[Kinh nghiệm] Cải tạo văn phòng với 7 bước đơn giản

Nếu văn phòng làm việc của bạn đang xuống cấp và không đáp ứng được công năng, vận hành của doanh nghiệp.Sửa chữa, cải tạo lại văn phòng là một giải pháp hoàn hảo để làm mới văn phòng, nâng cao hình ảnh, bộ mặt doanh nghiệp.

Cải tạo văn phòng là một loạt những công việc phức tạp, nhưng không hề khó khăn nếu bạn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và một kế hoạch rõ ràng. Trong bài viết này, Maison Interior sẽ chia sẻ với bạn 7 bước hiệu quả để cải tạo văn phòng, từ việc xác định nhu cầu và mục tiêu, lên kế hoạch và ngân sách, chọn lựa vật liệu và thiết kế, đến việc thực hiện và kiểm tra kết quả.

Hãy cùng Maison Interior tham khảo những gợi ý về cách thức cải tạo văn phòng làm việc đẹp, chuyên nghiệp qua bài viết dưới đây.

Các nội dung chính trong bài:  
1. Cải tạo văn phòng là làm gì   
2. Những lợi ích khi cải tạo văn phòng   
3. Khi nào thì cần cải tạo   
4. Các nguyên tắc khi cải tạo văn phòng  
5. Danh sách các bước thực hiện  
6. Lưu ý quan trọng

Cải tạo văn phòng là làm gì?

Cải tạo văn phòng hay “thay đổi” nội thất văn phòng là một nhóm các công việc liên quan đến việc sửa chữa, nâng cấp và tái thiết kế nội thất văn phòng dựa trên nền tảng văn phòng cũ.

Mục đích của việc cải tạo là tạo ra một văn phòng mới với sự hài hòa về màu sắc, ánh sáng, kiến trúc và thẩm mỹ.

Cải tạo nội thất văn phòng cũ thành mới, đẹp là giải pháp đúng đắn và tối ưu chi phí để xây dựng hình ảnh và diện mạo mới, tạo ra không gian làm việc đẹp, khoa học và nâng cao hình ảnh doanh nghiệp.

2. Việc cải tạo văn phòng mang lại lợi ích gì?

Giải pháp này mang lại những lợi ích nhất định cho chủ doanh nghiệp như:

• Tiết kiệm chi phí: Cải tạo văn phòng trên nền tảng không gian cũ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho việc đào móng, đầu tư lại mái trần và xây mới mặt bằng. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể tận dụng các đồ nội thất và thiết bị văn phòng hiện tại. Số tiền bỏ ra sẽ nhỏ hơn so với việc xây mới văn phòng nhưng vẫn đảm bảo tạo ra môi trường làm việc tốt nhất.

• Tiết kiệm thời gian: Với nền tảng mặt bằng vốn có, việc cải tạo văn phòng không đòi hỏi thay đổi nhiều và không mất nhiều thời gian như xây mới hoàn toàn. Điều này giúp các hoạt động trong văn phòng không bị gián đoạn và đảm bảo tiến độ công việc của công ty.

Thay vì chi trả một khoản lớn để xây mới văn phòng, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn biện pháp cải tạo văn phòng cũ. Sau khi cải tạo thành công, văn phòng sẽ trở thành một không gian gần như mới hoàn toàn, mang lại không khí mới mẻ, năng động và hiện đại, tạo nguồn năng lượng mới cho sự phát triển của công ty.

3. Khi nào thì cần phải cải tạo văn phòng

Tùy vào mức độ cũ – mới và xuống cấp của văn phòng hiện tại mà doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức xây mới hay cải tạo văn phòng cũ cho phù hợp nhất. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn nên tìm đến giải pháp cải tạo văn phòng nếu như bạn gặp các vấn đề sau đây:

• Muốn thay đổi không gian văn phòng mới: Nếu bạn muốn “Reset lại không gian làm việc” sau một thời gian hoạt động đã lâu và phong cách thiết kế văn phòng hiện tại đã trở nên lỗi thời, lạc hậu, cải tạo văn phòng là một giải pháp tuyệt vời. Điều này sẽ giúp tạo ra một không gian mới lạ, hiện đại và thu hút, tạo cảm hứng cho nhân viên đi làm mỗi ngày.
• Nếu công năng của văn phòng cũ không còn phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, ví dụ như không gian hẹp, diện tích bị hạn chế, phòng ban quá tải hoặc không gian đóng kín gây bí bách, cải tạo văn phòng là một giải pháp tuyệt vời. Điều này sẽ giúp tạo ra một không gian mới phù hợp hơn với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
• Nội thất văn phòng xuống cấp hoặc có nhiều đồ thừa không được sử dụng, bạn có thể cân nhắc thay mới hoặc loại bỏ bớt để tối ưu lại diện tích sử dụng của không gian.

• Với sự phát triển và thay đổi mục đích kinh doanh của doanh nghiệp, thiết kế văn phòng cũ có thể không còn phù hợp. Chẳng hạn, khi một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực luật muốn chuyển sang lĩnh vực giáo dục, việc cải tạo không gian văn phòng để phù hợp hơn với lĩnh vực mới là điều cần thiết.
• Văn phòng hiện tại có không gian thiếu sáng và khí trầm trọng, gây cảm giác ngột ngạt và ẩm mốc. Để khắc phục điều này, cần bố trí lại hệ thống chiếu sáng hoặc cải tạo các mặt thoáng như rèm cửa, cửa sổ, máy lạnh và quạt thông gió để đón nhiều ánh sáng và thông gió từ thiên nhiên hơn.
• Công trình hiện đang xuống cấp nghiêm trọng với những dấu hiệu như sàn nhà bị hỏng, gạch bị nứt gãy và bong tróc, tường bị ố và ẩm mốc, bàn ghế hỏng hóc. Đồng thời, các hệ thống lưới điện, nước và mạng wifi cũng hỏng hóc và không ổn định, gây cản trở cho công việc của nhân viên.

Cải tạo văn phòng là một giải pháp thích hợp khi bài toán chi phí tài chính của công ty không cho phép xây mới.

Việc xây mới hoặc thuê văn phòng mới có thể gây khó khăn về tài chính cho doanh nghiệp. Do đó, cải tạo văn phòng là một lựa chọn hợp lý để có được một không gian làm việc mới mà không phải bỏ ra quá nhiều chi phí.

4. Các nguyên tắc trong việc cải tạo văn phòng

Thiết kế đẹp, khoa học và chuyên nghiệp của một văn phòng sẽ thể hiện hình ảnh và bộ mặt của doanh nghiệp. Do đó, trong quá trình cải tạo văn phòng làm việc, cần tuân theo những quy tắc để có được một môi trường làm việc tốt nhất và chuyên nghiệp nhất.

Tăng cường sự nổi bật của thương hiệu công ty

Mục đích chính của việc sửa chữa và cải tạo văn phòng là mang lại một môi trường làm việc mới mẻ, hiện đại và năng động hơn cho đội ngũ cán bộ nhân viên.

Điều này cũng thể hiện sự chu toàn và chuyên nghiệp của công ty, tạo nên hình ảnh tốt hơn. 

Trong quá trình cải tạo, cần chú ý kĩ càng đến khâu thiết kế, lựa chọn nội thất phù hợp, màu sắc hài hoà và tươi mới, cùng thiết kế và màu sắc phù hợp cho thương hiệu.

Bố trí văn phòng một cách khoa học

Sắp xếp và bố trí khoa học trong môi trường làm việc là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu và cần được ưu tiên trong quá trình sửa chữa và cải tạo văn phòng.

Nội thất văn phòng cần được sắp xếp khoa học, gọn gàng và ngăn nắp. Cân đối về kích thước và phù hợp về thiết kế, tỉ lệ cân đối sẽ đảm bảo sự tiện lợi trong quá trình làm việc, tạo nên sự chuyên nghiệp và tiện lợi cho đội ngũ cán bộ nhân viên.

> Cách Bố trí hướng bàn làm việc trong văn phòng theo phong thủy

Bố trí ánh sáng và không gian làm việc hợp lý

Điều kiện cung cấp ánh sáng cho văn phòng cần tuân theo những tiêu chuẩn quy định. Ánh sáng ảnh hưởng trực tiếp đến thị lực, tâm trạng và hiệu suất làm việc của nhân viên.

Thiết kế nội thất văn phòng cần chú ý đến độ thông thoáng không gian và tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên để mang tới nguồn sáng chất lượng và an toàn. 

Cải tạo văn phòng theo xu hướng xanh cũng là một gợi ý đáng tham khảo để xây dựng môi trường làm việc thân thiện và lành mạnh.

> Tiêu chuẩn ánh sáng trong thiết kế văn phòng

5. ​​Danh sách các bước thực hiện cải tạo văn phòng

Để cải tạo văn phòng làm việc một cách tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng và hiệu quả sử dụng bền vững, Maison Interior xin gửi tới bạn các bước thực hiện để cải tạo văn phòng hiệu quả nhất.

Bố trí không gian trong văn phòng

Tùy vào hiện trạng thực tế hoặc nhu cầu của doanh nghiệp mà có thể bố trí lại không gian của một phòng ban hoặc toàn bộ văn phòng.

Cần lên kế hoạch và ý tưởng thiết kế nội thất văn phòng hiện tại với các công việc chính như phân chia bố cục phòng ban, bố trí nội thất và trang thiết bị sao cho thông thoáng và tiện ích nhất.

• Có thể loại bỏ vách ngăn, bức tường hoặc cánh cửa hỏng hoặc không cần thiết để mở rộng diện tích.
• Thay thế cửa truyền thống bằng vách ngăn di động, cửa kính, thạch cao, nhôm kính hoặc gỗ mỏng. Không nhất thiết phải đặt vách ngăn sát trần để giảm chi phí và sử dụng chung điều hòa. Điều này tạo ra không gian mở thoáng đãng nhưng vẫn đảm bảo sự riêng tư.
• Bố trí lại khu vực làm việc dựa vào phong cách thiết kế và tính chất công việc để đảm bảo thẩm mỹ, tối ưu công năng và hợp phong thủy. Đặt các bộ phận liên quan gần nhau để tiện di chuyển.
• Vị trí của trang thiết bị nội thất cần được thay đổi khoa học tùy theo tần suất sử dụng. Thiết bị sử dụng chung như máy in và máy photo cần được bố trí ở trung tâm để tiện sử dụng.

Nâng cấp trần nhà văn phòng làm việc

Sau một thời gian dài sử dụng, trần nhà có thể xuống cấp và hệ thống điện, dây dẫn có thể bị hư hỏng hoặc gây nguy hiểm do rò rỉ điện. Do đó, việc cải tạo trần nhà văn phòng là cần thiết. Một số cách cải tạo trần nhà hiệu quả bao gồm:

• Tích hợp đèn máng chiếu sáng với trần thả để đảm bảo thẩm mỹ và thuận tiện cho quá trình sửa chữa và bảo trì đường dây điện, quạt thông gió và điều hòa phía trên.
• Nếu trần nhà làm bằng bê tông, có thể sơn lại để xóa bỏ những mảng trần bong tróc và mang đến diện mạo mới cho văn phòng. Nên chọn những màu sơn trung tính và phù hợp với màu sắc tổng thể của văn phòng.
• Nếu trần cũ làm bằng thạch cao hoặc gỗ, có thể thay mới bằng chất liệu tốt như thạch cao xương nổi hoặc trần treo có hệ xương bằng nhôm hoặc gỗ, đây là những xu hướng thiết kế được ứng dụng nhiều nhất hiện nay.

> Trần văn phòng - Ý tưởng trang trí và vật liệu sử dụng

Thay sàn hiện tại của văn phòng

Cải tạo văn phòng bằng cách thiết kế lại sàn nhà cũng mang lại hiệu quả cao cho không gian. Cần xem xét và đánh giá mức độ hư hại và khả năng tái sử dụng sàn nhà cũ trước khi tiến hành công đoạn này. Có nhiều biện pháp để làm mới lại sàn nhà, ví dụ như đánh bóng ván sàn để làm cho phần sàn sáng và trông sạch sẽ hơn.

Nếu sàn văn phòng đã xuống cấp trầm trọng hoặc muốn thay đổi mới hoàn toàn, cần lưu ý một số điểm sau:

• Sàn nên được làm mịn và không có quá nhiều hoa văn. Nó cần dễ dàng lau chùi và chống bám bẩn tốt để thuận tiện cho việc vệ sinh và sửa chữa. Các vật liệu như gạch gốm, đá tự nhiên, sàn gỗ và gạch ceramic đều là những lựa chọn bền và đẹp.
• Nếu sử dụng thảm trải sàn, hãy chọn màu tối để tạo cảm giác sạch sẽ. Thảm viên được xem là loại thảm phù hợp cho văn phòng hiện đại với thiết kế dạng tấm gồm nhiều tấm nhỏ hình vuông hoặc hình chữ nhật có kích thước khác nhau.

> Tìm hiểu về sàn văn phòng

Cải thiện lại cửa sổ, rèm văn phòng

Làm việc trong một văn phòng tối tăm và ảm đạm không gây cảm giác kích thích làm việc. Thay vì chỉ lắp đặt đèn huỳnh quang, hãy đầu tư vào cửa sổ hoặc thiết kế cửa sổ trần.

Khi cải tạo cửa sổ văn phòng, có ba lưu ý quan trọng như sau:

• Đầu tiên là chất liệu: thay vì chỉ sử dụng rèm vải, hãy thử các kiểu dáng mới như rèm sáo, trúc hoặc mành cuốn để tạo sự trẻ trung và năng động.
• Thứ hai là màu sắc: chọn màu sắc phù hợp với màu nền và nên chọn các gam màu nhẹ nhàng hoặc trung tính để tạo vẻ đẹp tinh tế và sang trọng. Tránh các màu quá sặc sỡ hoặc nhiều hoa văn.
• Cuối cùng là hoa văn: có thể sử dụng họa tiết hình học, hoa vintage hoặc để trơn tùy theo ý tưởng thiết kế của doanh nghiệp.

> Tham khảo mẫu rèm văn phòng

Đầu tư đồ nội thất văn phòng chất lượng

• Thay thế bàn ghế và thiết bị cũ hoặc hỏng bằng loại mới tiện nghi và hiện đại.
• Bố trí lại bàn ghế theo vị trí hợp lý để thuận tiện cho di chuyển và sử dụng của nhân viên. Thay đổi vị trí của trang thiết bị nội thất tùy theo tần suất sử dụng và bố trí thiết bị sử dụng chung ở trung tâm để dễ dàng quan sát và sử dụng.

• Chọn màu sắc và kích thước đồ nội thất phù hợp và hài hòa với kiến trúc chung, tránh chiếm diện tích không cần thiết.
• Ưu tiên các phong cách thiết kế hiện đại như thiết kế tối giản hoặc văn phòng mở.

Nâng cấp hệ thống chiếu sáng, máy lạnh và dây điện mạng

Hệ thống chiếu sáng, máy lạnh và dây điện dây mạng cần được thiết lập lại để tạo sự gọn gàng và thông thoáng cho văn phòng.

• Tìm phương án cải tạo hệ thống chiếu sáng và máy lạnh để cân bằng ánh nắng mặt trời và gió trời một cách khoa học.
• Sắp xếp gọn gàng các đường dây điện bằng cách làm hệ thống điện âm tường và đặt ổ cắm ở dưới sàn thay vì trên tường một cách lung tung.
• Tính toán lại công suất dây dẫn điện để thiết kế hệ thống dẫn điện phù hợp và tránh hao phí điện năng.

Cải thiện lại cách trang trí văn phòng

Trang trí lại văn phòng là một cách hiệu quả để làm mới không gian và thoát khỏi hình ảnh văn phòng cũ kỹ và lạc hậu. Điều này giúp tạo không gian sáng, tươi mới và giàu cảm xúc, mang lại nguồn cảm hứng làm việc cho nhân viên.

Bạn nên chú ý đến một số yếu tố quan trọng khi trang trí văn phòng.

• Bố trí cây xanh trong văn phòng là một xu hướng thiết kế hiện đại. Việc đặt những chậu cây xanh ở những vị trí thích hợp hoặc thiết kế hệ thống cây xanh giúp tạo môi trường làm việc trong lành và gần gũi với tự nhiên.
• Các bức tranh và ảnh nghệ thuật được sắp đặt có chủ đích mang lại hiệu ứng thị giác tốt và giúp điều chỉnh tâm trạng, tạo cảm hứng làm việc cho nhân viên. Một văn phòng hiện đại thường có thiết kế nội thất đơn giản và màu sắc sang trọng.
• Đổi màu sơn tường để tạo nên sự nổi bật hoặc hài hòa tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.

> Decor, trang trí bàn làm việc trong văn phòng

6. Lưu ý quan trọng khi thực hiện cải tạo văn phòng làm việc

Khi cải tạo văn phòng, doanh nghiệp cần chú ý đến một số điểm quan trọng để tạo ra một công trình mới hoàn hảo và mang lại sự hài lòng cho toàn bộ nhân viên.

• Lựa chọn đơn vị thi công uy tín để đảm bảo các tiêu chuẩn như công năng sử dụng, thẩm mỹ, tính bền vững, tính kinh tế, đảm bảo yếu tố phong thuỷ.

• Chọn phong cách thiết kế hài hòa với lĩnh vực hoạt động, quy mô công ty và tài chính.
• Thi công nhanh chóng để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và uy tín của công ty.
• Sử dụng các công cụ che chắn để tránh xáo trộn hoặc ảnh hưởng đến các khu vực xung quanh.
• Lên danh sách vật tư cần sử dụng để đảm bảo kinh phí không quá dự toán ban đầu.
• Xem xét việc tận dụng thiết bị và đồ dùng cũ để tiết kiệm chi phí.
• Nên thuê kiến trúc sư hoặc công ty chuyên nghiệp để tránh ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công trình.Lựa chọn đơn vị thi công cải tạo văn phòng chuyên nghiệp

Kết luận

Cải tạo văn phòng là một việc làm quan trọng để định hình và tái cấu trúc không gian làm việc.

Với đội ngũ kiến trúc sư lành nghề có nhiều năm kinh nghiệm, Maison Interior là địa chỉ đáng tin cậy dành cho khách hàng muốn thi công cải tạo văn phòng.

Hy vọng qua bài viết này, bạn có thể tìm được phương án cải tạo phù hợp để biến không gian làm việc trở nên đẹp, khoa học và tiện nghi hơn.