinh hệ thống điều hòa, hệ thống thông gió.
• Chi phí bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị văn phòng cho từng phòng ban.
• Chi phí vệ sinh hằng ngày, vệ sinh định kỳ cho văn phòng.
• Chi phí năng lượng cho việc sử dụng các thiết bị điện. 

4. So sánh văn phòng đóng và văn phòng mở

Không gian văn phòng không chỉ là nơi để làm việc mà còn là yếu tố phản ánh văn hóa doanh nghiệp và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc tổng thể. Giữa hai loại hình văn phòng phổ biến – văn phòng đóng và văn phòng mở – các doanh nghiệp đang phải đối mặt với câu hỏi đâu là môi trường lý tưởng và phù hợp với doanh nghiệp mình. 

Để có được câu trả lời chính xác nhất, doanh nghiệp cần phân biệt rõ những điểm khác nhau giữa văn phòng đóng và văn phòng mở như sau: