Head Office là gì? Quy định pháp lý liên quan đến trụ sở chính

Head Office là một trong những thuật ngữ quan trọng trong quản lý và tổ chức doanh nghiệp. Để đi vào hoạt động một cách hợp pháp, doanh nghiệp phải nắm rõ Head Office là gì cũng như các quy định và thủ tục đăng ký địa chỉ trụ sở chính. Đây sẽ là thông tin được đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền và được ghi rõ trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. 

Thuật ngữ Head Office là gì?

Head Office là trụ sở chính của một doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức, nơi tập trung các hoạt động quản lý và điều hành cốt lõi. Đây thường là nơi làm việc của ban lãnh đạo cấp cao, thực hiện các chức năng quan trọng như ra quyết định chiến lược, quản lý tài chính, quản lý nhân sự, điều phối các chi nhánh hoặc văn phòng khác,... 

Trụ sở chính của doanh nghiệp thường được đặt tại những vị trí chiến lược, thuận tiện cho việc kết nối với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp. Ngoài ra, Head Office còn là nơi chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục pháp lý, ký kết hợp đồng và duy trì quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước. Đối với các doanh nghiệp lớn, trụ sở chính còn có vai trò kiểm soát hiệu quả hoạt động của các chi nhánh, đảm bảo sự thống nhất trong chiến lược và vận hành.

Theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp, có địa chỉ cụ thể được xác định theo địa giới đơn vị hành chính, có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Doanh nghiệp muốn đi vào hoạt động hợp pháp phải đăng ký địa chỉ trụ sở doanh nghiệp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền và ghi nhận rõ ràng trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. 

Đặc điểm của Head Office

Dưới đây là những đặc điểm của Head Office:

• Vị trí chiến lược: Head Office được xác định là trụ sở hoạt động chính của doanh nghiệp, thường được đặt tại các khu vực trung tâm chiến lược, thuận lợi cho việc phát triển kinh doanh.
• Chức năng quản lý: Trụ sở chính là nơi đặt bộ máy quản lý và điều hành cao nhất của doanh nghiệp, thực hiện việc ra quyết định và thực thi các chính sách quản lý.
• Tập trung các hoạt động cốt lõi: Head Office là nơi tập trung các hoạt động cốt lõi như: kế toán, tài chính, nhân sự, kinh doanh, tiếp thị,... Đảm bảo tính hiệu quả và đồng nhất trong quá trình hoạt động của toàn bộ tổ chức.
• Thực hiện các thủ tục pháp lý: Địa chỉ trụ sở là nơi đại diện cho doanh nghiệp trong các thủ tục pháp lý và giao dịch ký kết hợp đồng. Đây cũng là địa điểm được đăng ký với cơ quan chức năng, là căn cứ để thực hiện các nghĩa vụ pháp lý, thuế và báo cáo tài chính.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Trụ sở chính là nơi hình thành và phát triển văn hóa doanh nghiệp, định hướng sứ mệnh, tầm nhìn và các giá trị cốt lõi của tổ chức cho toàn bộ nhân viên.

Quy định pháp lý về việc đặt trụ sở doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020:

• Trụ sở chính của doanh nghiệp được đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp, có địa chỉ cụ thể gồm: số nhà, ngõ, hẻm, đường, xóm, thôn, phường, huyện, quận, thị xã, thành phố, tỉnh, số điện thoại, số fax (nếu có).
• Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ liên hệ với doanh nghiệp thông qua địa chỉ trụ sở chính, đồng thời mọi văn bản, tài liệu, công văn cũng đều được gửi về địa chỉ này. Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng địa chỉ trụ sở được đăng ký chính xác và cập nhật kịp thời khi có thay đổi.
• Địa chỉ trụ sở chính phải đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật hiện hành, đặc biệt là với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Theo đó, các ngành nghề này phải đáp ứng được các điều kiện của giấy phép kinh doanh trước khi chính thức đi vào hoạt động.
• Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải tiến hành thông báo thời gian mở cửa trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Địa chỉ trụ sở công ty cần đáp ứng điều kiện gì?

Head Office là yếu tố quan trọng trong việc thành lập và vận hành doanh nghiệp, đồng thời cũng là căn cứ pháp lý để cơ quan nhà nước quản lý các hoạt động kinh doanh. Chính vì vậy, việc đăng ký địa chỉ trụ sở doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện theo quy định như sau: 

Phải được đặt tại địa chỉ cụ thể

Khi lựa chọn địa điểm đặt trụ sở chính, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định về đăng ký trụ sở như sau:

• Trụ sở chính của doanh nghiệp phải được xác định rõ ràng, có địa chỉ cụ thể và chính xác gồm: số nhà, tên đường, thôn, xóm, phường, xã, quận, huyện, thị xã, thành phố, tỉnh,...
• Địa chỉ đặt trụ sở chính đang không có bất kỳ tranh chấp nào về quyền sở hữu.

Để đảm bảo các điều kiện trên, doanh nghiệp thuê văn phòng làm Head Office cần xem xét kỹ về hợp đồng thuê trước khi ký kết. Cụ thể, cần xác minh rõ những yêu cầu về quyền sở hữu, đảm bảo bên cho thuê có đầy đủ giấy tờ pháp lý và quyền sở hữu hợp pháp. Từ đó tránh làm mất thời gian và chi phí cho thủ tục thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh do có rủi ro, tranh chấp.

Trường hợp địa chỉ đăng ký Head Office chưa có số nhà, tên đường, xã, phường,... thì doanh nghiệp cần tiến hành xin giấy xác nhận từ địa phương để chứng minh địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường cụ thể.

Phải đáp ứng các điều kiện kinh doanh theo ngành nghề

Nếu doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề kinh doanh có điều kiện thì cần phải đăng ký các loại giấy phép con để chính thức hoạt động hợp pháp. Theo đó, địa chỉ trụ sở chính cũng cần đáp ứng được các điều kiện theo ngành nghề được pháp luật quy định. Chẳng hạn như:

• Trụ sở có nằm trong khu vực được phép hoạt động kinh doanh đối với ngành nghề đã đăng ký hay không?
• Địa chỉ trụ sở có đáp ứng quy định về an toàn, môi trường, phòng cháy chữa cháy,...

Ví dụ: Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xăng dầu, địa chỉ đăng ký trụ sở phải đáp ứng được điều kiện về kho chứa và bảo quản xăng

Không được phép đặt trụ sở tại chung cư

Căn cứ theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Luật Nhà ở năm 2014, nhà chung cư là nhà ở từ 2 tầng trở lên, được chia thành nhiều căn hộ độc lập với nhau. Ngoài ra còn có những phần diện tích dùng chung cho các hộ gia đình, cá nhân hoặc tổ chức. 

Nhà chung cư hiện được chia thành 2 loại sau đây:

• Nhà chung cư được xây dựng cho mục đích ở, nghĩa là chỉ dùng để ở và không được phép tổ chức bất kỳ hoạt động kinh doanh nào khác.
• Nhà chung cư được xây dựng với mục đích hỗn hợp, vừa dùng để ở, vừa dùng cho các mục đích kinh doanh như làm văn phòng, thương mại, dịch vụ.

Theo quy định của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp không được phép sử dụng địa chỉ chung cư, nhà tập thể được xây dựng với mục đích để ở để làm trụ sở chính. Điều này nhằm đảm bảo sự riêng tư, an toàn và lợi ích của cư dân sinh sống tại đó.

Trường hợp doanh nghiệp muốn đăng ký Head Office tại địa chỉ nhà chung cư thì phải xuất trình được giấy tờ, tài liệu chứng minh đây là nhà chung cư được xây dựng với mục đích hỗn hợp. Các giấy tờ, tài liệu này cũng được đính kèm trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp.

Quy định về việc treo biển tại Head Office

Treo biển tại trụ sở chính (Head Office) là yêu cầu pháp lý quan trọng đối với các doanh nghiệp, nhằm đảm bảo minh bạch và dễ dàng cho cơ quan quản lý nhà nước trong việc giám sát. Theo quy định tại Điều 34 Luật Quảng cáo 2012, biển hiệu doanh nghiệp phải bao gồm các nội dung cơ bản:

• Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có); 
• Tên cơ sở sản xuất, kinh doanh theo đúng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
• Địa chỉ, điện thoại.

Việc treo biển tại trụ sở chính là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có hành vi vi phạm quy định về việc treo biển thì sẽ bị xử phạt hành chính từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng (theo Điều 48 Nghị định 38/2021/NĐ-CP). 

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong các trường hợp:

• Kê khai địa chỉ trụ sở không chính xác, không có thật;
• Địa chỉ Head Office không thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp.

Phân biệt trụ sở chính và địa điểm kinh doanh

Trụ sở chính và địa điểm kinh doanh là hai khái niệm quan trọng nhưng thường bị nhầm lẫn trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Việc phân biệt rõ ràng giữa hai khái niệm này sẽ là điều cần thiết, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định pháp luật trong quá trình hoạt động.

Trong thực tế, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thành lập nhiều địa điểm kinh doanh khác nhau. Tuy nhiên, nơi đăng ký địa điểm kinh doanh cần phụ thuộc vào nơi đặt Head Office. Theo đó, doanh nghiệp không được phép lập địa điểm kinh doanh ngoài phạm vi cấp tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính. 

Giải đáp những câu hỏi thường gặp

Một doanh nghiệp có thể đăng ký mấy trụ sở chính?

Căn cứ theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản pháp lý khác, một doanh nghiệp chỉ có thể đăng ký một trụ sở chính, được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên có thể thành lập nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh, tùy theo nhu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh. 

Có thể thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp không?

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thay đổi địa chỉ trụ sở chính khi có nhu cầu. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi về Head Office, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với Cơ quan đăng ký kinh doanh (theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020).

Một địa chỉ có thể đăng ký nhiều trụ sở chính hay không?

Pháp luật hiện hành không có quy định nào cấm nhiều doanh nghiệp cùng đặt trụ sở tại một địa chỉ. Nói một cách cụ thể, một địa chỉ đáp ứng điều kiện có thể được dùng để làm Head Office cho nhiều doanh nghiệp, tổ chức khác nhau. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác, địa chỉ đăng ký nên được xác định một cách chi tiết bao gồm cả tên tòa nhà văn phòng và số tầng. 

Cùng với sự phát triển của công nghệ và xu hướng làm việc từ xa, vai trò của trụ sở chính có thể thay đổi đáng kể. Tuy nhiên, nó vẫn giữ vị trí quan trọng trong việc điều hành chiến lược và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Việc nắm rõ khái niệm Head Office là gì cũng như những quy định pháp lý liên quan không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động hợp pháp mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững. 

>> Tìm hiểu ngay trụ sở, văn phòng các tập đoàn/công ty công nghệ nổi tiếng:

• Văn phòng Apple
• Văn phòng Tiktok
• Văn phòng Shopee
• Văn phòng Be
• Văn phòng Grab
• Văn phòng SamSung