Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng làm việc (m2/người)

Tiêu chuẩn thiết kế văn phònglà nền tảng quan trọng để xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả. Một văn phòng được thiết kế theo tiêu chuẩn hiện đại không chỉ giúp đảm bảo yếu tố thẩm mỹ mà còn góp phần nâng cao năng suất làm việc của nhân viên. 

Tại sao cần xác định tiêu chuẩn thiết kế văn phòng? 

Mỗi văn phòng sẽ có những giải pháp thiết kế phù hợp, tương ứng với mục đích sử dụng và diện tích không gian. Song nhìn chung, vẫn có những tiêu chuẩn thiết kế văn phòng nhất định được áp dụng chung cho các dự án nhằm đảm bảo lợi ích:

• Tối ưu hóa không gian: Việc nắm rõ các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng giúp tận dụng không gian một cách tối đa, từ việc bố trí nội thất cho đến các khu vực chức năng. 
• Tiết kiệm chi phí:  Với các tiêu chuẩn văn phòng cụ thể, doanh nghiệp có thể định hướng việc thiết kế một cách hợp lý và hiệu quả, đảm bảo tiến độ thi công dự án. Đồng thời cũng tránh lãng phí không gian và tiết kiệm chi phí. 
• Tạo ra môi trường làm việc lý tưởng: Các tiêu chuẩn thiết kế giúp đảm bảo các yếu tố về ánh sáng, chất lượng không khí, nhiệt độ, tiếng ồn,... đạt mức phù hợp. Điều này tạo ra môi trường làm việc thoải mái, hiệu quả cho nhân viên. 

>> Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng mới nhất

Các tiêu chí thiết kế văn phòng làm việc hiện đại

Để tạo ra một không gian làm việc lý tưởng, doanh nghiệp cần đảm bảo các tiêu chí thiết kế bao gồm: 

Tính thẩm mỹ

Đây là một trong những yêu cầu tối thiểu đối với bất cứ văn phòng nào hiện nay. Việc đảm bảo tính thẩm mỹ không chỉ giúp mang đến không gian làm việc đầy cảm hứng cho nhân viên mà đồng thời còn tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng. 

Tính thẩm mỹ của một không gian văn phòng được đánh giá dựa trên nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm: bố cục, màu sắc, ánh sáng, nội thất, phụ kiện trang trí,... Tất cả những yếu tố này phải được lựa chọn kỹ lưỡng và phối hợp một cách hiệu quả để tạo nên một tổng thể hài hòa. 

Muốn làm được điều này, doanh nghiệp trước hết cần xác định phong cách thiết kế đang muốn hướng đến là gì. Từ đó có thể đề ra các giải pháp phù hợp, đảm bảo tính thẩm mỹ và hài hòa cho không gian làm việc. 

Công năng sử dụng

Một văn phòng chuyên nghiệp không chỉ tập trung vào tính thẩm mỹ mà còn phải đảm bảo công năng sử dụng, đáp ứng nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Theo đó, văn phòng cần được phân chia bố cục một cách khoa học, đảm bảo đầy đủ các khu vực chức năng. 

Chẳng hạn, không gian làm việc chung cần được bố trí đầy đủ bàn ghế, kệ tủ hồ sơ và các thiết bị văn phòng hỗ trợ như máy photo, máy fax, máy scan,... Tương tự, khu vực phòng họpcũng được trang bị nội thất tiện nghi và các thiết bị hiện đại như máy chiếu, màn hình, hệ thống âm thanh,... nhằm tổ chức các cuộc họp hiệu quả. 

Nhất quán về phong cách thiết kế

Như đã đề cập ở phần trên, doanh nghiệp cần định hình phong cách thiết kế cho văn phòng ngay từ ban đầu. Bởi đây chính là cơ sở để tạo ra bản vẽ thiết kế phù hợp, đảm bảo sự nhất quán về phong cách thiết kế cho toàn bộ không gian. Tính nhất quán ở đây được thể hiện thông qua các yếu tố như: màu sắc, vật liệu, kiểu dáng nội thất, chi tiết trang trí,... 

Phù hợp với văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp được thể hiện qua các giá trị, triết lý của tổ chức và việc thiết kế văn phòng cần phản ánh rõ ràng những yếu tố này. Mỗi doanh nghiệp đều có văn hóa làm việc và đặc thù hoạt động riêng biệt, do đó mà phong cách thiết kế văn phòng cũng sẽ khác nhau. 

Chẳng hạn, các công ty tài chính sẽ phù hợp với thiết kế văn phòng hiện đại, sang trọng và chuyên nghiệp. Trong khi đó, một không gian làm việc trẻ trung và năng động sẽ là lựa chọn lý tưởng dành cho các agency làm về sáng tạo. 

Khả năng tương tác và kết nối

Các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng làm việc hiện đại thường đề cao tính linh hoạt, tương tác và kết nối. Do đó, văn phòng mởđang được xem là xu hướng thiết kế thịnh hành nhất trong nhiều năm trở lại đây. Một không gian mở linh hoạt không chỉ giúp tối ưu diện tích văn phòng mà còn giúp xóa bỏ khoảng cách giữa các cá nhân và phòng ban. 

Phù hợp với khả năng tài chính

Ngân sách tài chính là yếu tố quyết định trực tiếp đến khả năng thực hiện của các dự án thiết kế văn phòng. Với những doanh nghiệp lớn có ngân sách đầu tư mạnh, việc thiết kế văn phòng sẽ có nhiều lựa chọn đa dạng hơn. Ngược lại, những doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty startup phải tìm ra giải pháp thiết kế sao cho vừa đảm bảo công năng, thẩm mỹ, vừa phù hợp với ngân sách chi trả. 

Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng hiện đại mới nhất

Hiện nay, các doanh nghiệp có thể thỏa sức sáng tạo để mang đến không gian làm việc linh hoạt, tiện nghi cho nhân viên. Tuy nhiên, mọi ý tưởng thiết kế đều được phát triển dựa trên các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng cơ bản như sau: 

Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng (m2/người)

Để đảm bảo không gian làm việc được sử dụng một cách tối ưu, doanh nghiệp cần xem xét các tiêu chuẩn thiết kế diện tích phòng làm việc dưới đây: 

Tiêu chuẩn chung về diện tích thiết kế văn phòng

Tiêu chuẩn diện tích văn phòng(m2/người) là cơ sở quan trọng để xác định diện tích cho từng khu vực chức năng trong một không gian. Để xác định diện tích văn phòng chính xác, ta có thể dựa vào 2 yếu tố chính bao gồm số lượng nhân viên làm việc tại văn phòng và diện tích trung bình cần có cho mỗi nhân sự. 

Dưới đây là các mức diện tích trung bình được phân bổ cho mỗi nhân viên mà doanh nghiệp có thể tham khảo: 

• Mức diện tích tiêu chuẩn: Trung bình từ 7 – 10m2/người. Đây là mức diện tích tiêu chuẩn đảm bảo mỗi nhân viên đều có chỗ ngồi rộng rãi, thoải mái để làm việc, đồng thời thuận tiện trong việc di chuyển, trao đổi và tương tác.
• Mức diện tích trung bình: Phân bổ trung bình từ 5 – 6m2/người, được áp dụng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. 
• Mức tiết kiệm diện tích và chi phí: Phân chia diện tích khoảng 3 – 4m2/người. Đây là mức diện tích phù hợp dành cho các doanh nghiệp nhỏ, có nguồn tài chính thấp hoặc có mục đích sử dụng văn phòng ngắn hạn.

Như vậy, mỗi doanh nghiệp sẽ có một tiêu chuẩn diện tích văn phòng khác nhau mặc dù có thể có cùng số lượng nhân sự. 

Tiêu chuẩn diện tích văn phòng đối với lãnh đạo

Các cấp lãnh đạo như giám đốc, trưởng phòng hay quản lý đều cần có một không gian làm việc riêng tư và yên tĩnh. Ngoài các yếu tố về tính thẩm mỹ, tiêu chuẩn diện tích phòng làm việc lãnh đạo cũng cần được doanh nghiệp chú trọng. Theo đó, diện tích phòng giám đốc không được lớn hơn khu vực làm việc chung của nhân viên hay phòng họp nhằm đảm bảo sự cân bằng giữa các bộ phận của doanh nghiệp. 

Tiêu chuẩn thiết kế diện tích đối với văn phòng giám đốc, phòng quản lý như sau: 

• Phòng giám đốc không gồm không gian tiếp khách: Diện tích trung bình khoảng 10m2.
• Phòng giám đốc bao gồm không gian tiếp khách: Diện tích trung bình khoảng 18,5 – 20m2.

Tiêu chuẩn diện tích văn phòng đối với nhân viên

Tùy theo quy mô hoạt động và tính chất công việc của nhân viên mà sẽ có tiêu chuẩn khác nhau về diện tích văn phòng làm việc. 

• Đối với nhân viên làm việc cố định tại văn phòng: Diện tích trung bình thường là 4 – 5m2/người. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí thì diện tích trung bình thường là 3,5m2/người. Với các công việc yêu cầu cao về sự riêng tư, yên tĩnh, diện tích văn phòng thường từ 7 – 10m2/người.

• Đối với nhân viên có vị trí làm việc linh hoạt:  Những nhân viên này thường dành khoảng 40% thời gian để làm việc tại bàn. Thời gian còn lại được phân bổ cho các nhiệm vụ linh hoạt hơn như gặp gỡ khách hàng, tham gia cuộc họp,... Diện tích tối đa cho các vị trí công việc này thường là 3m2/người.
• Đối với nhân viên không cần chỗ ngồi cố định:  Đây là các vị trí công việc không đòi hỏi nhiều thời gian làm việc tại văn phòng. Thay vào đó, họ thường làm việc bên ngoài với đối tác, khách hàng hoặc nhà cung cấp. Do vậy, diện tích văn phòng tối đa thường chỉ khoảng 1,5m2/người.

Ví dụ:Thiết kế văn phòng cho khoảng 7 – 8 nhân viên làm việc cố định thì diện tích văn phòng tối ưu là từ 32 – 40m2.

Tiêu chuẩn về thiết kế nội thất văn phòng

Tiêu chuẩn thiết kế nội thất văn phòng được thiết lập nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ và công năng sử dụng của từng không gian. Điều này không chỉ giúp tạo ra môi trường làm việc tiện nghi, hiệu quả mà còn xây dựng hình ảnh tích cực trong mắt đối tác, khách hàng. 

Khi xem xét lựa chọn nội thất văn phòng, doanh nghiệp cần quan tâm một vài vấn đề như sau:

• Lựa chọn nội thất có kích thước phù hợp với diện tích không gian.
• Nội thất văn phòng cần có kiểu dáng và màu sắc phù hợp với phong cách thiết kế văn phòng.
• Đảm bảo công năng sử dụng của sản phẩm, phục vụ nhu cầu công việc thực tế của doanh nghiệp.
• Đầu tư vào các sản phẩm nội thất có chất lượng tốt, giảm chi phí bảo trì hoặc thay mới trong tương lai.
• Ưu tiên nội thất đa chức năng, dễ dàng di chuyển và sắp xếp linh hoạt theo nhu cầu công việc.

Tiêu chuẩn về ánh sáng trong thiết kế không gian

Một văn phòng làm việc có đầy đủ ánh sáng không chỉ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái, dễ chịu mà đồng thời còn thúc đẩy khả năng sáng tạo và nâng cao hiệu suất làm việc. Dưới đây là một vài yếu tố cần cân nhắc nhằm đáp ứng tiêu chuẩn về ánh sáng trong không gian văn phòng: 

• Kết hợp hài hòa giữa hệ thống chiếu sáng nhân tạo và ánh sáng tự nhiên.
• Sử dụng bóng đèn chất lượng cao với ánh sáng trắng, thân thiện với mắt người dùng, tránh gây lóa hay mỏi mắt khi làm việc trong thời gian dài. 
• Đảm bảo ánh sáng được phân bổ đều khắp không gian làm việc, tránh các vùng quá tối hoặc quá sáng. 
• Lắp đặt hệ thống điều chỉnh độ sáng tự động (dimmer) để có thể điều chỉnh mức độ ánh sáng phù hợp với từng thời điểm trong ngày.

Tiêu chuẩn về an toàn, phòng chống cháy nổ

An toàn luôn là yếu tố được đặt lên hàng đầu khi thiết kế văn phòng nhằm giảm thiểu tối đa các rủi ro không mong muốn. Trong đó, tiêu chuẩn về an toàn phòng chống cháynổ luôn là hạng mục bắt buộc mà các doanh nghiệp cần đáp ứng trong thiết kế và thi công.

Khi thiết kế bản vẽ văn phòng, các kiến trúc sư cần tính toán cẩn thận vị trí đặt hệ thống thang thoát hiểm, hệ thống bình chữa cháy, báo cháy,... nhằm phục vụ hiệu quả công tác phòng chống cháy nổ. Ngoài ra, các giải pháp vật liệu có khả năng chịu lửa cũng nên được ưu tiên nhằm giảm thiểu nguy cơ cháy lan và bảo vệ sức khỏe con người.

Tiêu chuẩn về phân chia không gian văn phòng

Ngoài không gian làm việc chung linh hoạt, thuận tiện kết nối, các nhân viên cũng cần không gian riêng tư để tập trung thực hiện nhiệm vụ. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét phân chia không gian văn phòng sao cho phù hợp với tính chất công việc của đội ngũ nhân viên và phòng ban. 

Trong thực tế, ít có doanh nghiệp nào thiết kế văn phòng mở hoàn toàn hoặc đóng hoàn toàn. Thay vào đó, sự kết hợp giữa 2 yếu tố này sẽ là giải pháp tối ưu hơn, vừa đảm bảo sự riêng tư cần thiết, vừa duy trì tính tương tác và kết nối giữa các phòng ban, cá nhân. Như vậy, khi thiết kế bản vẽ văn phòng doanh nghiệp cũng cần tính toán diện tích để làm vách ngăn cho không gian. 

Tiêu chuẩn về không gian tiện ích hỗ trợ

Các văn phòng hiện đại không chỉ tập trung vào không gian làm việc mà còn kết hợp thêm nhiều tiện ích như khu vực pantry, không gian thư giãn, giải trí, ban công, sân vườn,... Với các tiện ích hỗ trợ này, doanh nghiệp cũng cần thiết kế sao cho có sự hài hòa, thống nhất với thiết kế tổng thể của văn phòng. 

Chẳng hạn, khu vực pantry nên được bố trí đầy đủ tiện nghi gồm bàn ghế, quầy bar, tủ lạnh, lò vi sóng,... để nhân viên có thể ăn uống và nghỉ ngơi thoải mái giữa các khoảng thời gian làm việc. Riêng phòng họpnên được thiết kế khép kín, có hệ thống cách âm tốt để đảm bảo tính bảo mật cho các cuộc họp quan trọng. 

Tiêu chuẩn về màu sắc trong thiết kế văn phòng

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn màu sắc thương hiệu để thiết kế văn phòng làm việc. Điều này giúp tăng cường tính nhận diện thương hiệu, tạo ấn tượng mạnh mẽ đối với khách hàng và đối tác. Trong một số trường hợp khác, các doanh nghiệp có thể tùy ý lựa chọn màu sắc yêu thích để tạo nên sự khác biệt cho không gian. 

Quan trọng là màu sắc chủ đạo cần phải phù hợp với phong cách thiết kếđã chọn ngay từ ban đầu. Chẳng hạn, với các văn phòng theo phong cách tối giản, màu sắc thường được lựa chọn là các gam màu trung tính, nhẹ nhàng như trắng, be, xám, pastel,... Trong khi đó, phong cách văn phòng cổ điển lại chuộng các gam màu ấm như đỏ, nâu, vàng đồng,...

Tiêu chuẩn về phong thủy văn phòng làm việc

Văn phòng làm việc thường được thiết kế theo các yếu tố âm dương ngũ hành để thu hút các năng lượng tích cực, mang đến may mắn và sự thịnh vượng. Dưới đây là một số tiêu chuẩn phong thủycần được lưu ý khi thiết kế văn phòng:

• Vị trí văn phòng: Mặt tiền văn phòng nên được đặt tại các ngã 3, ngã 4 hoặc gần sông hồ để mang đến tài lộc, tránh cột điện hay các gốc cây lớn. Nên chọn các vị trí khô ráo, đặt trên nền cao và bằng phẳng. 
• Hướng đặt bàn làm việc: Bàn làm việc giám đốc nên được đặt ở vị trí “chủ tọa”, nơi có thể quan sát được cửa ra vào nhưng không đối diện trực tiếp với cửa. Bàn làm việc nên có chỗ tựa phía sau, tránh đặt ngay giữa văn phòng. 
• Sắp xếp đồ nội thất: Tránh đặt bàn làm việc dưới xà ngang hoặc đối diện với các góc nhọn của nội thất khác. 
• Yếu tố cây xanh: Bố trí thêm các loại cây xanh hợp phong thủy, mang lại may mắn và tài lộc như: Kim Ngân, Kim Tiền, Lưỡi Hổ, Thiết Mộc Lan,....
• Vật phẩm phong thủy: Sử dụng các vật phẩm phong thủy như: tỳ hưu, thiềm thừ, gậy như ý, bát tụ bảo,... để hỗ trợ thu hút các năng lượng tích cực cho không gian làm việc. 

Tiêu chuẩn về không gian xanh

Văn phòng xanhgiúp cải thiện chất lượng không khí, mang đến môi trường làm việc trong lành và giúp giảm căng thẳng trong công việc. Với nhiều ưu điểm nổi bật, xu hướng thiết kế văn phòng xanh đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng hiện nay.

Để bố trí một không gian xanh lý tưởng, doanh nghiệp nên tuân theo các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng dưới đây:

• Lựa chọn các loại cây xanh có khả năng thích nghi tốt với môi trường trong nhà hay phòng máy lạnh.
• Bố trí số lượng cây xanh phù hợp với diện tích văn phòng, tránh tạo ra cảm giác rối mắt hay chật chội.
• Nên chọn các loại cây có tán nhỏ, lá mềm mại và không có rễ quá lớn.
• Chọn cây xanh hợp phong thủy với văn phòng làm việc để thu hút năng lượng tích cực. 

>> Tìm hiểu các loại cây cảnh để bàn mang lại may mắn 

Tiêu chuẩn thiết kế văn phòngkhông chỉ đơn thuần là những quy định kỹ thuật mà còn phản ánh sự quan tâm của doanh nghiệp đối với môi trường làm việc và sự hài lòng của nhân viên. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn này không chỉ đảm bảo môi trường làm việc an toàn, tiện nghi và hiệu quả mà còn góp phần nâng cao hình ảnh và thương hiệu trong mắt đối tác, khách hàng.